365 Особенности организации технологии учетного процесса на разных этапах

1 Первичный учет

Организация движения документов на этапе первичного учета требует установление рациональной последовательности создания их, минимизации затрат и времени на этот процесс

Для этого необходимо: определить перечень работ, которые следует выполнить от первой до последней операции над документом к созданию его как полноправного носителя учетной информации;

состав лиц, ответственных за достоверное и своевременное составление того или иного документа и каждой операции;

время работы над документом от первой до последней операции;

технические средства, с помощью которых могут быть выполнены те или иные операции над документом;

способ и время передачи документа от одного исполнителя другому, с одной операции на другую;

ответственных лиц за своевременное передачи документа в процессе документооборота

Длительность составления документа должна быть минимальной для этого необходимо ограничить количество лиц, участвующих в составлении того или иного документа, и установить рациональную помета овнисть составление графика движениеу.

Рациональная организация движения документов предусматривает установление максимально коротких отрезков времени на их передачу и обработку;

определение конкретных сроков передачи документа от исполнителя к исполнителю, от одного сектора учета на другой, от бухгалтерии до вычислительного центра и т.п.

На каждый документ составляют оперограму или документограму (табл. 311)

Таблица 311

оперограмму (ДОКУМЕНТОГРАМА) НАКЛАДНОЙ НА ВНУТРЕННЕЕ ДВИЖЕНИЕ ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ

Последняя операция первичного учета - это передача документа на текущий учет

2 Текущий учет

Операции текущего учета условно можно разделить на четыре вида: продвижение (прием, передача) первичных документов, арифметические действия (подсчеты, расчеты и т.д.), группировки, перегруппировки

Каждый вид, в свою очередь, состоит из нескольких элементарных работ Количество и разнообразие этих работ зависят от наличия или отсутствия ПК их типа, вида, системы Эти особенности должны остаться вать при организации движения документов и формировании документопотокиів.

Организация документооборота и документопотоков на этапе текущего учета связана с большими массивами документов Первой операцией текущего учета является прием документов Рациональная организация этого этапа учета требует установки с каждой ого вида документов жестких сроков сдачи и выбора наиболее эффективного их перемещения (табл. 312.12).

Таблица 312

ГРАФИК ПОСТУПЛЕНИЯ В БУХГАЛТЕРИИ ПЕРВИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ ПО УЧЕТУ МАТЕРИАЛОВ

Частость передачи документов в учетных участков зависит от важности информации, которую они содержат для управления, количества документов, удаленности хозяйственных подразделений от управленческих ской службы, бухгалтерии, вычислительного центра и т.п. Чем чаще сдают документы в бухгалтерию, тем тщательнее может быть бухгалтерский контроль за хозяйственной деятельностьюю.

Прием бухгалтерских документов бухгалтерией и вычислительным центром от материально ответственных лиц подтверждается подписью о приеме в сопроводительном документе - ярлыке или записью м в специальных книгах Организация приема документов на бухгалтерскую обработку зависит от формы учета и разделения труда, степени автоматизации и т.д. При оперативно-производственном разделении труда в бу хгалтерии приема документов осуществляет соответствующий сектор: учета материалов, учета основных средств и др. В случае функционального разделения труда все документы поступают в специальный функциональный сектор - прием документов на обработку в этом секторе документы проверяют по всем признакам: по содержанию, законностью, правильностью оформления и т.д. Далее документы передают по графику на обработки почвыробку.

Следующей операцией текущего учета является составления бухгалтерской проводки, т.е. определение будущей системы записей (регистрации) данных документа в системе счетов

Это практически определяет все движение документа

В дальнейшем движение документа зависит от формирования показателей в аналитическом и синтетическом разрезах Это во многом определяется той системой и формой учета, применяемой в хозяйстве и (журнально-ордерная, мемориально-ордерная, автоматизированная) Кроме того, большое влияние на эту последовательность имеют типы ПК, функционирования АРМ бухгалтера тощщо.

Рациональная организация движения документов требует установки минимальных отрезков времени на обработку и перемещение документов Время на обработку документов зависит от трудоемкости отдельных операции й Сроки обработки документов обеспечить получение данных и показателей для принятия соответствующих управленческих рень.

В условиях обработки документов на машиносчетных установках в вычислительных центрах документы сначала поступают в бухгалтерию, где их соответственно проверяют Затем их регистрируют и передают на маш шиноличильну установку После обработки документы возвращают вместе с соответствующими машинограммы в бухгалтериюії.

Движение документов в процессе текущего учета организуют в основном по графику В графике фиксируют только основные его характеристики, которые обуславливают плановость в работе учетного аппарата из дока один момент Такой график представляет собой таблицу, в подлежащем которой указано название всех (или большинства) первичных документов, а в сказуемом - службы, структурные подразделения и лиц, имеющих дело с дока ментами, сроки обработки, передачи, вид обработки тощщо.

Форма графика документооборота, порядок ее составления и объем показателей не регламентируются Все эти вопросы решают в зависимости от конкретных условий соответствующего хозяйства и требований главного бы бухгалтера по ведению бухгалтерского учетау.

Ориентировочные формы документооборота на этапе текущего учета представлены в таблицах 313 и 314

важными показателями являются сроки сдачи (передачи) документов и лица и структурные подразделения, которые отвечают за их соблюдение

Для обоснования графика, а также ускорение документооборота и учетного процесса из важнейших документов, сначала составляют индивидуальные схемы движения (оперограммы) документов В этих графика ах по технологической последовательностью указывают все работы от начала составления до сдачи в архив Кроме того, такой график позволяет определить общее количество дней и часов работы, исполнителей, опера ции и другие моменты обработки (табл. 315.15).

Табл 313

СВОДНЫЙ ГРАФИК ДВИЖЕНИЯ НОСИТЕЛЕЙ ИНФОРМАЦИИ УЧЕТА ТРУДА И ЕЕ ОПЛАТЫ

Табл 314

график документооборота по движению материалов НА СКЛАДЕ

Таблица 315

СХЕМА ДВИЖЕНИЯ наряд на сдельную РАБОТУ

Важным элементом организации документооборота на этапе текущего учета является хранение документов после обработки и сдачи в архив

Документы к составлению месячного баланса должны находиться в распоряжении и в подотчете лиц, их использовали в учете После этого их сшивают в пакеты-папки и хранят в текущем архиве и бухгалтерии По окончании текущего года все документы сдаются в архив хозяйства согласно общему положению о формировании архивных материалов Для этого в каждом секторе учета выделяю во ответственное лицо для оформления этих операциицій.

3 Итоговый учет

Для получения сводных итоговых показателей при составлении отчетных форм требуется заранее продуманная система движения носителей во времени и пространстве на завершающем этапе учетного процесса

По характеру и содержанию отдельные виды работ в процессе движения носителей учетной информации на этом этапе не отличаются от двух предыдущих этапов - первичного и текущего учета Однако итоговый о блик как этап учетного процесса значительно отличается, если речь идет об отчетах за месяц или за год Поэтому эти два вида заключительных работ рассматривать отдельнымо.

Организация итоговых работ за месяц имеет свои особенности Прежде определяют потребителей итоговой информации, для чего сначала составляют перечень адресатов и форм отчетности, используя и табель-календарь отчетности Поскольку отчетность подразделяется на внешнюю и внутреннюю, то и табель-календарь отчетности имеет две формы (таблицы 316, 317.17).

Таблица 316

ТАБЕЛЬ-КАЛЕНДАРЬ ВНЕШНЕЙ МЕСЯЧНОЙ ОТЧЕТНОСТИ

Таблица 3И7

ТАБЕЛЬ-КАЛЕНДАРЬ ВНУТРЕННЕЙ ТЕКУЩЕЙ ОТЧЕТНОСТИ

Табель-календарь периодической отчетности, утвержденный руководителем хозяйства, доводится до всех исполнителей (под расписку) и лиц, принимающих участие в этих работах Он позволяет проследить за сво снистю представления отчетных данных в соответствующие органы Кроме того, табель-календарь непосредственно влияет на организацию заключительных работ по бухгалтерского учетаку.

При организации движения носителей учетной информации итогового этапа необходимо определить:

• перечень работ, которые нужно выполнить при заполнении отдельных форм отчетности;

• взаимосвязь отдельных форм;

• состав лиц, отвечающих за подготовку данных для заполнения той или иной формы;

• сроки подготовки данных (дни, часы);

• способ передачи данных исполнителю;

• технические средства, которые используются для подготовки сводных данных, показателей и т.д.

Особенностью организации движения носителей учетной информации на этапе итогового учета является то, что к формированию того или иного показателя иногда привлекают другие службы - плановые, материально-технического в обеспечение, финансовые, труда и т.д. Это требует заранее продуманной системы взаимосвязи с этими службами.

Организация движения носителей учетной информации итогового учета тесно связана со сроками представления внешней отчетности В связи с этим в графиках эти сроки, порядок, и другие характеристики следует освещать подробнее

Для формирования показателей отчетной формы составляют соответствующие оперограммы (документограмы) Во всех документограмах четко определяют, когда тот или иной итоговый документ передают главному бухгал лтер для анализу.

При организации итогового учета целесообразно применять сетевые графики Особенно это касается сложных отчетных форм, в разработке которых участвуют другие службы - плановые, материально-технического в обеспечение тощо.

Кроме индивидуальных графиков (оперограммы) для организации итогового учета используют также сводные графики комплекса работ за месяц, квартал, полугодие, девять месяцев, год Потребность в этих графиках обусловлена ??тем, что сводные отчеты по количеству форм и их показателями отличаются друг от одного.