Раздел 5 Информационная база анализа и использования персональных компьютеров

51 Система экономической информации

Характеристика формы отражения и источники формирования информации для экономического анализа Термин «информация» (лат informatio) означает «объяснение», «изложения», «сообщения» Он получил употребления еще в конце XIX века, но сначала использовался только о средствах связи с развитием ом науки и техники информацию начали рассматривать в зависимости от конкретного содержания с виокремлюванням ее разновидностей, касающиеся различных областей человеческой деятельності.

Сейчас под информацией понимают совокупность полезных сведений, которые являются объектом сбора, регистрации, хранения, передачи и преобразования Информация является одним из ресурсов, который может накапливаться, р реализоваться, обновляться, является пригодным для коллективного использования и (в отличие от других ресурсов) в процессе потребления не теряет своих качеств информация - это главный элемент любой из функций управления Знание полной, достоверной, актуальной и оперативной информации делает получение рыночных преимуществ, снижает финансовый риск, эффективно поддерживает принятие реень.

Сейчас информацию рассматривают в неразрывном единстве с компьютерными системами, которые обеспечивают ее сбора, регистрации, хранения, передачи и преобразования С помощью компьютеров всю информацию можно быстро получить, «отсортировать» в заранее определенном порядке, лишает необходимости просматривать кипы бумаг в поисках нужных сведений Компьютеры не создают информацию с ни чего, но они способны очень быстро воспринимать, сортировать, анализировать и интерпретировать ее с помощью программных средств, разработанных человекоою.

Большое значение имеют информационные технологии, основанные на применении компьютеров, активном участии пользователей (непрофессионалов в области программирования) в информационном процессе, высоком ров вни «дружественного» интерфейса, широком использовании пакетов прикладных программ общего назначения, доступе к удаленным базам данных и программ благодаря вычислительным сетям ЭО.

Широкое использование новейших информационных технологий способствовало созданию электронных офисов, которые обеспечивали комплексную реализацию задач предметной области, причем оборудование и работники этих в офисов находились в разных помещениях Необходимость работы с документами, материалами, базами данных конкретной организации или учреждения дома, в гостинице, в транспортных средствах привела к появлению так с ванных виртуальных офисов Они базируются на работе локальной сети, соединенной с территориальной или глобальной сетью Абонентские системы работников учреждений независимо от места их нахождения включаются в общую для всех сетейежу.

последнее время речь уже идет о виртуальных предприятия и Internet-экономику, основу которой составляет электронный бизнес, построенный на общих действиях бизнес-процесса в лице бизнесмена и компьютера аб ибо другого автоматизированного средства связи по обмену информацией Использование Internet (а также Intranet и Extranet) совместно с новейшими информационными технологиями делают виртуальный привлекательность ным и прибыльнымм.

Получили право на существование так называемые виртуальные предприятия как новая форма экономической организации Структурно такое предприятие состоит из территориально разобщенных фирм или сотрудников, о бминюються продуктами своего труда и общаются исключительно электронными средствами при минимальном или полностью отсутствующем личном контакте Это уже не просто департаменты, отделы, цеха и группы, а с укупнисть бизнес-процессов, и работа организуется вокруг бизнес-процессов, так как не товары, а процессы их создания приносят компаниям долгосрочный успеіх.

Компьютеры стали основным «орудием труда» всех специалистов (также и аналитиков), поэтому рассматривать особенности формирования и использования современной информационной базы экономического анализа невозможно бы без учета этой обстоятельств.

Разновидностью управленческой информации является экономическая информация, то есть те экономические данные, отражающие через систему натуральных, трудовых и стоимостных показателей характер плановой и фактической произ обничо-хозяйственной деятельности, причинные взаимосвязи между системой управления и объектами управле.

Ценность и своевременность управленческого решения в значительной степени зависит от способности управления в нужный момент собрать, проанализировать и проинтерпретировать информацию Специалисты говорят, что реце элт для эффективного решения есть только один: 90% информации и 10% вдохновения Принятие управленческих решений связано с постоянным преобразованием информации, а сам процесс управления носит информационный характер На каждой из стадий управления используется конкретная входная информация и одновременно формируется исходная исходная информация, которая является входным на других стадиях управления Стадии управлени я повторяются, образуя замкнутый контур Широкий доступ пользователей к информации на всех стадиях управления возможен благодаря современным информационным технологиям, а также организации баз и банков данных, обеспечивающих прямой и обратный обмен информациеймін інформацією.

Информацию для экономического анализа разделяют на несколько типов, которые являются существенными для разработки технологий Это: факты, оценки, прогнозы, обобщенные связи, конфиденциальная информация, слухи

Факт - это информация о событии или условие, что их можно непосредственно наблюдать и анализировать (например, производство, продажа) Фактическая информация, которая используется для анализа, очень разнообразна и большой по объему, формируется из разных источников, требует накопления в базе данных и дальнейшей обработки, в основной массе циклически повторяетсяя.

Решение аналитических задач требует фактической информации как о внутреннем, так и о внешней среде Эта информация является основой для анализа выполнения планов, изучение динамики экономических показ исчез и прогнозирования на будущееє.

Оценка основывается на выводах, сделанных только ли когда-нибудь в прошлом Она не всегда является достоверным и может иметь различные погрешности, связанные с использованием определенных методов измерения и расчетов, погрешностями и в выборке, глубиной профессиональных знаний специалиста, выбрал методику расчета и дал оценку По результатам оценки формируется база данных для прогнозирования будущего, особенно когда использ овуються базы знаний и экспертные системыми.

Прогнозы частично основываются на аналогии и частично на том, что принято называть «здравым смыслом» Для прогнозирования используются различные методы и модели расчетов (корреляционный и регрессионный анализ с, экстраполяция тенденций), знания экспертов и специалистов в конкретной сфере Для обеспечения достоверности прогноза целесообразно использовать различные методы прогнозирования и сравнивать полученные ре результаты Также почти всегда есть возможность сравнить прогнозную и фактическую информацию и сделать необходимые выводы Основой для оценки и прогнозирования являетсяя є обобщенные связи, характеризующих уровень зависимости исследуемого показателя от одного или нескольких других показателей, как, например, объем продаж и план расходов ресурсов предприятия

Конфиденциальная информация, как и источник ее получения, не подлежит разглашению и имеет разный уровень надежности К ней относят сведения о планах конкурентов, о научно-технических достижениях, возможные изменения в законодательстве и стран относительно производства, торговли, налогов тощо.

В аналитических расчетах значимость слухи Хотя слухи не очень надежным источником информации, однако когда их опубликовано в прессе, опубликовано в публичных выступлениях и заявлениях, они могут временно вызвать изменения на рынке, даже если содержание слухов не соответствует действительностиі.

Аналитическую информацию можно подать в табличной и графической формах, в виде текстов и динамических рядов

Наиболее распространенной формой представления первичной и исходной информации является табличная Такую форму имеют первичные документы (строки в документах и ??реквизиты, которые можно рассматривать как графы), выходные документы (отчеты, сведения, расчеты, таблицы), данные на машинных носителях в реляционных базах даных.

Обработка табличной информации обеспечивается средствами электронных таблиц (Excel, Quattro Pro, Lotus 1-2-3 в современных версиях) и организацией реляционных баз данных с использованием систем управления базами данных (СУБД): FoxPro for Windows, Access, Informix, Oracle Табличные процессоры способствуют выполнению традиционных расчетов, связанных с манипулированием данными строк и граф, благодаря наличию встроенных функций, а также позволяют выполнять специальные аналитические расчеты Предусмотрено также функцию экспорта-импорта данных из формата электронных таблиц в базе данных, и наоборотки.

В реляционной базе данных любой документ или линейный файл данных представляется в виде набора двумерных плоских таблиц, состоящих из столбцов (граф) и строк Необходимые аналитические задачи р решаются с помощью специального программного обеся.

Видное место в отображении результатов аналитических расчетов принадлежит графической форме, которая дает наглядное и концентрированное представление о динамике процессов, функциональные зависимости между двумя и более факторами экономического анализа, способствует выявлению тенденций и закономерностей

Графики различных видов строятся с помощью электронных таблиц, отдельных текстовых процессоров или специального программного обеспечения (например STATGRAPHICS) Аналитик может пользоваться графически й информации, которая является результатом решения аналитических задач на предприятии или поступила из внешних источников Современные средства оргтехники с соответствующим программным обеспечением позволяют исполь ния внешней графической информацииії.

Текстовая информация - наименее формализованная форма отображения информации Подавляющее большинство такой информации не фиксировано на машинных носителях, определенная часть ее находится в базах данных Для ее формирования в электронном м виде используются текстовые процессоры Windows Word, ЛЕКСИКОН и др. Текстовые файлы не подлежат автоматизированной обработке (например, поиска и группировке данных, выдачи информации по запросу) В спользование Web-технологий обеспечивает организацию, ведение и дальнейшее использование баз данных в виде гипертекста гипертекстовая технология позволяет пользователю перемещаться от одних объектов и нформация к другим с учетом их смысловых и семантических связейязків.

Всю совокупность информации, которая используется в экономическом анализе и обеспечивает управленческую систему и заинтересованных сторонних пользователей, можно разделить (с учетом главных источников)) на внутреннюю и внешнюю группы, образующиеся из планово-учетных и внеучетного даны.

К внешней информации относят: материалы проверок налоговой службы, объяснительные и справочные записки, переписка с управляющей организацией, с финансовыми и кредитными органами, материалы целевых овых обследований, проверок, личных наблюдений работников и аналитиков, специальных выборок, сведения, передаваемые по радио или телевидению, техническую документацию и оборудование, технологию и т.д. Внешнюю официальную бухгалтерскую и статистическую отчетность унифицировано соответствующими стандартами бухгалтерского, налогового и статистического учета и отчетности Источником внешней информации могут бы ути::

1 Публикации: отчеты государственных агентств; отчеты торговых ассоциаций; научные публикации; аналитические журналы; справочники и списки

2 Другие предприятия: поставщики; заказчики; конкуренты

3 Информационная индустрия: фирмы, оказывающие информационные услуги (консультирование), исследуют соответствующие проблемы

Публикации содержат разнообразную информацию по многим вопросам, касающихся анализа, например, экономические условия, производство, продажа товаров (услуг) Объем и надежность такой информации различным мы в разных отраслях и странах Официальной открытой отчетной информации считают бухгалтерский баланс предприятия (годовой, квартальный), отчеты о финансовых результатах (годовой, квартальный), отчет п ро финансово-имущественном состоянии предприятия, документы налоговой отчетноститі.

Полезную информацию можно получить и от предприятий, с которыми есть экономические отношения Например, если узнать у поставщика упаковки о количестве упаковки, заказанной Конкуре-нтом, то можно определить Ачит прогнозный уровень продаж нового продукта конкурирующей фирменнаяю.

Полезную информацию регулярно можно получать от рекламных агентств как услуги рекламодателю и от средств массовой информации, которые предоставляют ее, желая продать «время и место»

Чрезвычайно полезной информации о товаре, качество упаковки или обслуживания, а также о возможных действиях конкурентов обладают покупатели, особенно дилеры и оптовики ни странно, но и от персонала конкурирующих фирм, несмотря на строгие ограничения разглашения отдельных видов информации, время тоже можно получить определенные полезные сведения, не подвергая себя судебный процесс.

Фирмы, специализирующиеся на сборе и анализе информации, или предлагают стандартизированные информационные, или выполняют конкретную задачу заказчика

Сложность использования внешней информации в аналитических расчетах в Украине заключается в том, что у нас только формируются такие фирмы

Основными потребителями результатов обработки внешней аналитической информации являются контрольные органы, банковские учреждения, фондовые и товарные биржи, другие деловые партнеры предприятия, в том числе потен нцийни инвесторы, кредиторы

Как правило, большая часть информации поступает изв нутришних источников Используются данные оперативного и бухгалтерского учета, планирования и т.д. Сбор информации происходит регулярно (в сроки бухгалтерской и статистической отчетности), или эпи зодично (в случае необходимости) Сбор эпизодической информации требует разработки специальных процедур проведения обследований, получение индивидуальных и групповых Оценитенок.

К источникам внутренних учетных данных относятся: бухгалтерский учет и отчетность; статистический учет и отчетность; оперативный учет и отчетность Данные бухгалтерского учета дают объективную количественную в характеристику различных хозяйственных операций, обобщенную характеристику всей совокупности средств хозяйства по составу и размещению, по источникам образования и целевому назначению Для ц ього используются методы сквозного и непрерывного наблюдения, строгое документирование, систематизация на счетах, группировки в балансе и других отчетных таблицаях.

Кроме данных бухгалтерского учета, для оценки выполнения планов (ежемесячных, квартальных, годовых) используются и статистические данные, благодаря которым выявляются определенные экономические закономерности

Текущий анализ использует сведения оперативного учета и отчетов, обеспечивая быстрое получение соответствующей информации

исходным информация подается в виде данных о недостатках в работе и соответствующих виновников или о неиспользованных резервах и способы их мобилизации В отличие от текущего анализа оперативный и использует ежедневную информацию о деятельности предприятия, данные первичных бухгалтерских и других документов, материалов контроля, наблюдения, нарядов и т.п. Для него характерна определенная приблизительной ость исходной информацииії.

Выборочные учетные данные необходимы для детализации показателей отчетности Используются эпизодические выборки, наблюдения, углубленные проверки Источником выборочных данных является текущий бухгалтерский о учет и первичная документацияя.

К внеучетного данных относят, например, материалы собраний трудовых коллективов, бесед с рабочими и служащими предприятий Особенно много информации можно получить по вопросам организации труда и и производства, финансового состояния На практике руководители разных уровней выполняют собственный оперативный анализ, ведут регистрацию важнейших процессов и операций, приблизительные расчеты, планируют отвечает ответствующие меры Таким образом каждый человек, который отвечает за принятие решений, одновременно становится и пользователем (информантом), и источником информации (информаторомом).

Классификация информации для экономического анализа В проектировании информационной базы экономического анализа учитывают основные характеристики экономической информации, которые влияют на выбор информационных технологий решения задач Это можно сделать и посредством ее классификации по определенным признакам (рис. 51.1).

По стадиям управления различают прогнозную, плановую, учетную, нормативную информацию и информацию для анализа хозяйственной деятельности, оперативного управления

Прогнозную информацию связано с функцией прогнозирования, плановую - с планированием (стратегическим, технико-экономическим, оперативно-производственным) учетную - с управленческим, финансовым учетом; информац цию анализа хозяйственной деятельности - с функцией экономического анализа; оперативного управления и регулирования - с соответствующими функциям.

Рис 51 Классификация экономической информации

Нормативная информация возникает и используется на стадиях технической подготовки производства, а также в других случаях, например, для формирования цен, тарификации Она содержит нормы и нормативы, ц цены, расценки, тарифы, а также некоторые другие данные, например, заранее оговоренные табличные величины (ставки подоходного налога с гражданмадян).

Нормативную информацию можно условно разделить на нормативно-правовую и нормативно-справочную К нормативно-правовой относятся распоряжения органов законодательной и исполнительной власти (законы, акты), которые регулирующих экономическую деятельность предприятия Нормативно-справочная информация - это нормы и нормативы, которые определяются руководством предприятия (например, нормы расхода материалов) К справочной относят информацию, одинаковую для всех функциональных разновидностей: название предприятия, министерства, ведомства, штатное расписание, список поставщиков и покупателей тощощо.

Нормативная и справочная информация создают фонд нормативно-справочной информации, предназначен для решения различных управленческих задач

По месту образования информация для экономического анализа подразделяется на внутреннюю и внешнюю Внутренняя информация - это совокупность данных, возникающих в самом объекте и характеризуют его деятельность Она формируется на стадии конструкторско-технологической подготовки производства в текущем производстве товаров и их сбыте, оперативном, бухгалтерском и статистическом учете Часть внутренней информации фикс Ован на машинных носителях, часть - только на бумажных документах Внешняя информация возникает за пределами объекта и имеет непосредственное отношение к исследуемой предметной областї області.

По стабильности аналитическую информацию подразделяют на постоянную (постоянную), условно-постоянную и переменную Постоянная информация не изменяет своих значений (например, отчетные данные) условно-постоянная сохраняет их в течение длительного п периода (например, нормативы, нормы), а переменная характеризуется частой сменой своих значений (например, сведения о начислении заработной платы) Период стабильности носит конкретный характер для п евних задач, управленческих работ Его определяют за определенный промежуток времени (например, за месяцць).

По стадиям создания экономическая информация делится на входящую и исходящую К входной информации относят данные, необходимые для решения аналитических задач (например, наличие основных средств, количество и стекла ад работников) Входная информация регистрируется в месте ее сбора или возникновения и вводится в ПЭВМ без предварительной обработки Входная первичная информация является наиболее детальной и составляет основу для нас топнешь логической и арифметической обработки данных К входной информации может принадлежать не только переменная, но и условно-постоянная и постоянная информация по особо большой роли условно-постояннойної.

Исходная информация является итогом обработки входных данных, но она содержит наряду с исходной информацией и определенные первичные данные Специальное значение приобретает промежуточная информация, которая нужна для решения вьязування тех же задач в следующих периодах исходным данные во многих случаях архивируются и накапливаются в базе данных для решения других взаимосвязанных задач, для изучения динамики по показателей или в процессеів.

По насыщенности реквизитами аналитическая информация бывает: достаточной, недостаточной и избыточной Достаточное - это вполне конкретная по содержанию минимальная информация, необходимая для решения определенной задачи Недостаточность информации делает решения задач чи невозможным; избыточная содержит лишние данные, или совсем не используются, или выполняют контрольно-дублирующие функции Для современной экономической информации характерно сочетание избыточности и недостаточности данных Это связано с традиционными методами обработки данных, приводят к дублированию информации, с наличием устаревших данных, недостатком отдельных показателей, необходимых для анализа, в связи с витности, статистике, текущих документантах.

По способу фиксации различают устную и документальную информацию, зафиксированную на бумажных и машинных носителях Запись данных на машинных носителях - необходимое условие следующей автоматизированной обработки информации Запись - это наиб более трудоемкий процесс, на который приходится до 95% всех ошибок Надо учитывать также и то, что на современных предприятиях значительная часть внутренней информации является фиксированной, записанной в базе д аних, а вторую ее часть отражено в традиционных документах, отчетах и ??при необходимости воості вона дополнительно формируется в базе данных Внешняя информация является преимущественно нефиксированной и хранится в печатном виде С развитием информационных служб и средств телекоммуникаций значительную часть внешнего шньои информации можно будет вводить в базу данных предприятия с использованием машинных носителейїв.

По элементам структуры: реквизит, показатель, массив, поток Эта классификация имеет значение для разработки баз и банков данных

Известны и другие схемы классификации экономической информации: по форме представления данных - алфавитная, цифровая, алфавитно-цифровая; за стабильностью движения относительно системы управления: периодическая (регулярная), непериодическая (эпизодическая), одноразовая, за определенными добавляютт ми признаками - например, информация о финансовом состоянии и т.п.; по предмету хозяйственной деятельности - информация о продукции, информация об услугах Эту классификацию можно детализировать до наименований спецификационные номенклатуры

Названные признаки классификации информации является одновременно признаками ее идентификации (кодификации) в случае представления в документальной форме и используются в операциях поиска информации Важнейшими особ бенности экономической информации: динамичность, взаимосвязанный характер, неравномерность возникновения в течение года, дискретность, единство и взаимообусловленность показателей (как предпосылка системног в использования экономической информации в процессе машинной обработки).

Специфическими признаками экономической информации является ее зависимость от объекта управления; преобладание в форме представления данных алфавитно-цифровых знаков; необходима высокая точность результатов вычислений и оформление их в виде, удобном для восприятия человеком; значительное распространение документов как носителей входных данных и результатов обработки, большие объемы обрабатываемой информации, возможность получения зна ческой количества производных данных при обработке тех же показателей по разной методике, постоянное накопление и длительное хранение.

Экономическая информация весьма неоднородна, она имеет сложную схему взаимосвязей отдельных ее видов Разновидностями экономической информации является учетная информация и информация анализа хозяйственной деятельности, которым присущи как общие свойства, так и ряд специфических особенностей

Учетно-аналитическая информация является основой для принятия решений по организации, планированию и регулирования хозяйственной деятельности предприятия Особенности учетной информации зависят от видов учет ку( оперативный, бухгалтерский, статистический) формы бухгалтерского учета ( таблично-автоматизированная, диалоговая, безбумажная) от источников и методов формирования переменной и условно-постоянной информации и алгоритма их машинной обработки

Учетные данные отражают фактическое состояние производственно-хозяйственной деятельности предприятия и является информационной моделью производства Помимо отображения действительного состояния объекта, на учетную информацию покло ладаеться и ретроспективная функция, требующая длительного хранения этой информации (в виде форм бухгалтерской отчетности).

Конечные данные являются результатом решения учетных задач по нахождению сводно-итоговых величин по установленным групувальних признакам, для чего реализуются арифметические и логические операции, опе ерации сортировки информации Качество учетной информации зависит от используемой методологии ее восприятия, систематизации и обобщения, а также от специфических особенностей учетных задач: р озвьязности (всегда расчетным или логическим способами) алгоритмичности; документальности входных и выходных данных, использование тех же данных для формирования различных показателей; информационного связи учетных задач; необходимости накопления данных; регламентации сроков решения задач.

Аналитическая информация отличается от учетной Данные для анализа берут из одного или нескольких видов экономической информации (плановой, учетной, нормативной, прогнозной)

Например, для анализа выполнения плановых заданий используются плановые и учетные данные Факторный анализ ограничивает источники формирования информации для анализа хозяйственной деятельности одним ризновы идом данных Поэтому первичное формирование такой информации зависит от ряда причин, основными из которых следует считать вид анализа хозяйственной деятельности, а также цели анализа и его задачиня.

Аналитическая информация накапливается, сохраняется и используется в соответствии с планами и программами аналитической работы на предприятии согласно определенной организационной формой

Аналитическим расчетам присуще наличие значительного объема логических операций, сочетающихся с арифметическими по сложным алгоритмам Возможность формализованного записи данных способствует использованию ЭВМ для решения аналитических задач К информации, которая используется для анализа хозяйственной деятельности, предъявляются следующие требования:: достоверность, своевременность, полнота, детальность, многоаспектность.

Результаты анализа можно представить также в виде графиков, диаграмм и пр. Для аналитической работы наибольшую значимость имеет процедура математической обработки и последующее использование результатов Аналитического их расчетов в интересах управления В отличие от учетной информации, круг потребителей результатов аналитических расчетов значительно шире и разнообразнее Бухгалтерская и аналитическая информа ия должны быть релевантными, т.е. соответствовать требованиям решения соответствующих функциональных управленческих заданиеань.

Структура экономической информации и средства ее формализованного описания Структурой экономической информации определяется ее строение, виокремлювання тех или иных элементов Эти элементы называются информационными единицами С простых информационных единиц образуются иерархические ни уровне структурного построения информации С точки зрения логики управления и размещения данных на носителях различают логическую и физическую структуры даныних.

Логическая структура (с точки зрения пользователя) является многоуровневой Информационные единицы можно выделить как из низшего, так и высшего уровня Например, для решения экономических задач в порядке укрупнения я (агрегирование) выделяют следующие элементы данных (рис. 52).2):

Рис 52 Элементы данных

Информационная совокупность с минимальным составом реквизитов-признаков и реквизитов-оснований, достаточным, однако, для создания элементарного документа (документооборота строки), образует экономический показатель Показатель х характеризует объект управления из качественного и количественного стороны, имеет название, которое раскрывает его форму, и значение, которое дополняет форму количественно-качественным характеристикам Набор взаимосвязанных данных одной формы (одного названия) со всеми ее значениями - это массив данных, является основной информационной совокупности, которой оперируют в информационных процедурах Совокупность массивов, касающиеся данных той са мои участки управленческой работы, называютть информационным потоком.

Под физической структурой данных понимают соответствующие структурные единицы в зависимости от носителя информации и способа ее фиксации Например, структурной единицей высшего уровня информации на бумажном к Документом является весь комплект документов, все документационное хозяйство объекта управления Единицами нижнего уровня является зона документа, строка, графа, позицииія.

Структура информации для экономического анализа зависит от методологии, таких, в частности принципов, как сравнение величин, агрегирования и дезагрегирования единиц информации, установления информации ийних соотношений между единицами и т п На стадии первичного формирования информации для анализа хозяйственной деятельности задается специфическая структура, которая затем получает соответствующую интерпретацию в производной информацииії.

Производственно-хозяйственная деятельность измеряется многочисленными экономическими показателями, которые образуют соответствующую систему от отбора этих показателей зависит глубина анализа и обоснования выводов и с мер по результатам анализа. Е кономични показатели можно разделить на: количественные и качественные; натуральные, трудовые, стоимостные; абсолютные и относительные, общие и частные; плановые (нормативные) и фактические (отчетные) основные и вспомогательные; вы ихидни и расчетные Использование ЭВМ дает возможность глубокого экономического анализа деятельности предприятий в натуральных показателях.

Каждый показатель системы имеет определенный смысл и значение для анализа Для экономического анализа важно их комплексное использование, которое обеспечивает всестороннее и объективное исследование хозяйственной деятельно те предприятия Количество показателей может меняться из-за их дифференциацию (интеграцию) в зависимости от целей и содержания анализа, глубины изучения соответствующих объектов и процессеів.

Для создания систем обработки аналитической информации особое значение приобретают машинные структуры данных, что связано с размещением массивов данных в памяти ЭВМ Для решения аналитических (экон ских) задач на ЭВМ определены такую ??иерархию данных в порядке возрастания их логической сложности (рис. 53.3).

Рис 53 Иерархия данных для решения экономических задач

По характеру взаимосвязи элементов все структуры данных можно разделить на линейные и иерархические (нелинейные)

Для идентичного отображения данных в процессах обработки информации на различных уровнях управления применяются системы классификации и кодирования, которые формализованы описывают показатели, объекты, явления, процессы В экономическом анализе используется несколько видов классификаторов: локальные, что они предназначены для использования на одном объекте (предприятии, фирме) и которые не выходят за его пределы; то территориальные, региональные или отраслевые, предназначенные для соответствующих объектов, государственные (национальные), разрабатываемых на государственном уровне и, как правило, являются обязательными для использования; международі.

Решение аналитических задач предполагает их сопоставимость, что возможно при наличии единых систем группировок, построенных по единым классификационным признакам С 1994 г. в Украине разработано около в 20-ти национальных статистических классификаций, основанных на принципах методологии международных статистических классификаций (например, «Классификация видов экономической деятельности», «Классификация прод укции и услуг »,« Классификация валют »и др.) В будущем будут созданы системы классификаторов, совместимых на региональном, отраслевом уровнях и на отдельных объектах народного хозяин ства А перспективы расширения производственных и торговых связей с другими странами обуславливают необходимость использования и международных классификатореорів.

Автоматизированная обработка аналитической информации предполагает использование экономических и машинных кодов Экономические коды применяются для представления технико-экономической информации, например, код основног го средства, код материала Машинные коды используются для управления ЭВМ, подачи команд и т д (например, служебные коды ЭВМ) могут быть цифровые, алфавитные, алфавитно-цифровые кодрові коди.

последнее время получили широкое использование штриховые коды, которые на международном уровне применяются в производстве, торговле, для таможенного контроля, статистики, учета Штриховое кодирование способствует автом автоматизированного идентификации и электронному обмену данными, созданию информационной базы для контроля, анализа и управления товарно-денежным оборотом Единственный код товара обеспечивает свободный обмен электрон ной информацией в процессе его производства, складирования, транспортировки, реализацииії.

Совершенствованию экономического анализа способствовать автоматизированное составление первичных документов и интеграция данных, использование экранных форм отображения документов с использованием компьютерных сетей («е электронная почта ».

Взаимосвязь экономического анализа и информации проявляется в том, что в процессе анализа осуществляется контроль за самой информацией, которая, в свою очередь, является основой для проведения анализа

Увеличение потоков внешней и внутренней информации часто приводит к избыточности этой информации, а затем - к необходимости надлежащего ее отбора (фильтрации) В последнее время в странах Запад рекордного Европы, в США, Канаде, Австралии и других странах все большую популярность приобретает так называемый информационный аудит, предусматривающий систематическое изучение использования информации, ресурсов и потока ков, проводится как в отношении пользователей, так и о существующих документов для мониторинга уровня их привлечения для выполнения задач организацииї.

Целесообразность такого направления аудита объясняется необходимостью проверки данных, поступающих в информационную систему, на точность и подлинность с помощью специальных программ, так как всегда сущ ет опасность подделки электронных отчетов или данных Особенностью информационного аудита как раз и является проверка не только обычных документов, но и компьютерных систем, программ и файлев.

Поиск аудиторских доказательств тоже осуществляется электронным способом, ставит высокие требования к квалификации аудитора, его знаний компьютерной техники и программных средств

Информационный аудит отвечает на вопрос: какая информация есть на предприятии и где и кто ею пользуется; какова мера ее полезности; как поддерживать ее и дополнять новой; сколько на это потр рибно времени и денег.

Одной из разновидностей информационного аудита является аудит процессов сбора, обработки, хранения и распределения информации Его результаты устанавливают уровень информационных потребностей системы управления и основны их подразделений предприятия (с учетом разницы в потребностях специалистов и руководителей) определяют соответствие потребностей поставленным целям, степень удовлетворения потребностей; осо-бенности используемых в ментов (первичных, вторичных) и источников их возникновения; достоверность данных, их подлинность, качество и надежность процессов обработки, хранения, передачи информации, адекватность затрат на инф ормацийни процессы, как сравнить с достигнутыми результатами К информационному аудита включают также аудит информационных систем, компьютерный аудит, аудит систем коммуникацийії.

К сожалению, сейчас в Украине информационный аудит используется еще недостаточно Большинство организаций, предприятий, банков полагаются на руководящие организации или провайдеров, мотивируя это нехваткой средств в Но ущерб от нарушений нормального функционирования информационной системы, потери стратегически важной коммерческой информации значительно больше от затрат на обеспечение качественной информацииії.