Электронная онлайн библиотека orbook.ru


 
Главная - Менеджмент - Книги - Менеджмент в государственных организациях - Цуруль О А
Менеджмент в государственных организациях - Цуруль О А
<< Содержание < Предыдущая

 

74 Анализ управленческих процессов и расчет их расходов

741 Анализ управленческих процессов

Целенаправленная реорганизация управленческих процессов немыслима без тщательного их анализа Без знания слабых мест в управленческих процессах в организации, информационных технологиях и в кадровый овий сфере невозможно их рационализироватьи.

Под анализом управленческих процессов понимается систематический учет, документирование и оценка их по следующим критериям: затраты, фактор времени, качество Инструментами документирования, которые чаще всего астосовуються на практике, являются диаграммы, отражающие ход определенных действий, описание процессов, циклов, мероприятий, графическая сетка процессев.

Как метод анализа в последние годы надежно зарекомендовал себя метод калькуляции затрат процессов Расходы, связанные с отдельными фрагментами процессов, определяются в рамках комплексной калькуляции й затрат на основе затрат по местам их возникновения Расходы основных процессов можно получить путем суммирования расходов частных процессеів.

При калькуляции частных расходов, еще называется калькуляцией суммы покрытия, носителям затрат признаются только определенные расходы, которые возникли у них Если качественные расходы невозможно закрепить непосредственно осередньо по носителям затрат, то такие расходы переходят в производственный продукт.

Цель анализа процессов заключается в том, чтобы рассматривать управленческие процессы в комплексе и получить за возможности полную картину о реальном состоянии организации управления на данный момент Для этог го нужно оценить зафиксированы процессы по имеющимся критериям С этой целью в организационной практике прибегают к анализу затрат на процессы, удельного веса созданной стоимости, времени протекания процессов удельного веса процессов, количества участников процесса и уровня удовлетворенности клиентовв.

Анализ процессов проводится для того, чтобы устранить слабые места в организации управленческих процессов или достичь радикального обновления процессов Часто поводом для него выступает недовольство вну утришньовидомчих клиентов и клиентов извне, неудовлетворительные результаты ревизий отчетности, обновления структуры в связи с новыми задачами, уменьшением их количества или объемов или их ликвидацией, или на основании установления факта невысокого уровня организации Детализированный анализ процессов проводится также и тогда, когда заключаются справочники по организационным вопросам и вопросам качества и вво дятся системы управление процессами Организация публичного управления имеет иерархическую структуру, она ориентируется на функциональность Поэтому деловые бумаги часто проходят через различные иерархические уровни и формальные инстанции с этапами их оформления, например, проверки входных и выходных данных, не приносит ощутимой пользы клиенту, который получает услуглугу.

частыми проблемами в таких процессах с многокомпонентными трудозатратами является: промедление (время, рас-ся на хранение документов, их пребывания в очереди на обработку, время на транспорт вание), дублирование при выполнении задач и действий как в стадии обработки, так и при учете данных Сюда относится также и значительная потребность в коммуникации и согласованиях, частая смена ручной обработки док один момент на электронную и наобороти.

Ориентация на процессы в публичном управлении - это понимание процессов с учетом их функции, структурный связь между различными подразделениями и постоянную ориентированность на удовлетворение потребностей кл ентов В управленческих структурах, ориентированные на процессы, именно важнейшие управленческие процессы определяют организацию их прохождения, а не те методы и способы, которые имеют отношение к орган изацийних структур и должностей Благодаря этому управленческим структурам, ориентированные на процессы, удается создавать продукт или предоставлять услугу экономнее и быть полезным для клиента Благодаря по улучшения рабочего процесса, например, при сокращении сроков обработки заявления на строительство объекта, учреждение может сэкономить не только свои внутренние ресурсные затраты, но и удовлетворить клиента, яки и подал заявление и был, конечно, заинтересован в том, чтобы строительство началось как можно быстрее При функционировании организации, ориентированную на процессы, следует исходить из того, что результат есть насл идком целого ряда активных действий, проводимых во многих структурных единицах организации Функционирование организации, ориентированной на процессы, должно привести к быстрому, простому и экономно го разрешения дела, и при этом нужно последовательно ориентироваться на требования внутриведомственных клиентов и клиентов извнезовні.

В центре внимания при проведении анализа организационной структуры находится распределение задач внутри данной структуры При этом проводится классификация задач их значимости: задачи события иляються на главные, второстепенные, фрагменты задач, и так вплоть до самого низкого уровня их выполнения Далее исследуются носители задач, содержание задач, сроки обработки и объемы работы, имеющей отношение к заданиень.

При рассмотрении задач и анализе организации, ориентированную на функции, в недостаточной степени учитывается то, что отдельные функции связаны между собой и зависят от принятых решений и последующих ди й Нормальным образом заявления или другие документы проходят при их обработке многие инстанции Анализ организации, ориентированная на задачи и функции, заканчивается, как правило, в институциональных рамках организационных структурных единиц Поэтому анализ лишь ограниченно соответствует требованиям комплексного рассмотрения хода работ с выходом за пределы функций и встру ктурних подразделений учреждения

При изучении организации, ориентированную на процессы, предметом анализа выступают не задачи и функции, а действия или совокупность действий в отдельных подразделениях организации, где благодаря этим действиям возникает ають материальные или нематериальные управленческие продукты или услуги Анализ организации, который ориентируется на процессы, отражает целостную ряд процессов и создания стоимости в управленческих действиях, как и является объектом изучения, и ведет к выводам о них по категориям расходов, времени и качества Такие слабые места, например, нарушения в сфере связи или организации, дублирующий учет и накопление избыточных данных учитываются систематически с учетом точки зрения на процессы Связи процессов с другими внутренними и внешними инстанциями становятся отчетливо видимыми, а вместе с ними и возможные насл идкы мероприятий реорганизации для других сфефер.

742 Анализ издержек процесса

Важным контроллинговую инструментом для достижения прозрачности расходов в системе государственной администрации является учет процессуальных расходов Учет процессуальных издержек является новой методикой для калькуляции в расходов, может использоваться параллельно традиционного учета и источников затрат С помощью анализа видов деятельности он осуществляет учет деятельности административных подразделений по источникам ви рат и объединяет эти виды деятельности в процессы, которые выходят за пределы источников затрат С помощью учета процессуальных издержек возможно идентифицировать как процессы, которыми пользуются при возникновении продукт в, так и расходы, возникающие в связи с этим в соответствии с причинами Контроллинг может благодаря учету процессуальных издержек выявлять нерентабельные процессы или организационные недостатки и указывать на потенциа л экономииення.

Анализ издержек процесса основывается на методе калькуляции издержек процесса Как метод калькуляция издержек процесса возникла из потребностей предпринимателей промышленности: они нуждались в дополнительных инструментов для расчетов для косвенных сервисных сфер Предприятия сервиса совместно с предприятиями промышленности - важные сферы применения калькуляции расходов В системе публичного управления калькуляция расх ат процесса может применяться в отношении всех процессов, которые приводят к результату, так как в этой системе господствуют те же условия, как и в сфере комплексных расходов промышленного предприятиятва.

При проведении анализа издержек процесса те издержки, которые приходятся на управленческие процессы, подчиняются именно им Места возникновения затрат при этом уже не различают по видам затрат, а по о оцесамы и закрепленными за ними ресурсами.

При проведении анализа издержек процесса надо отличать главные и частичные процессы Главный процесс - это ряд однородных действий, подчиненных одной и той же величине влияния затрат Это означает, что затраты ресурсов в сфере управления при обработке заявлений на строительство определяется количеством заявлений, подлежащих обработке Для главных процессов нужно установить расходы процессов Величина влияния расходов является, с одной стороны, величиной измерения для ресурсов, потребленные в процессе и которые привели к расходам, а с другой - она ??является величиной измерения и для продукта или услуги управления как результатов проц рес Примерами главных процессов в публичном управлении могут быть: обработка заявления на строительство, предоставление разрешения для подключения к канализационной сети, расчет сборов за отвод сточной воды, обслуживания лиц, нуждающихся в опеке, подготовка проекта решения, занятие вакантной должности, оформление выхода на пенсию работника, приобретение канцелярских материалов, расчет зар Итно платы, оформление свидетельства об особособу.

Во частичным процессом понимаем ряд однородных действий в рамках одного места возникновения расходов Фрагмент процесс может быть подчиненным одному или многим главным процессам Однако большая количе во частичных процессов одного места возникновения затрат может быть также подчинена одному главному процесса Анализ частичных процессов в местах возникновения затрат структуры изучаемой может пров одитися различным способами: с помощью структурированного интервью, анализа документации (должностные инструкции, справки по вопросам организации, должностные приложения) или путем возврата к изучению уже имеющийся них результатов (например, материалы стоимостного анализа комплексных расходоват).

В беседе с работниками, ответственными за МВЗ, можно наилучшим образом определить, какие частичные процессы в них наиболее важными, а также факторы, определяющие возникновение расхода ат Исходным моментом для структуризации частичных процессов всегда должны быть главные процессы управления Если действия распространяются на большое количество главных процессов, то из этого следует минимальная д иференциация частичных процессов МВЗ (например, при обработке заявлений: первоначальное заявление, заявление об изменениях, повторное заявлениеа).

После определения частичных процессов надо выяснить, влияет на процессы в месте возникновения затрат объем продуктов или услуг, то есть приводят количественные показатели к изменениям, или, может, процессы в от этого не зависят, и влияние количественных изменений на них не сказывается Те частичные процессы, которые не зависят от изменений количественных характеристик, называются нейтральными относительно количества Примером ч асткового процесса, не зависит от количественных показателей, является руководство отдела Частичные процессы, меняются из-за влияния количественных характеристик, называются зависимыми от количества продукта Для частичных процессов, которые являются зависимыми от количества продукта, устанавливаются величины измерения, с помощью которых частичные процессы могут быть определены в количественном отношении Примером частичного процесса, зависит от количественных изменений, является процесс проверки заявления Единица измерения, сюда относится, называется числом заям заяв.

Далее устанавливается соотношение между частичными процессами и количеством персонала, приходится на них Исходным моментом при этом является имеющиеся в месте возникновения затрат кадровые ресурсы в соответствующем в для работников возрасте, а также имеющиеся должности При проведении калькуляции затрат процесса принципиально включаются все расходы подразделения, в котором проводится анализ, а затем по возможности в соответствии д в причин их возникновения перечисляется на процессы Те частичные процессы, являются нейтральными относительно количественных характеристик, разлагаются преимущественно пропорционально размеру расходов частных процессе в, зависимых от количественных характеристик продукта Суммирование нейтральных затрат и перечисленных зависящих расходов показывает общие издержки процесса путем деления общих затрат частичного проце су на соответствующее количество единиц измерения можно определить норму расхода процесса в частичном процессецесі:

процес

После завершения анализа в местах расходов подразделения, изучаемого частичные процессы концентрируются в главные путем деления общих затрат главного процесса на количество величины измерения можно получить норму расхода процесса Норма расхода процесса указывает расходы одноразового проведения главного процесссу.

схема

В формировании расходов, связанных с разрешением на строительство, представленные МВЗ: предварительная и основная проверка, проверка разрешения и строительный надзор Учитывая все расходы, приходятся на частичные процессы, связанные с
разрешением согласно заявлению на строительство, общие процессуальные издержки на главном процессе - это «разрешение по заявлению на строительство»

Анализ процессов является в первую очередь инструментом, который помогает осознавать проблемы В рамках анализа необходимо найти ответы на вопросы, содержащиеся в списке вопросов для проверки, чтобы ма ать общее представление о совокупной структуре управленческих процессев.

После получения ответов на поставленные вопросы можно сделать вывод как по организации процесса в данный момент, так и об имеющихся слабые места, а также о потенциальных возможностях улучшения На другие шагом будет создание списка приоритетных мероприятий для работызі списку слабых мест, где целью будет определение первоочередных управленческих процессов, которые способствуют оптимизации

При рассмотрении результатов анализа необходимо обращать внимание на следующие взаимосвязанные моменты: лишние процессы или их элементы таят в себе потенциал для экономии Рационализация и ускорения пр роцесив ведут к сбережению затрат и к уменьшению затрат времени на обработку дел Следствием уменьшения количества ошибок и улучшения качества процесса чаще всего бывают сбережения средств и визжи и степень удовлетворения клиентеів.



 
Главная
Бухгалтерский учет, аудит
Экономика
История
Культурология
Маркетинг
Менеджмент
Налоги
Политэкономия
Право
Страхование
Финансы
Прочие дисциплины
Электронная библиотека онлайн "Учебники на русском" 2013
orbook.ru