<< Содержание < Предыдущая
364 Виды графиков
Различают индивидуальные (на каждый носитель) и сводные (на группу носителей) носители учетной информации.
Во всех случаях для организации движения носителей учетной информации целесообразно применять графики табличной формы Построение и структура графиков зависят от их вида В индивидуальных (подокументно) графиках фиксируют: по подлежащим - виды работ, за сказуемым - службы, структурные подразделения (должности лиц, дол ны выполнять ту или иную работу), сроки выполнения и некоторые другие характеристики Такие графики называют оперограмму или документограмамы (табл. 38 3.8).
Как видно из табл 38, в технологической последовательности создания и использования первичного документа показано все работы, выполняемые с начала составления документа к передаче его в архив Такая ф форма графика позволяет определить продолжительность составления документа в часах, днях, ответственных лиц и характер работоти.
Когда документы составляют в нескольких экземплярах, в графике указывают, какой экземпляр документа следует передать в бухгалтерию и каков порядок его обработки
Таблица 38
оперограмму (ДОКУМЕНТОГРАМА) ТРЕБОВАНИЯ НА ПОЛУЧЕНИЕ МАТЕРИАЛОВ СО СКЛАДА
з Сводные графики движения носителей учетной информации начно отличаются от индивидуальных У них планируют только важнейшие пути передвижения документов от оперативных работников в бухгалтерию, к передаче в архив В этих графиках не отражается ують порядок составления документа Сводные графики подразделяют: по темам (поступление материалов, отпуск материалов), по топологической признаку (учет труда и его оплаты, учет основных средств может что), по хозяйству в целом Например, сводные графики по учету материалов - это таблицы, где в подлежащем указано название всех первичных документов, из которых определяют операции, а в сказуемом - службы, с труктурни подразделения, лиц, которые будут работать над документом, сроки обработки (передача), виды процессов обработки (табл. 39. 3.9).
Табл 39
СВОДНЫЙ ГРАФИК ДВИЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ПО УЧЕТУ МАТЕРИАЛОВ
|
Название первичного документа
|
Составление и передача документа
|
Исполнитель или пользователь данных
|
Поступление документа в бухгалтерию, обработка и обобщение
|
|
Ответственный
|
Срок передачи
|
Служба, принимает документ
|
Операции над документом
|
Кому и когда передают
|
Время приема документа
|
Обработка документа и обобщения данных
|
Кому и в какие сроки подают документы
|
|
Счет поставщика
|
Кассир ежедневно
|
В день получения в банке
|
Отдел материально-технического обеспечения
|
Контроль-акцепт
|
Бухгалтерии
|
Ежедневно до 1600
|
Оплата или подготовка отказа от оплаты
|
На второй день после получения заведующему состав
|
|
Приходный ордер
|
Кладовщик в момент поступления
|
Каждый 5, 10, 15 числа
|
То же
|
Контроль плана обеспечения
|
Бухгалтерии 6, 11, 16 числа
|
Ежедневно до 1700
|
Контроль по содержанию, ценами
|
Вычислительном центра, не позднее второго дня после получения
|
|
лимитно-заборная карта
|
Кладовщик в момент отпуска
|
Каждый 11 21 1 числа
|
Отдел материально-технического обеспечения
|
Контроль по лимитам выдачи
|
То же
|
Ежедневно до 1700
|
Запись в учетные реестры
|
В текущий архив, 6 числа каждого месяца
|
|
Разовые требования на выдачу материалов и др.
|
То же
|
16 и 30 числа
|
То же
|
То же
|
»
|
Ежедневно до 1600
|
То же
|
То же
|
Отдельную группу сводных графиков составляют сетевые графики (рис. 33)
Рис 33 Сетевой график работы по составлению квартальной отчетности
Для организации документооборота в целом в топологическом отделе разрабатывают графики, где за каждым носителем учетной информации (документом) показывают весь путь их движения (табл. 310)
Таблица 310
оперограмму (ДОКУМЕНТОГРАМА) НАКЛАДНОИНА ПЕРЕМЕЩЕНИЕ МАТЕРИАЛОВ НА ПРЕДПРИЯТИИ
| № п / п |
Содержание работы по составлению, обработки и перемещения
|
Время на составление или перемещение
|
Место составления или перемещение
|
Ответственное лицо
|
Время на составление или перемещения, мин
|
|
1
|
Заполнение реквизитов (название материалов, номенклатурный номер, учетная цена и т.д.)
|
За день до передачи
|
Состав, который передает
|
Заведующий складом
|
30
|
|
2
|
Отпуск материалов со склада
|
То же
|
То же
|
То же
|
—
|
|
3
|
Учет отпуска материалов в карточке
|
В день отпуска
|
»
|
»
|
10
|
|
4
|
Запись накладной в реестр
|
То же
|
»
|
»
|
10
|
|
5
|
Получение материалов на склад
|
В день получения
|
Состав, который получает
|
»
|
—
|
|
6
|
Оприходование материалов
|
В день получения
|
То же
|
Заведующий складом
|
10
|
|
7
|
Учет материалов в карточке
|
То же
|
»
|
То же
|
10
|
|
8
|
Запись накладной в реестр
|
»
|
»
|
»
|
10
|
|
9
|
Передача в архив
|
После полного использования
|
Бухгалтерия
|
Старший бухгалтер сектора учета материалов
|
20
|
Некоторые особенности имеет планирование движения первичных документов в условиях обработки их на вычислительных машинах При этом документы сначала поступают в бухгалтерию по признакам принадлежности (в соответствующий сектор, группу, отдел), а далее - на обработку на машиносчетных устаноу.
Документы, которые передают на обработку на машины, регистрируют в специальном журнале, к ним добавляют сопроводительные ярлыки, в отдельных случаях с согласия главного бухгалтера документы по специальному граф графику передают непосредственно на машиносчетных установку После машинной обработки эти документы сдаются в бухгалтерию вместе с машинограммыи.
В условиях применения ПК и АРМ бухгалтера процедуры машинной обработки значительно упрощаются, поскольку процессы непосредственно бухгалтерской и машинной обработки объединяют
На каждом этапе учетного процесса организация движения носителей учетной информации имеет свои особенности на этапе первичного учета - это образование первичного документа, текущего - организация движения первичных документов по графикам и документопотоков На этапе итогового учета (обобщение) особенности движения носителей учетной информации определяются характером показателей, формируются в р изних таблицах отчетноститі.
|
Бухгалтерский учет, аудит