363 Организация движения материальных носителей учетной информации

Наиболее распространенным является графический метод организации движения носителей информации Однако в отдельных случаях применяется также описувальний (текстуальное) метод.

Форма графика не регламентирована Порядок составления графиков и объем характеристик в каждом конкретном случае определяют организаторы, проектировщики часто в графиках фиксируют только осно жи характеристики движения, которые обеспечивают выполнение учетного процесса и плановость в работе исполнителей, сроки передачи (сдачи) документов, лица или структурные подразделения, отвечающие за передачу (сдача) документа и соблюдение сроков В отдельных случаях характеристики движения конкретизируют Например, указывают не только должности исполнителей, но и их фамилии, а сроки могут бы ути конкретизированы не только в днях, но и часам, а иногда в минутах Во всех случаях устанавливают точные сроки выполнения раробіт.

Рациональная организация движения носителей учетной информации предполагает минимизацию времени на обработку на каждой операции, на каждом рабочем месте и в целом по обработке документа

Время на обработку определяют по типовым нормам времени, хронометражем, на основании опыта и другими методами

Сроки, последовательность движения и обработку документов целесообразно планировать в структурных и индивидуальных графиках работы исполнителей

При планировании движения носителей учетной информации особое внимание уделяется вопросу передачи документа от одного исполнителя другому Это один из важных моментов не только самого графика, но и об этом едуры установления нормальных психологических отношений в коллективе, поскольку регламентируется, кто кому должен передать Конкретизируют при этом и способ передачи по различным каналам связи (почта, т елефон, телеграф, телетайп и т.д.о).