52 Информационное обеспечение экономического анализа и его структура

Понятие «информационное обеспечение» (С) возникло в связи с развитием автоматизированных систем управления (АСУ) Это динамическая система получения, оценки, хранения и переработки данных, созданная с целью выработки управленческих решений С С можно рассматривать и как процесс обеспечения информацией, и как совокупность форм документов, нормативной базы и реализованных решений по объемам, размещению и формам существования информации, исполь овуеться в информационной системе (ИС) в процессе ее функционированияня.

Процесс обеспечения информации состоит из операций, показанных на рис 54 Сбор данных осуществляется на местах возникновения информации От качества этой операции зависит полнота, достоверность и в оперативная ценность собранного материала Поступление информации к местам обработки выполняется с помощью специальных средств передачи (приема) данных - модемов, факсов, телефонефонів.

Рис 54 Процесс обеспечения экономического анализа надлежащей информацией

Данные для анализа формируются в различных подразделениях предприятия Поэтому, чтобы организовать информационное взаимодействие различных ИС между собой, а также с различными группами пользователей, необходимо решение вязать проблему их информационной совместимостиі.

Создавая С, придерживаетсяю ся следующих принципов: целостность, достоверность, контроль, защита от несанкционированного доступа, единство и гибкость, стандартизация и унификация, адаптивность, минимизация ввода и вывода инф формации (однократность ввода информации, ввода-вывода только изменений) Целостность - это способность данных удовлетворять принцип полного согласования, точности, доступности и достоверности отражает ния реального состояния объекта Объем информации регулируется соотношением «необходимого и достаточного», а также требованиями полноты и достоверности данных Отдельно определяются требования относительно своевременного н адання сведений пользовательскогоеві.

Структура С такова (рис. 55):

Рис 55 Структура информационного обеспечения

Методические и инструктивные материалы ИС анализа - это совокупность государственных стандартов, отраслевых руководящих методических материалов и разработанных проектных решений по созданию и сопровождению ПО

Системы классификации и кодирования - это перечень описаний и систем сопровождения классификаторов технико-экономической информации на экономическом объекте

Эффективность ИС во многом зависит от организации ее информационной базы (ИБ), которая делится на позамашинну и машинную Информация в ней отражает состояние конкретного объекта и внешней среды овища и фиксируется на носителях системы Такие средства регистрации данных обеспечивают связь между информацией и человеком, информации и ЭВМ, человеком и ЭВМ для фиксирования информации в компьютерных система х используются виды носителей (магнитные диски, магнитные ленты, накопители на гибких магнитных дисках, компакт-дискики).

Позамашинна ИБ - это часть анализа, которая состоит из совокупности сообщений сигналов и документов, выполненных в форме, воспринимаемой человеком без применения средств вычислительной техники

В состав позамашиннои ИБ анализа входят нормативно-справочные документы, документы с плановой, учетной и другой информации, необходимой для создания и функционирования всей системы Для обеспечь ния функций управления используют также аналитическую входную информацию в виде видеограмм (видеокадров) и машинограмм Часть машинограмм далее может использоваться и как носитель исходной информа ции для пополнения или корректировки машинной ИБ (особенно тогда, когда первичные документы печатаются и частично заполняются с помощью ЭВММ).

Организация позамашиннои ИБ объекта предполагает изучение и анализ информационных потоков, состав документации, особенностей создаваемой технологии автоматизированной обработки информации

Позамашинна информационная база должна обеспечить надлежащую эффективность регистрации и передачи информации; одноразовость и независимость от используемых информационных задач и специалистов по вве едение данных; достоверность и точность данных; своевременность и полноту поступления данных для обработки, возможность устранения чрезмерно информации на носителе

Основным (даже в условиях значительного распространения магнитных носителей информации и использования электронной почты) носителем позамашиннои информационной базы экономической информации первичный документ Это пояс ется прежде всего тем, что в бумажных документах легко проставить соответствующие подписи, они имеют силу и длительное время могут храниться без опасности потерять зафиксированную в них информации й (в отличие от магнитных) Но они имеют небольшую информационную емкость, требуют значительных затрат дефицитного бумаги, приспособленные для автоматизированного ввода информации в ЭВМ, является неудобным и для поиска и группировки информацииії.

Оптимизация позамашиннои информационной базы заключается не только в совершенствовании носителей информации, но и в рационализации документооборота, т.е. в уменьшении количества документов, сокращении времени на их прави ормлення, передачи и поиск, в устранении промежуточных документов и дублирование, формировании их в электронной форме на машинных носителях, в разработке эффективной схемы документооборота К основным формам документации тообигу видносять.

• По технике выполнения: ручную, электронную, смешанную
• По централизацией документооборота: централизованную, частично централизованную и децентрализованную

Массивы машинной ИБ могут быть локальными, сформированными преимущественно для решения отдельной задачи, и интегрированными в виде базы данных (БД) Интегрированные массивы позволяют избавиться характерного для локальных массивов дублирования и возможной несогласованности данных, значительно облегчающих внесение изменений в данные, обеспечивают коллективное пользование независимыми программными продуктами, способствуют существенному снижению затрат на Су-провод информационной бази.

Различают нормативно-справочные, оперативные и другие виды массивов машинной информационной базы нормативно-справочные массивы содержат относительно стабильны в течение длительного времени данные, которыми пользующиеся ься для решения задач на ЭВМ (наименования различных объектов, нормы выработки, цены на материалы).

Оперативные массивы включают регулярно изменяемые данные, поступающие в процессе хозяйствования (поступление основных средств, ежемесячное начисление заработной платы и т.д.) Другие массивов можно отн нести временные массивы, формируются в процессе решения задач, массивы с исходными данными для последующей печатия.

Носителей машинной информационной базы можно разделить на следующие классы: магнитные, лазерные, комбинированные

Одним из главных компонентов информационного обеспечения являются автоматизированные банки данных (АБД) Они выполняют следующие функции: ввод, накопление, хранение, обновление, интегрированная обработка и вида авання информации в любой комбинации для решения регламентных задач и информационно-справочного обслуживания пользователей Особенностью АБД является повышение эффективности функционирования информ радиационной технологий за счет рациональной организации и использования данных в процессе их обработки почвыки.

Основными требованиями к АБД являются: многократное использование данных при однократном их ввода в систему; минимальное дублирование, возможность расширения и обновления, быстрый доступ к данным и их защиту т, интеграция данных для использования на различных уровнях управления В состав АБД входят базы данных (БД) и системы управления базами данных (СУБД).

зависимости от технологических режимов использования данных различают фонд и архив данных БД используется многими потребителями (пользователями) и обеспечивает независимость данных от прикладных программ м При работе с БД формируется информация об источниках информации, форматы и взаимосвязь данных, сведения о частоте возникновения и характер использования данных Эта информация создает базу данных пр в сами данные и называется словарем даныних.

Пользователями БД могут быть отдельные физические лица или приложения Инструментом, который обеспечивает систему связи (интерфейс) пользователей и приложений с этими данными, является СУБД - основа программных средств АБД К ее основным функциям относят организацию массивов в памяти ЭВМ и на машинных накопителях; установление связи между базами данных, восстановление (корректировка) БД, логический защита данных, защита секретности данных тощщо.