Глава ИХ Сроки хранения документов бухгалтерского учета и отчетности в бюджетных учреждениях

Документы бухгалтерского учета и отчетности, отражающих деятельность бюджетного учреждения, делятся на: необходимые для использования в практической деятельности в пределах до 3 лет, те, которые подлежат после этого срока уничтожению без разрешения архивных органов, те, которые имеют историческую ценность и хранятся постоянно в соответствующих архива.

Вычисление сроков хранения документов проводится с 1 января года, следующего за годом завершения их делопроизводством Например, исчисление срока хранения дел, завершенных делопроизводством в 2002 году, начинается с 1 января 2003 рок3 року.

Сроки хранения научно-технической документации исчисляются с 1 января года, следующего за годом завершения разработки темы, проекта

Для документов, которым установлен срок хранения 75 лет - \"В\", исчисление этого срока следует проводить с учетом возраста человека (обозначенного буквой «В») на момент завершения дела продолжительность во хранения дела после его окончания делопроизводством должна равняться разнице 75 лет - «В», где «В» - возраст лица на момент завершения дели.

Отметка «пока существует потребность» означает, что документация имеет длительное практическое значение Срок ее хранения определяется самими учреждениями

Приказом Главного архивного управления при Кабинете Министров Украины от 200798 № 41, зарегистрированным в Министерстве юстиции Украины 170998 по № 576/3016, утвержден Перечень типовых документов создаваемых в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений с указанием сроков хранения документов Этот перечень является основным нормативным документом при опреде нии сроков хранения документов и их отбора для включения в состав Национального архивного фонда Украины (НАФ) или уничтожения документов и имеет целью сохранность, организацию и обеспечению ния качественного пополнения состава НАФ НАФ.

Перечень должен использоваться при подготовке других пособий по экспертизе ценности документов и формирования НАФ Он включает документы, создаваемые при документировании однотипных управленческих ских функций, выполняемых органами государственной власти, местного самоуправления и другими учреждениями в процессе своей деятельности, а также документацию, образуется в результате производственной и науч о технической деятельности установокв.

Состав документов и сроки их хранения определены в Перечне в результате непосредственного изучения документов с учетом рекомендаций специалистов соответствующих отраслей народного хозяйства и социально-культурной сферы, положений ряда при имирних и типовых номенклатур дел, утвержденных Главархивом и другими центральными органами исполнительной власти Украины, а также Примерные перечни документов, подлежащих передаче на государственное с беригання от районных, городских, сельских учреждений и организаций повидового выборочного приема (1987 г), Перечнем видов статотчетности, подлежащей приему на хранение в областные госархивы и госархивы областей, городов Киева и Севастополя, держрай-миськархивы (1989 г.) Для облегчения работы по определению сроков хранения документов в Перечень включены также некоторые виды документов нетипо ого характерарактеру.

Перечень предназначен для применения всеми органами государственной власти, местного самоуправления, другими учреждениями независимо от форм собственности Он используется при формировании дел, подготовке различных видов номенклатур дел, разработке схем классификации документов и отраслевых перечней документов с указанием сроков их хранения, а также в практике работы экспертно-проверочных комиссий (ЭПК) государственных архивных учреждений и экспертных комиссий (ЭК) организациий.

Перечень построен по функциональному принципу и содержит разделы, отражающие основные направления деятельности фондоутво-вателя, присущие им независимо от уровня в системе управления и отраслевой й принадлежности Разделы имеют подразделения с более узким кругом вопроь.

Документы в разделах и подразделах Перечня размещены по степени значимости их видов и вопросов, в них отражаются, в логической последовательности Статьям в Перечне присвоена единую сквозную нум мерацию (графа № 1), а каждому виду документа - обобщенное наименование (графа № 2) При объединении в одной Статьи разных видов документов по одному вопросу, имеющих одинаковый срок хранения, вы користовуеться термин «документы», а в скобках раскрывается наименование всех видов документов, включенных в обратных клапановних у статтю.

Сроки хранения документов в Перечне дифференцированы по двум группам организаций

К первой группе относятся учреждения, в результате деятельности которых создаются документы, имеющие научную историко-культурную ценность и подлежат включению в состав НАФ Сроки хранения документ тов для таких учреждений подаются в графе № 3 Перечня Итак, первая группа включает учреждения - источники формирования НАФ полного и выборочного приема (список № 1ок № 1).

Вторая группа содержит перечень учреждений вспомогательного и обслуживающего характера, непосредственно от которых документы в состав НАФ не поступают (список № 2) Сроки хранения документов этих учреждений подается аються в графе № 4 Переченьреліку.

При определении сроков хранения документов следует найти соответствующую статью в перечне и полистно пересмотреть дела Отбор дел для включения в состав НАФ или уничтожение только по заголовкам в описаниях или на обложках дел не допускаются Документы должны отбираться в состав НАФ преимущественно в виде оригиналов (только при их отсутствии принимаются копии соответствующих документов, мают ь юридическую силуу).

Организационно-распорядительную документацию (уставы, положения, правила, инструкции, приказы и т.п.) рекомендуется отбирать в состав НАФ, как правило, в фонде их органа утверждает

Отбор плановой документации должен осуществляться в составе фонда учреждения - автора документа

Статистическая документация учреждений, которая в установленном Госкомстатом Украины порядком и сроками подается независимых но от ведомственной принадлежности в органы государственной статистики, в состав НАФ поступает от органов государственной с статистики, а ведомственная одноразовая статотчетность организаций в случае поступления в одной государственной архивного учреждения отбирается в состав НАФ в фондах их высших органе.

С целью обеспечения сохранности наиболее ценных документов и их широкого использования допускается определенная дублетность документов при их поступлении на хранение в разные государственные архивные учреждения и Так, подлежат включению в состав НАФ размноженные экземпляры указов, распоряжений Президента Украины, постановлений Кабинета Министров Украины, приказов министерств, других центральных органов исполнительные ой власти, касающиеся деятельности конкретных организаций с целью оптимизации состава НАФ поступления в государственные архивные учреждения дублетных документов максимально ограничивается Относительно других видов (рез новидив) документов государственным архивным учреждениям предоставляется право самостоятельно решать вопрос ликвидации их дублетностисті.

При экспертизе ценности научно-технической документации (НТД) следует учитывать, что местом хранения оригинальной НТД являются организации - разработчики (авторы), а также организации - заказчики указанной документации Полный комплект НТД по проектированию объекта к капитального строительства (за исключением проектов по строительству железных и шоссейных дорог магистрального значения), как правило, сосредотачивается в генпроектировщика, полный комплект НТД проектов залез ниц и шоссейных дорог - в соответствующих управлениях путей сообщения Оригинальное НТД отдельных частей проекта, выполненная на договорных началах субподрядными организациями, передается генпроектировщику по согласованию с ним для укомплектования проектов с последующей передачей в государственные архивные установоков.

Патентная документация включается в состав НАФ, как правило, в виде оригиналов

Постоянные сроки хранения НТД в Перечне означают, что для включения в состав НАФ отбираются документы по проектам, проблем, включенных в перечни проектов; проблем, научно-техническая докумен нтация из которых имеет научно-историческую ценность Научно-техническая документация в машиночитаемой форме, имеет научно-историческую ценность, включается в состав НАФ в случа-ях, когда ее Информация не повт орюеться на традиционных носителях НТД, не вошла в перечень проектов, проблем, хранится в соответствии со сроками, определенными настоящим Перечнем, или пока не пройдет практическая потребностейба.

Документация, не вошла в соответствующие разделы настоящего Перечня, но имеет срок хранения « постоянно »или отметку« ЭПК »по любым ведомственным перечнем, в зависимости от результатов экспертизы ценности включается в состав НАФ или уничтожается после ее практического использования

Сроки хранения документов, определенные в этом Перечне, являются минимальными, их нельзя сокращать Увеличение в организациях сроков хранения документов, предусмотренных настоящим Перечнем, допускается ся в случаях, если эта необходимость обусловлена ??специфическими особенностями работы конкретной учрежденийи.

Примечания применяемые в Перечне, комментируют и уточняют сроки хранения документов

Примечание « На государственное хранение не поступают Хранятся в организациях »уточняет место хранения документов, имеющих, как правило, справочный характер

В других примечаниях указываются признаки выделения определенных разновидностей документов или конкретных документов, сроки хранения которых отличаются от указанных в 3-й и 4-й графах Перечня Так, шт метка ст 322, 325, 326, 330, 342, 345, 800, 1111, 1112, 1115, 1118, 1197, 1199, 1204, 1208, 1425 «« При условии завершения проверки государственными налоговыми органами по вопросам соблюдения налогового законодательства, а для бюджетных учреждений и организаций, а также для хозрасчетных предприятий и орга анизаций, находящихся в сфере управления мини-стерства, других центральных органов исполнительной власти, - ревизии В случае возникновения споров, следственных и судебных дел - хранятся до примет ния окончательного решения » конкретизирует сроки хранения бухгалтерской документации

Примечания « После окончания срока действия договора »,« После утверждения »,« После замены новыми »,« После снятия изделий с производства »,« После ввода объекта в эксплуатацию »и др. указывают, что исчисление срока по графам № 3 и 4 Перечня осуществляется с указанного момента

Для удобства пользования Перечнем к нему составлен указатель, в котором в алфавитном порядке перечислены виды доку-ментов и представлено их содержание со ссылками на номера соответствующих статей Перечня

Отметка «ЭПК», установленной в Перечне для некоторых конкретных видов документов, означает, что часть таких документов может иметь научное и историко-культурное значение и после проведения экспертизы их ценности должна включаться в состав НА.

Согласно Закону Украины «О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях» и Положением о принципах и критериях определения ценности документов, порядок создания и деятельности экспертных комис сей по вопросам отнесения документов в Национальный архивный фонд, утвержденным постановлением Кабинета Министров Украины от 201095 № 853, организации создаюторюють ЭК для проведения предварительной экспертизы ценности документов и представление ее результатов на утверждение ЭПК соответствующие государственные архивные учреждения в своей деятельности ЭК руководствуются Конституцией и закона ами Украины, постановлениями Верховной Рады Украины, актами Президента Украины, Кабинета Министров Украины и другими нормативно-правовыми актами по вопросам организации и методики проведения экспертизы эти нность документов ЕК руководствуются правилами, инструкциями и рекомендациями Главного архивного управления при Кабинете Министров Украины (Главархивау).

В состав ЭК, утверждаемым руководителем организации, включаются руководители делопроизводственной службы и архивного подразделения организации, опытные работники ее структурных подразделений и специалисты в соответствующей государственной архивного учреждения Председателем ЭК назначается, как правило, заместитель руководителя организации, а секретарем - руководитель архивного подразделения Основными задачами ЭК согласно Типо ного положения о ней, утвержденного приказом Главархива от 130396 № 91 и зарегистрированного Министерством юстиции Украины 100496 по № 173/1198, является рассмотрение вопросов и принятие решений об одобрении и представления на согласование в установленном порядке описаний документов, отнесенных предварительной экспертизой ценности в НАФ, актов об изъятии документов, не отнесенных предварительной экспертизой ценности в НАФ, перечней проектов, проблем (тем) научно-технической документации, отнесенной к НАіднесеної до НАФ.

Согласно Типовому положению об архивном подразделении государственного органа, органа местного самоуправления, государственного предприятия, учреждения и организации, утвержденного приказом Главархива от д 161095 № 47 и зарегистрированного Министерством юстиции Украины 011195 по № 393/929, документы, сроки хранения которых определен переченьіком «постоянно», подлежат включению в состав НАФ и передаются в соответствующие архивные учреждения в следующие сроки:

• документы Верховной Рады Украины, Администрации Президента Украины, Кабинета Министров Украины, Конституционного Суда, Верховного Суда, Высшего арбитражного суда, Генеральной прокуратуры Украины, мин нистерств, других центральных органов исполнительной власти и непосредственно подчиненных им организаций - через 15 лет
• документы Верховной Рады и Совета министров Автономной Республики Крым, областных, Киевской и Севастопольской городских государственных администраций и подчиненных им организаций - через 10 лет;
• документы районных государственных администраций, органов местного самоуправления и подчиненных им организаций - через 5 лет;
• записи актов гражданского состояния, документы по личному составу, записи нотариальных действий и судебные дела - через 75 лет;
• научно-техническая документация - 25 лет

Сроки временного хранения документов в архивных подразделениях организаций могут быть изменены с разрешения той архивного учреждения, в которой эти документы поступают на постоянное хранение

Документы, отобранные экспертизой их ценности для включения в состав НАФ, описываются в соответствии с действующими правилами

Государственные архивные учреждения проверяют правильность отбора документов в состав НАФ и в случае необходимости имеют право требовать включения в описи дел постоянного хранения документов, отобранных на а временное хранение или уничтожение.

После утверждения описей документов НАФ организации-фондообразователя разрешается уничтожение документов с временными сроками хранения за период, соответствующий утвержденным описаниям Уничтожение дока один момент временного хранения производится по актам, которые соглашаются ЭПК соответствующих архивных учреждений Организации, в которых не создаются документы НАФ, уничтожают их, если практическая необходимость в них е дпала и сроки их хранения по этому Перечню исчерпаны, но по согласованию с государственными архивными учреждениямми.

Отобранные к уничтожению и включенные в соответствующие акты доку-менты передаются организациям, занимающимся заготовкой вторичного сырья Сдача документов оформляется приемо-сдаточным на акладними.

Уничтожение документов без предварительного утверждения описей дел постоянного хранения, а также нарушение установленных настоящим Перечнем сроков хранения документов являются незаконными и влечет е идповидальнисть согласно действующему законодательство.

Контроль за правильностью применения настоящего Перечня осуществляют Главархив Украины и уполномоченные им государственные архивные учреждения

С введением в действие Перечня «Список типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков х хранения », утвержденный Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 150888, на территории Украины утратил силуть.

В ведомственных (отраслевых) перечнях документов действуют те статьи, которые не противоречат Перечня типовых документов