64 Специальные мероприятия пресс-службы

С целью реализации своих функций по освещению в средствах массовой коммуникации деятельности субъекта политической, экономической или духовной сферы общества пресс-служба должна искать \"подходы\" к СМИ а чтобы нужная вам информация появилась в тех или других СМИ, в нужное время и в положительной для вас интерпретацииерпретації.

Для этого пресс-службы осуществляют различные, уже устоявшиеся специальные меры

И Пресс-конференция

Преимущество этого мероприятия заключается не только в дешевизне, но и в возможности охватить много СМК

Собственно уже тема пресс-конференции должна содержать информационный повод Это требование выдерживается по все меры и связей с общественностью, но для пресс-конференции это особенно характерно

Приглашение на пресс-конференцию

Существуют такие способы приглашения: обзвон, рассылка сообщений по электронной почте, факсу и открыток (при наличии времени для их подготовки), SMS - через мобильную связь

Факсограммы и пригласительные обязательно должны содержать контактный телефон и e-mail организаторов На приглашениях указывается также точный адрес проведения мероприятия, как ехать к месту его проведени ния, иногда схемы проезда автомобилем.

Эффективным стал таким образом рассылки сообщений, как факс-модемные платы, встроенные в компьютеры

В крупных городах пригласить журналистов можно поместив информацию о заходе в инфостричкы информационных агентств Тогда информация о мероприятии появится в редакциях газет перед началом листовки О оте при этом невозможно проконтролировать, сколько журналистов придет на конференцию и кто самме.

Целесообразно, кстати, пригласить не только журналистов (40-50), но и других лиц, заинтересованных в проблематике этой пресс-конференции

Время и продолжительность пресс-конференции

Проводить пресс-конференцию целесообразно об 11-12 или в 15 часов Во многих газетах крайний срок подачи информации - 15 часов до 11 часов утра многие редакции проводят летучки Стоит также помнить, что тележурналисты требуют определенного времени, чтобы подготовиться к фотосъемке или видео или аудиозйомкмки.

Необходимо учитывать еще и дня выпуска газет Скажем, районки выходят, как правило, в среду и субботу Поэтому лучшие дни для конференций - понедельник и четверг

Телевидение имеет определенные особенности, связанные с необходимостью монтажа материала (профессионалы на монтаж сюжета с новостями тратят менее 45 минут) и арендой монтажных студий Поэтому нужно знать, какие временные ограничения существуют для программы, в которой желательно \"засветить\" ваш Захи; ваш захід.

Продолжительность пресс-конференции не должна превышать 90 минут

Накануне пресс-конференции следует решить отдельные организационные вопросы Если нужен большой пресс-центр или концертный зал, необходимо заранее договориться с администрацией для этого нужно составить ты письмо, указав дату, название пресс-конференции, ее продолжительность, количество участников, необходимые технические услуги и т.д. Затем выяснить расходы на аренду и технические услуги и заранее вписать их в к ошторис Стоимость аренды зала варьируется в зависимости от ее технического уровня, емкости, престижности и времени проведения заходходу.

Если речь идет о режимный заведение, необходимо утвердить у охраны или начальника пресс-центра список гостей и журналистов, выяснить моменты, связанные с временем пребывания в арендованном помещении Так с же заранее надо согласовать вопрос о питании журналистов и гостей заходу.

Зал для пресс-конференции, особенно если речь идет о предвыборной кампании, должна быть соответственно оформлена

На стене позади стола для президиума целесообразно разместить флаг, плакат с эмблемой организации или лозунгом избирательной кампании, портрет кандидата, словом - визуально оформить событие

Желательно не приглашать за стол для президиума более 4-5 участников Неплохо, когда первое лицо выступает стоя

На столе для президиума нужно расположить таблички с данными членов президиума Должности на табличках, как правило, не указывают Однако если нет материалов для раздачи, то эти данные указывают в такие й последовательности: фамилия - заглавными буквами, под ним имя и отчество строчными буквами, еще ниже - название организации или партии, должность Напримерад:

Бибик Валерий Михайлович

Межрегиональная Академия управления персоналом доктор политических наук, профессор

На столе для президиума и в карманах не должно быть мобильных телефонов и других предметов, которые могут отвлекать внимание выступающего, журналистов и приглашенных

Перед входом в зал необходимо поставить регистрационный стол, в помещении развесить стрелки с указанием, где происходит мероприятие

Заранее надо проверить техническое оборудование - микрофоны, проекторы, мониторы и т.д. Телевизионные камеры желательно ставить на одном уровне с выступающим При идеальных условиях для установки необходим специальную площадку Если его нет, нужно освободить место в первом ряду и проходах (на уровне сцены) для телевизионных и фотожурналистовтів.

В зале целесообразно разместить \"юпитеры\" под углом 45 градусов к сцене Кроме того, в функции пресс-службы относятся:

• прогнозирование тематики возможных вопросов;

• организация \"необходимых\" вопросов, срежиссированных пресс-службой;

• аккредитация журналистов и приглашение их на пресс-конференцию;

• редактирование текста стенограммы и подготовка пресс-релиза;

• психологическая подготовка к встрече с прессой

Общий порядок проведения пресс-конференции

1 Встреча и регистрация журналистов в холле, во время которой раздают пресс-релизы, пресс-пакеты и другие материалы

Пресс-конференция и брифинг начинаются не позднее чем через 5 минут после объявленного времени

2 Вступительное слово пресс-секретаря, в представлении участников (5-10 минут)

Первое слово предоставляется выступающим, затем задаются вопросы, о чем ведущий должен объявить

Он следит за порядком в зале, контролирует ситуацию, не позволяет перебивать выступающих

3 Выступления участников (более 40 минут)

За 5-10 минут до окончания пресс-конференции ведущий должен объявить журналистам, что они мажут поставить два последних вопроса

4 Вопросы-ответы (более 40 минут)

Ведущий должен попросить журналистов поднимать руку, представляться и ставить только один вопрос Если вопрос, по мнению ведущего, непонятное, провокационный содержит негативный подтекст, он имеет ае сделать замечание и попросить корректно формулировать вопросыя.

5 Заключительное слово пресс-секретаря

конце необходимо поблагодарить аудитории за внимание и пригласить на второй заход (если он уже назначен) Объявить о презентации, фуршет, прием, другое мероприятие, который предполагается после пресс-конф энцыї.

Обеспечение безопасности во время пресс-конференции Для этого берут под контроль:

• вход в помещение и пропуск аккредитованных на пресс-конференцию журналистов и участников;

• вход в зал - до начала мероприятия Охрана вправе также обратиться к журналистам с просьбой показать содержимое сумок и проверить аппаратуру, с этой целью ее включают в режим работы;

• двери в зал (через несколько минут после начала мероприятия их закрывают) Тех, опоздавших к мест сопутствуют работники пресс-службы и службы безопасности;

• подходы к сцене, трибуны, избегая при этом фокуса телевизионных камер;

• боковые двери выхода на сцену (содержатся за кулисами)

2 Подготовка пресс-релизов

Перед проведением пресс-конференции или брифинга желательно раздать пресс-релизы, где в сжатом виде представить необходимую для журналистов информацию

Пресс-релиз должен быть насыщенный фактами и тезисами, но немногословен и читабельный

Для этого желательно соблюдать определенные правила:

• использовать один лист бумаги с текстом с одной стороны (его легко читать и пересылать по факсу);

• оставлять широкие поля и печатать текст через два интервала;

• заголовок делать ярким, точным и понятным;

• избегать сложных предложений и аббревиатур;

• писать текст кратко, чтобы его трудно было сократить;

• вместо символов и цифр использовать слова (например, тысяч, миллионов, процентов)

3 В кулуарах

Для многих журналистов пресс-конференция начинается после ее завершения Они срываются с мест и \"осаждают\" кандидата Задача пресс-секретарей - контролировать ситуацию, вежливо отвечая журналистам на ходу, выводя подопечного из заловного із зали.

При общении с журналистами в неформальной обстановке следует помнить, что не существует информации \"не для прессы\", и пока журналисты не покинули помещение, их микрофоны, фото-и телекамеры могут бут ты включенных ввімкнені.

После пресс-конференции необходимо отследить реакцию СМК сохранить вырезки из публикаций, запись и стенограмму встречи

4 Брифинги

Брифинги - регулярная организация встреч с журналистами Как правило, в одном месте в одинаковое время Таким местом может быть пресс-центр организации или избирательной кампании При регулярных брифингов журналистам м можно подавать расписание мероприятий лидера в неделю, пресс-релизы, заявления кандидата, пресс-служб тощощо.

5 Приемы, коктейли

Приемы и коктейли не стоит организовывать часто, но и не давать оснований для спекуляций по поводу материальных возможностей организации или кандидата

Вместе презентации, приемы - идеальный способ обеспечить информацию, которую необходимо сбыть СМК положительным психологическим фоном

Прием не обязательно превращать в пир Полезность такого мероприятия для кампании определяется прежде качественным составом приглашенных журналистов, их популярностью среди избирателей

Заказывая угощение и напитки, надо учитывать, что среди журналистов много женщин, которые любят сладкое из пищи и не слишком крепкое из напитков

Ознакомившись с отдельными практическими аспектами организации общественных связей посредством прессовой службы, перейдем к определенным теоретических обобщений по организации связей со средствами массовой коммуникации, которые имеют непосредственное практическое значени.

Итак, сформулируем правила работы с прессой:

1 Выучить наизусть основную часть выступления

2 Говорить с точки зрения общественности, а не своего учреждения или организации

3 Подавать новости в доступной для понимания и употребления форме

4 важные новости сообщать в начале встречи

5 Давать (если возможно) прямые ответы на прямые вопросы

6 не отвечать на \"скользкие\" вопросы

7 Говорить правду, даже если это трудно

8 Если ответа нет, лучше честно признаться в этом, обязательно пообещав ответить впоследствии

9 Говорить о людях, а не о концепции

10 Не собирать журналистов, если нет того, что они считают новостью

11 Подготовить \"домашние заготовки\" и организовать соответствующие вопросы

12 Учитывая сильные и слабые стороны, сформулировать собственные стандарты общения с телевизионными, радио-и печатными СМК

13 Организовать постоянный мониторинг сообщений СМК по вопросам, представляющим интерес

14 Контролировать продолжительность пресс-конференции или брифинга не выпрашивать вопросов, если даже в начале было указано время, выделенное для общения с журналистами конце еще раз акцентировать внимание ние на ключевой проблеме, которая обсуждается, поскольку последнее запоминается лучше, особенно если нет уверенности, что услышанное будет понятно правильньно.

15 Недостаточно спорить с журналистами

16 не поддаваться на провокации журналистов, поскольку за ними преимущество редакторской правки и монтажа отснятого

Приведенный список советов-правил можно продолжить Политическая практика - вещь очень сложная, интересная и неоднозначная Она находится на пересечении политической науки и политического искусства и потому требует творческого в сочетание научных и художественных знаний и основное здесь - не выпустить ситуацию из-под контроля, найти золотую середину, которая позволяет действовать уверенно, убедительно и, главное, успешно и эффективновно.