53 Компьютерные технологии аналитических работ

Классификация средств автоматизации К методике экономического анализа в условиях автоматизации предъявляются следующие требования: системность, комплексность, оперативность, точность, прогрессивность, динамичность Аналитический процесс с использованием ПЭВМ можно изобразить в следующей последовательности: постановка задачи и ее формализованное описание; накопления информации; обработка информации, анализ, использование результ татнои информацииї.

Постановка задачи - это этап, на котором определяют сущность аналитической задачи, требования к регламенту решения, в исходных данных и конкретных результатов В описании алгоритма решения задачи выделяют такі подразделения: информация, используемая; исходная информация; математическое описание, собственно алгоритм решения

Формализованное описание задач анализа базируется на единых принципах построения условных обозначений показателей Он облегчает следующую алгоритмизации и программирования для ПЭВМ; четко определяет действительную потребность в в исходных данных для анализа; устраняет дублирование аналитических задач, облегчает группировку их в блоки для одновременной обработки Аналитическая задача в формализованном виде является объектом экономико-математически го моделирования Постановка задачи и ее формализованное описание позволяют определиться с выбором информационной базы, исходных данных для анализазу.

Технологические средства автоматизации аналитических работ делятся на инструментальные и коммуникационные многоаспектность анализа определяет разнородность инструментальных средств, которые можно разделить на а функциональные, обеспечивающие и вспомогі.

К функциональным относят аналитические задачи Инструментальные средства решения этих задач подразделяются на: средства ввода аналитической информации, средства обеспечения информационно-поисковых работ;, средства поддержки принятия решений Для введения аналитической информации пользуются инструментальными средствами, которые предусматривают контроль и корректировка первичной и вторичной информацииії.

Информационно-поисковые средства обеспечивают аналитические задачи документами, содержащими необходимую информацию и способствуют формированию запросов к базам данных и отображению результатов их выполнения Каждая п событие (явление) сначала фиксируется в соответствующих документах, а затем становится объектом хранения или поиска в информационно-поисковых системах (ИПС).

Средства поддержки принятия решений делают установление зависимости между различными факторами и получения новых знаний, обеспечивают гибкий доступ к базе моделей, их обновления и модификации ОС сновные целью внедрения систем поддержки принятия решений (СППР) является оказание помощи в выяснении проблемы, которую следует решить, и при анализе решений Для таких систем необходим более широкий диапазон источников информации, которую берут с внешней и внутр реннего сред Обычные, ориентированные на бухгалтерский учет, данные дополняются текстовой информацией, материалами систем автоматизированного проектирования изделий и технологий, автоматизированного водоворот обництва Пользователь может настраивать БД соответствующих личным требованиямми.

В бухгалтерском учете СППР связанные с производством и учетом товарно-материальных запасов, их физическим распределением

Используются специальные системы планирования ресурсов предприятия (например, ERP - Enterprise Resource Planning - системы планирования ресурсов предприятия) или специализированные системы д для ведения бухгалтерского учета, работы с договорами, систем управления базами данных о клиентах, а также о состоянии платежей, осуществления статистики и учета.

Наиболее типичными СППР является «Симплан» - для корпоративного планирования, «Прожектор» - финансового планирования, «Экспресс» - маркетинга, финансов, «BIS» - управление бюджетом

Современные предприятия используют технологии управления знаниями (КМ - knowledge management), которые представляют собой совокупность инструментальных средств, предназначенных для хранения и извлечения знаний ь Эти инструменты обеспечивают анализ рынка и оценку возможностей в различных сферах, для принятия оптимальных решений, ориентации описания продукта, организации производства, повышение эффективности деятельно сти по продажаму.

Экспертные системы (ЭС) базируются на обобщении знаний экспертов по определенной (узкой) предметной области с помощью ЭВМ и последующем их использовании для решения проблем в данной области и ЕС базируются на обработке знаний, а не данных, как в системах обработки данных Поэтому и исходная информация является текстовой, поданной в виде интеллектуальной советы, а не в виде таблиц на машино-и видеог раммі.

Обеспечительные и вспомогательные инструментальные средства способствуют подготовке дополнительной информации, созданию комфортных условий для работы аналитиков Коммуникационные средства влияют на эффективность исполь истання инструментальных средств Поскольку экономический анализ базируется на сборе, систематизации и обработке данных, поступающих из различных информационных источников, возникает необходимость в использовании сетям (локальных, региональных, глобальных) для получения и отправки информационных материалов Коммуникационные средства обеспечивают пользователю доступ к персональной базы данных, создает ется и ведется непосредственно пользователем баз данных других локальных пользователей; интегрированной базы данных предприятия; альтернативных баз данных, внешних относительно данного предприятия и таких, что ис рых независимо от негоого.

Технология обработки аналитической информации Важным для работы аналитиков является принцип построения информационной системы предприятия: с «ручной», механизированной или автоматизированной обработкой информации

Уровень автоматизации обработки информации на предприятии может быть очень разным: все расчеты выполняются «вручную»; автоматизировано отдельные виды работ (автономные АРМ специалистов) АРМ специалистов в отделов объединены в локальные вычислительные сети (ЛВС) существует автоматизированная система управления предприятием (АСУП), которая объединяет все локальные сети АРМ специалистов и образует единый информации йний пространство; имеется корпоративная информационная система, объединяющая в единое информационное пространство информационную систему головного предприятия и его филиалов, дочерних предприятий, расположенных в рез них регионах страны и за рубежом.

Компьютеры в сети можно использовать двумя способами: либо как файл-серверы, предоставляющие для коллективного пользования абонентам сети свой винчестер, на котором размещена база данных, или как рабочие станции, которые не предусматривают доступа к данным других абонентов Рабочая станция может не иметь своего винчестера или устройства дискет, но может использовать материалы, находящиеся на файловых серверах

Для обработки данных в сети используют две технологии: клиент-сервер и файл-сервер Они предусматривают размещение на сервере распределенной базы, доступ к данным которой осуществляется с клиентских ю ашин.

По файл-серверной технологии на сервере размещают программное обеспечение для поддержки работы сети и файлы базы данных на рабочих станциях (компьютерах пользователей) сохраняется все прикладное программное обеспечение Технолит логияя клиент-сервер предусматривает размещение прикладного программного обеспечения на рабочей станции и отдельных его компонентов на сервере

Различают два типа распределенных систем, которые используют архитектуру клиент-сервер:

1 Многие клиенты / один сервер, когда вся база хранится на одном сервере, а управление доступом к данным клиентов ограничивается управлением процессами блокировки и управления буферами клиентов Управление БД централизованное

2 Многие клиенты / много серверов, когда база данных размещается на нескольких серверах, и для выполнения запросов пользователей необходимо взаимодействие серверов Каждая машина пользователя имеет свой сервер, и на него направляются запросы пользова стувача (как и при работе с централизованной базой) Взаимодействие серверов во время выполнения запроса является прозрачной для пользователяа.

Архитектура клиент-сервер является популярной, и большинство современных СУБД ориентированы именно на эту технологию распределенной обработки данных

Наиболее эффективной организационной формой использования ПЭВМ является создание на их базе автоматизированных рабочих мест (АРМ) бухгалтеров, экономистов, аналитиков и других специалистов АРМ аналитика - ц это профессионально ориентированная имела вычислительная система, предназначенная для автоматизации работы по анализу хозяйственной деятельности предприятийа.

Автоматизированное решения аналитических задач осуществляется на базе комплекса программных средств (ПС) Базовыми ПО для создания АРМ аналитика является табличные процессоры текстовые процессоры и текстовые редакторы, программные средства для автоматизации работ по созданию баз данных, поиска информации для подготовки различных документов (системы управления базами данных - СУБД) распространенным программным продуктом является программа электронных таблиц - Excel, которая функционирует в среде операционной системы Windows.

Формирование баз данных для аналитических расчетов - это очень сложный процесс Рациональное группировки и обработку первичной информации на крупных предприятиях, как правило, возлагают на профессионала-п программиста Пользователь определяет, какая конкретная информация и которой БД должна быть использована, как ее сгруппировать; которую исходную информацию, в каком виде и по какому алгоритму нужно получитьти.

Сбор, регистрация внешней информации и формирование базы данных происходят по следующим направлениям:

• сбора данных в виде бумажных документов и формирование их в электронной форме;
• сбора данных (текстовых или структурированных) на машинных носителях, которые распространяются специальными службами Они перезаписываются в базу данных предприятия и поддерживаются в актуальном ном состоянии;
• использования компьютерных сетей, баз и банков данных специального назначения (МИР, RELCOM Ukraine, Internet) для автоматизированного формирования базы данных предприятия внешней статистической и ко омерцийнои информации, результатов аналитических ис.

Сложившаяся на разных уровнях внутренняя информация может накапливаться в центральной (интегрированной) базе данных на файл-сервере или храниться в базах данных соответствующих АРМ специалистов (распределенные Б БД) Данные используются многими специалистами для выполнения функций управления Они позволяют всесторонне проанализировать производственную, снабженческо-сбытовую и финансовую деятельностьь.

Локальные вычислительные сети АРМ специалистов могут формировать внутреннюю информацию на 3-х уровнях:

1-й уровень - формируются фактические данные о ходе производства (АРМ в цехах и участках), о наличии и движении товаров, материально-технических ресурсов на складах (АРМ кладовщика);

2-й уровень - формирование данных по планированию и анализа производственных процессов (АРМ производственного отдела) по планированию ассортимента товаров (АРМ в плановом отделе) формирование данных об обеспечении материально-т техническими ресурсами (АРМ в отделе материально-технического снабжения), о конструкторско-технологические параметры и характеристики товаров (АРМ отдела главного механика, главного энергетика); а также сбора и агрегирования информации на АРМ бухгалтеров (учет продажи товаров и расчеты за них, учет затрат на производство и себестоимость товаров)

3-й уровень - АРМ директора и других руководителей Формируется директивная информация, отражающая текущие и перспективные планы развития предприятия

Локальная база данных специалистов аналитической службы, кроме разносторонней информации, предназначенной для решения аналитических задач, может включать и другую информацию Перечень и содержание файлов БД определяется аеться вариантами организации БД, количеством АРМ специалистов на предприятии, содержанием и методами решения задач, особенностями производства.

Локальная база данных может включать: базы данных, базы моделей, СУБД и системы управления базами моделей (СУБМ) с использованием СППР; базы знаний и программные средства экспертных систем, информационные сх ховища, т.е. интегрированные, предметно ориентированные базы данных, которые длительное время сохраняются (ИПС.

Сейчас в Украине распространено такие программно-технологические комплексы, как ГАЛАКТИКА, R / 3, БЭСТ-Ф, базирующихся на идеологии АСУ и предусматривают модули анализа финансовой и хозяйственной деятельности

Еще недавно большинство отечественных предприятий процесс совершенствования управления производством осуществляла независимо от автоматизированных систем автоматизировавшиеся функции только отдельных структурных под дроздилив Теперь основное внимание уделяется созданию сквозных компьютерных систем, обеспечивающих комплексность и интегрированность функций управления, ориентируются на оперативное формирование ва тов решений для руководствва.

Однако функциональный подход к построению ИС часто приводил к тому, что необходимая информация в компьютерных системах была, но проанализировать ее руководство предприятия не могло, поскольку основные пользователи такой информации - это специалисты предприятия и руководители среднего звена К высшему уровню руководства поступала информация в виде громоздких сводок, сложных таблиц, непригодных для оперативного анализа и принятия решений Бухгалтерская информация лишь констатировала факты о работе предприятия за прошедший период (с опозданием почти на месяц) и не давала подробных опер ативно данных, необходимых для целей текущего и стратегического управленя.

Понятно, что сейчас главное внимание нужно направить на развитие информационных систем на предприятии и создание в будущем корпоративных информационных сетей (Intranet), которые объединят все имеющиеся и компьютеры предприятия, разнообразное программное обеспечение и базы данных в единую систему Эта система позволит быстрое нахождение необходимой информации, где бы она в данный момент не сохранялась В основу ее функционирования положена Web-технологию Intranet - это своеобразная индивидуальная система Internet, которая использует инфраструктуру и стандарты Internet World Wide Web, но защищена от н есанкционованого доступа с открытой сети Internenet.

Новые технологии требуют новых организационных структур Нужна гармонизация компьютерных технологий и технологий организации бизнеса Корпоративные информационные системы (КИС) для крупного предприятия является мощным современным инструментом, что позволяет решать такие сложные задачи, как управление себестоимостью продукции, создание интегрированной системы сквозного моделирования вания - проектирование производства, информационное обеспечение всех уровней управле.

Функционирование КИС позволяет аналитическим работникам: оперативно и в полном объеме использовать информацию о ходе производственного процесса, о материальных, финансовых, энергетические потоки и расходов ты о запасах сырья и материалов; пользоваться в режиме реального времени всей накопленной информации в едином информационном пространстве предприятий.

В мировой практике процесс создания таких систем делят соответственно к двум направлениям использования информационных технологий в деятельности предприятия: 1) приспособление компьютерных интегрированных х функционально-информационно-стоимостных моделей деятельности предприятия для анализа существующих технологий реализации бизнес-процессов, 2) проектирование информационной корпоративной системы с коренным р еорганизациею существующих бизнес-процессе.

Компьютерное моделирование позволяет: формирование информации для более глубокого анализа, четкое понимание процессов, которые происходят в структурных подразделениях, и отказ от интуитивных методов, резу ультаты которых бывает трудно предсказать, выявления слишком дорогих функций, которые не оправдывают затраченных средств, проведение оперативного анализа деятельности структурных подразделений, оценку информац ийних потоков, документооборота и эффективности применения компьютерной техники, изучение самых прибыльных функций, обеспечивающих стратегические преимуществ.

На практике применяют два подхода к разработке единой информационной корпоративной системы крупного предприятия: покупка и внедрение готовой информационной системы, разработанной соответствующей е Известная фирмой, проектирование и внедрение единой сквозной интегрированной системы собственными силами

Разработки зарубежных специализированных фирм отвечают современным требованиям, но их стоимость для крупных предприятий часто составляет десятки миллионов долларов Кроме того, они требуют длительного время су внедрения (от 3 до 5 лет) и жесткой перестройки планов под требования системы Собственные разработки корпоративных информационных систем значительноно дешевле, но предусматривают обязательное наличие высококвалифицированных специалистов

Основная задача КИС - минимизация связей и дублирующих функций, рационализация информационных потоков и доступа к необходимой информации, сосредоточенной в базах данных, с любого рабочего места, в оборудованного персональным компьютером, обеспечения достоверности данных по информационного обмена не только внутри предприятия, но и за выход на внешних бизнес-партнеров, обеспечение высокого уровня надежности информации при работе в режиме 365? 2.

В КИС используется новый подход к построению вычислительных сетей: сети должны легко приспосабливаться к неизбежным в условиях рынка изменений структуры управления КИС - это не механическое объединение ЛО ОМ, а полностью новое творение, выполненный с применением высоконадежной кабельной системы и обладающий способностью к развитию и обеспечивает высокоскоростные каналы доступа к серверам Напомним, что локальная сеть охватывает незначительное количество компьютеров в пределах одного подразделения Информационные связи между подразделениями реализуются преимущественно простым переносом дискекет.

В рамках КИС предполагается повсеместный переход к унифицированным программных средств, позволяющих общения отдельных блоков на одном языке и имеют широкие возможности для защиты информации от разрушения рования, потерь и искажений Для обеспечения ускоренного сбора информации все подразделения охватываются электронной почте с последующим оборудованием высокоскоростными линиями связи и созданием ц Энтри администрирования мереж.

КИС предполагает компьютеризацию процесса технологической подготовки производства, за счет чего сокращаются циклы проектирования и создается электронная коллективная база данных состава изделий, подетал ных материальных нормативов и маршрутов и т.д. Конструкторы могут из базы данных выбирать часто применяемую информацию и легко применять в том или ином заказе, сокращающий цикл жив отовкы документев.

В зарубежных компаниях сотрудники создают Web-страницы, а затем делятся деталями своих проектов с коллегами из других отделов Наличие Web-страницы на внутреннем Web-сервере в специалиста компании позволяет его отдела проводить оперативные совещания в режиме on-line, то есть непосредственно по компьютеру.

Компьютерная система обеспечивает сокращение издержек производства за счет автоматизации нормирования, учета, контроля и регулирования затрат материальных и трудовых ресурсов для повышения культуры труда ускорения прохождения заказов, сокращение срока выдачи документации в производств.

Важнейшим компонентом КИС является обеспечение реального доступа к мировым компьютерных систем через Internet, использование практически неограниченных ресурсов и возможностей последнего для улучшения д деятельности крупного предприятия и как канала связи для передачи деловых сообщений партнера.

В мировой практике используется технология электронного обмена деловой информацией стандартом ООН - ЭДИФАКТ, регламентирующий засадные принципы обмена деловыми данными между различными участниками хозяйственных связей в сфере коммерческой деятельности (производственными предприятиями, торгово-посредническими и организациями, банками, страховыми компаниями и т. д) Крупнейшими центрами распространения технологии ЭДИФАКТ в Европе есть є СИТПРО в Англии, ЕДИФРАНС во Франции, ДЕНИШПРО в Дании.

Язык ЭДИФАКТ позволяет с помощью элементов стандартных информационных сообщений составлять описание и формировать электронную версию любого применяемого в коммерческой практике документа; передал ваты его в закодированном виде телекоммуникационными сетями с обеспечением конфиденциальности коммерческой информации Сформированный, например, на русском языке документ, легко транслируется русск им получателям, а также легко переводится на все европейские языки для зарубежных партнеров На месте назначения с помощью специальных программных средств ЭДИФАКТ-сообщение разворачиваются в обычную форму стандартного бумажного документа Запоминающие устройства сети (серверы) обязательно фиксируют факт передачи таких документов, гарантируя ответственность каждого партнера по св й посланиемння.

Internet используется для получения электронных версий журналов, научно-технической информации, новых версий программного обеспечения, проведение телеконференций Глобальная сеть способствует распространению нию новых технологий в производстве и информатизации, дает возможность размещения рекламы своей продукции, возможность поиска новых заказчиковв.

В рекламных целях крупные предприятия разрабатывают соответствующие Web-страницы, через Internet исследуют конкурентов и анализируют рынок сбыта Internet формирует новый уровень корпоративного мышления дл благодарности системному анализу информации о недостатках и предпочтения потребителей и конкурентов, более реальной оценки спроса на производимую продукциию.

Использование электронных таблиц в аналитических расчетах Наиболее эффективно использование АРМ в работе аналитиков, но следует учитывать, что не все предприятия оборудованы электронно-вычислительной техникой, средствами коммуникации, образуют единую в вычислительную сеть аналитического обеспечения хозяйственной деятельности предприятия В таком случае специалист может автоматизировать аналитические расчеты с помощью специальных программных средств - электронных таблиць.

Первые такие программы появились вместе с первыми персональными компьютерами В начале 1980-х гг выпуск программы SuperCalc сформировал основные принципы электронных таблиц, с помощью которых выполняют не только автоматические расчеты, но и моделируют реальные ситуации, оценивают полученные результатти.

популярным средством управления электронными таблицами является программа Microsoft Excel, рассчитанной на работу с операционными системами Windows-95 и Windows-98 Обычно используют версии MS Excel-95 и MS Excel-97 Засадные принципы работы с ними почти одинаковы, поэтому дальше принимать имемо общий срок Exceel.

Электронная таблица - это интерактивная программа, которая состоит из набора строк и столбцов (граф), изображенных на экране в специальном окне Место на пересечении строки и столбца называется воротник звездой В ячейке может быть помещено число, текст или формула, с помощью которой осуществляются расчеты, относящиеся к одному или нескольким ячеек Ячейки можно копировать, перемещать, а также сми вать их содержание За изменения содержимого ячейки выполняется автоматический перерасчет содержания всех ячеек, которые используют в формулах ячейку, меняется На основе групп ячеек создают диаграммы сводные таблицы и карткарти.

Каждый документ в Excel - это набор таблиц или так называемая рабочая книга, которая состоит из одного или нескольких рабочих листов, каждый из которых имеет название При необходимости рабочая книга может содержать десятки и даже сотни рабочих листов Подробное изложение идей и техники этой программы можно найти во многих литературных дж Жерела, посвященных рассмотрению программы Excel Мы основное внимание уделять дальше особенностям использования электронных таблиц в аналитических расчетамках.

Для успешного построения аналитических таблиц выполнения расчетов обязательно нужно знать основы бухгалтерского учета, поскольку именно в учете формируется 60% информации, используемой дл ля принятия управленческих реішень.

Бухгалтерский баланс и финансовая отчетность не догма, а, прежде всего, указатель направления, и каждый пользователь использует их для своих целей Это означает, что информацию можно дополнить соответствующими показателями, которые помогали принимать решения Можно выбрать и уровень детализации Простая смена способа представления данных или дополнительный уровень детализации часто очень облегчают понимание сути дела Сл ид учитывать то, что Excel позволяет передачи данных в соответствующие таблицы из базы даныаних.

Существуют различные способы представления финансового отчета Каждый из них определяется спецификой деятельности конкретного предприятия Применяются и стандартные формы финансовых отчетов, но они не достаточно универсальны для того, чтобы их можно было приспособить к любым требованиям Для вы ибору формы финансового отчета решающим является направление деятельности предприятия и способ использования даныих.

В отличие от финансового отчета бухгалтерский отчет имеет только стандартную форму Первая часть баланса описывает активы предприятия, которые подразделяются на текущие, фиксированные и другие Во второй части п суммируются пассивы предприятия и собственный каал.

Товарно-материальные запасы часто является основным текущим активом предприятия и в значительной степени влияют на размер его собственного капитала и показатели рентабельности Для определения стоимости товарно-мате ериальних запасов используется один из трех основных методов: точное определение, средняя стоимость; FIFО и LIFO Все эти методы подробно изучаются в курсе бухгалтерского учета, а для расчета ов в Excel предусмотрены соответствующие инструменты и функции Принято считать, что из года в год используются те же методы оценки и учета товарно-материальных запасесів.

Excel делает установки структурных взаимоотношений между такими инструментами бухгалтерского учета, как счета, Главный журнал и Главная книга, т.е. обработку потока информации о доходах, расходы и доходы с помощью рабочих книг и листов Excel и макросов Visual Basic for Application (VBA.

Денежные средства - наиболее ликвидный из всех активов, поэтому руководство должно всегда иметь сведения о том, сколько денежных средств в наличии на предприятии, и об их движении С помощью элект тронных таблиц Excel можно в кассовой книге отразить информацию, представленную в финансовом и балансовом отчетах.

Анализ движения денежных средств является сложной задачей Существует множество операций, которые необходимо включать в исследование: суммы налогов, долги накапливаются, выпуск ценных бумаг, выплата дивидендов, погаше ения долгосрочных кредитов тощо.

Для проведения аналитических расчетов формируют соответствующие таблицы, данные для которых можно импортировать из бухгалтерской и финансовой отчетности, которые уже подготовлены в одной из рабочих книг, а так также с сложившейся базы данных внешней информации.

Вопросы для самопроверки

1 Сущность информации и ее роль в аналитическом исследовании

2 Какие основные требования предъявляются к аналитической информации?

3 Источники аналитической информации и особенности их формирования и использования в условиях автоматизированной обработки данных

4 В чем разница между внутренними и внешними источниками аналитической информации?

5 Что такое информационное обеспечение?

6 Что такое позамашинна информационная база?

7 Что такое машинная информационная база?

8 АБД и их использование в экономическом анализе

9 Понятие распределенной базы данных и особенности работы с ней

10 Что такое АРМ и как его используют в аналитических работах?

11 Корпоративные информационные системы и их значение для формирования информационной базы экономического анализа