42 Концепция организационного построения информационных систем бухгалтерского учета

Комплексное изучение автоматизации бухгалтерского учета, контроля и анализа требует создания концептуальной модели концептуальной модели автоматизированной обработки учетной информации наглядно р рис 44.1.

Концептуальная модель построена по трехуровневой системой и позволяет ознакомиться с общими принципиальными информационными и организационно-технологическими аспектами автоматизированной системы обработки и информации: (АСОИ) Каждый уровень указывает на стадии учетного процессу.

Рис 41 Концептуальная модель автоматизированной обработки учетной информации

На первом уровне формируются и обрабатываются первичные данные, выполняются расчет и отображения информации для принятия управленческих решений на месте возникновения информации (АРМБ категории I)

На втором уровне информация систематизируется и обобщается за комплексами задач, участками учета, выполняются контроль и анализ Именно на этом уровне формируется и отображается информация для принятия конкр кретных управленческих решений по комплексу задач (АРМБ категории II).

На третьем уровне формируются сводные данные, осуществляются учет, контроль и анализ финансово-хозяйственной деятельности предприятия (АРМБ категории III)

Одним из важных моментов в организации комплексного подхода к автоматизации бухгалтерского учета как процесса является включение в единого информационного процесса выполнения задач внутреннего аудита в, то есть контроля и анализа В условиях автоматизированной обработки учетных данных внутренний аудит (контроль и анализ) предполагает независимую оценку внутри предприятия для проверки и определения эф тивности его деятельности Цель внутреннего аудита - помочь управленческому аппарату эффективно выполнять свои обязанности благодаря таким мероприятиям: автоматизации данных исследований, анализа, оценке, представлению рекомендаций, советов и информации по проверяемых объектовся.

течение последних 10 - 15 лет за рубежом получила признание и широкое распространение концепция децентрализованной обработки учетной информации и создание локальных баз данных В Украине концепция децен нтрализованои обработки учетной информации нашла свое отражение в широком и массовом создании АРМ бухгалтера (АРМБ).

АРМ бухгалтера является средством автоматизации труда занятого учетом, контролем и анализом персонала и представляет собой функциональную специализированную человеко-машинную систему, включающую программно-технический комплекс, информац ционное, дополнительное инструктивно-методическое и организационно-технологическое обеспечение Эта система предназначена для автоматизированного выполнения операций конкретной стадии учетного, контрольного и аналит ичного процессов И хотя при этом сохраняется разделение обязанностей между персоналом бухгалтерии по функциональному признаку, благодаря применению ресурсов АРМБ существенно повышается производительность труда обл иков работников АРМБ является структурной единицей автоматизированных систем управления, персональным средством списочного работника для планирования, управления, обработки данных, подготовки для принятия управ влинських решений Это элемент системы автоматизации бухгалтерского учета, все подсистемы которой должны быть согласованы между собообою.

Создание АРМБ должно основываться на принципах персонификации вычислений и самообразования учетных работников, автоматизации профессиональных знаний, новых функций, безбумажной технологии, рационального пое единения распределенной, децентрализованной и централизованной обработки учетной информации, а также с учетом модульности, системности и эргономичности Безбумажная технология функционирования систем позволяет использовать АРМБ для решения оперативных вопросов в реальном масштабе времени Принцип модульности предполагает сочетание АРМБ с другими элементами информационной системы управления предпри тва или действующими системами с минимальными затратами и без прерывания функционирования Принцип эргономичности требует создания АРМБ, которые обеспечивают комфортные условия рабоаці.

Информационные системы учета, контроля и анализа разрабатывают в соответствии с основными функциями учетных работников на предприятиях, то есть вводят три категории АРМБ (АРМ бухгалтера категорий И - III), которые используют различные персональные компьютеры (ПК) с соответствующими техническими характеристиками При автоматизированного решения учетных задач управленческий персонал основном ис онуе работы, непосредственно связанные с осуществлением учетных, контрольных и аналитических функций, составлением в установленном порядке бухгалтерской отчетности, а также со сбором, регистрацией, подгот овкою на машинном носителе первичной информации с использованием ПК, передачей подготовленной информации системе обработки даных.

При этом управленческие службы (цеха, отделы) несут полную ответственность за подготовку и передачи соответствующей информации, оформленной в виде документов или выполненного расчета на месте в возникновения данных, а бухгалтерия, кроме того, несет общую ответственность за организацию и ведение бухгалтерского учета на предприятиях.

В процессе автоматизированного решения учетных, контрольных, аналитических задач устанавливается рассмотрена далее взаимодействие между бухгалтерией, цехами, отделами и системой обработки данных Работники обл счета и лица, участвующие в автоматизированном решении задач учета, формируют на ПК первичные документы, данные в которых заносятся по некоторой цепочкой Одновременно с формированием первичных док один момент информация дублируется на машинном носителе В случае необходимости производится расчет показателей и формируется управленческое решение на месте возникновения информацииції.

соответствии с установленным на предприятии порядком работники учета передают к системам обработки данных информацию, представленную на машинном носителе, а также дополнительные данные, позволяющие контролировать й ее правильность Обработка данных в системе осуществляется по мере поступления информации (включая создание и контроль информационных данных на центральной ЭВМ), выдачи диагностических сообщений о вия влены ошибки и загрузки данных в информационную базу для дальнейшего использования при решении учетных, аналитических, контрольных задач Реальные учетные, контрольные и аналитические процесс и распределены по территории предприятия и по конкретным рабочим местам и осуществляются в конкретных организационно-технических условиях Поэтому для формирования структуры АРМ особенно важен тщательный а нализ рабочих местнсць.

В результате анализа учетной, контрольной и аналитического процессов составляют схему рабочих мест, отражает их взаимодействие в процессе выполнения учетных, контрольных и аналитических функций Д К этой схеме должны входить рабочие места всех работников, функциональные обязанности которых хотя бы в какой-то степени связаны с учетом, контролем и анализом Сюда относят не только лиц, осуществляющих д окументування, систематизацию, обобщение данных, выполняют контрольные или аналитические функции, но и технический персонал, описанные в схеме рабочие места следует рассматривать как потенциальные для создания различных анитних АРМ Хотя значительная часть упомянутых работников организационно не связана с бухгалтерией, они все обязаны выполнять указания главного бухгалтера предприятия по организации и ведению о счета Поэтому организационная подчиненность вовсе не ограничивает состав мест, где могут быть установлены АРМ, которые обеспечивают автоматизацию учета, контроля и анализа Для работников бухгалтерии все комплекс выполняемых работ связан с учетом, контролем и анализом, тогда как для других лиц, связанных с учетом, эти функции не являются основными, и на них приходится лишь часть их рабочего ч асу Следовательно, организация АРМ для этой категории работников целесообразно лишь тогда, когда эти АРМ использоваться и для выполнения их основных функций Автоматизация рабочих мест работников структуру рных подразделений, осуществляющих документирование хозяйственных операций, в основном целесообразна только при условии комплексной автоматизации всех учетных, контрольных и аналитических функции функцій.

Выделяют следующие основные типа организации информационных систем бухгалтерского учета:

• мини-бухгалтерия;

• интегрированные системы бухгалтерского учета;

• программные инструментальные системы;

• комплексы бухгалтерских АРМ;

• созданы по заказу системы;

• локальные АРМБ;

• распределенные системы обработки информации

Мини-бухгалтерия предназначена главным образом для осуществления бухгалтерского учета в малых предприятиях Этот программное средство позволяет осуществить синтетический, а также несложный аналитический учет В мини-бухгалтериях формируют бухгалтерские проводки, Главную книгу, оборотную и некоторые другие сведения, первичные документы К этому классу программных средств относят такие, которые внедряются на малых предприятиях - «ИС-Бухгалтерия», «Инфо-Бухгалтер», «Финансы без проблем», «Главный бухгалтер» и некоторые др.нші.

Интегрированные системы построены на основе записей, которые в той или иной степени отражают информацию различных разделов, интегрирующие все разделы учета Такие программные средства функционируют в виде одного исполняющего моду уля, который является ядром информационной системы бухгалтерского учета В действующих интегрированных системах разработчики пытаются достичь полноты реализации учетных функций не за счет разделения бухгалтерского учета на отдельные участки учета, а за счет усложнения и специализации процедур обработки бухгалтерских проводок, в которые может включаться разнообразная дополнительная информация, необходимая для отражения ния специфики количественно пидсумовувального, инвентарного учета и т.д. Этот класс программных средств предназначен в основном для небольших предприятий, однако в отличие от программных средств «мини-бух галтерии »они характеризуются большей глубиной аналитического учета и развитой реализацией функций натурально стоимостного и инвентарного учета К таким программным средствам относят информационные системы «Галактика», «Парус», «Интегратор», БЭСТ, «ИНФИН» и т. ит. ін.

Программные инструментальные системы позволяют пользователю самостоятельно конструировать систему обработки учетных данных, описывать необходимые расчетные алгоритмы, макетировать введение и заключение первичной и исходной информации специа ализованою формальным языком Так же как и интегрированные информационные системы, инструментальные системы основываются на общей модели бухгалтерского учета, в которой специфика отдельных его участков в явном виде не выделена Используя эти программные средства, необходимо иметь навыки программирования и уметь разрабатывать формулы и небольшие программы встроенной в такую ??систему языком описания расчетов что затрудняет использование этой информационной системми.

К комплексам бухгалтерских АРМ входят отдельные АРМБ, а иногда - информационные подсистемы Однако большинство комплекса не взаимосвязаны и решаются локально К таким информационным системам относят «Бухучет-Финансы-Бизнес», «ФинЭко о », ИС-бухгалтерия, Fin Expert и иін.

Созданные на заказ системы представляют собой комплекс программных средств, включающих комплексы АРМБ и инструментальные средства, которые создаются в соответствии с требованиями и условиям конкретного заказчика

Локальные АРМБ используются для решения отдельных задач учета, они не взаимосвязаны и выполняют отдельные функции, которые нужны предприятию

Основная концепция построения АРМ бухгалтера заключается в децентрализованной автоматизированной обработке информации непосредственно на рабочем месте списочного работника с использованием персональных баз дан них знаний и цели, а также в формировании локальных и глобальных сетей АРМ на базе ПК и интеллектуальных терминалов, в создании распределительной системы обработки данных Используя ежедневно такую ??программно-техническую систему и осуществляя свои традиционные методологические, информационные и контрольно-аналитические функции, бухгалтер интегрируется в человеко-машинной системе обработки данных бухгалтерского учета как оператор системы, выполняя новые для себя функции бухгалтера-оператора.

Новой системой автоматизации бухгалтерского учета является распределенная система обработки данных (РСОД)

Технология автоматизации бухгалтерского учета в условиях РСОД использует универсальный режим работы, реализует как децентрализованную обработку информации, характерную в отдельной вычислительной ма Ашина, так и централизованную, когда многочисленные ПК работают параллельно, решая свои задачи, а в случае необходимости между ними осуществляется обмен информацией Такой режим соответствует непосредственно специфике в бликовать работы, когда отдельный бухгалтер своей вычислительной машине выполняет все учетные операции своего участка, а результаты присылает по коммуникационным каналам в соответствующие инстанциий.

РСОД в условиях функционирования АРМ бухгалтера должно строиться на основе выделения следующих трех уровней управления: высшего (на основе АРМ бухгалтера категории III), где осуществляется управление бухгалтер РСК учетом в целом по предприятию; среднего (на основе АРМ бухгалтера категории II), где осуществляется управление на уровне участков учета (комплексов задач) низшего (на основе АРМ бухгалтера категории I), где осуществляется непосредственное управление деятельностью цеха, участка, бригады, склада, кладовой, отдела и т.п. Три уровня системы управления охватывают всю совокупность проблем с учета, контр оль и анализа хозяйственной деятельноі.

АРМБ категории I необходимо для формирования и подготовки первичной информации непосредственно на месте ее возникновения (в цехах, складах и других подразделениях), а также для решения необходимых учет ных контрольных и аналитических задач Первичные данные регистрируются непосредственно на рабочем месте, где они возникают, и передаются по определенному цепочке В процессе решения задач на каждом рабочем в месте выявляют отклонения, а также их причины и тех, кто виноват в этих отклонениях, сведения для оперативного управления процессом производства на уровне филиала, дочерних предприятий, участков, цехов, отделов и других производственных единицць.

На АРМБ категории II осуществляется контроль прохождения первичной информации и решается ряд аналитических и контрольных задач Здесь также выявляют отклонения от нормальных условий работы по раздельного ницямы учета (комплексами задач) На этом этапе получаемая информация подлежит логическому контролю на корректность, а также осуществляется автоматический контроль за соответствием данных аналитического и с интетичного учета Кроме того, на АРМБ категории ИИ осуществляется моделирование учетного процесса, контроля и анализа, а также принятия управленческих решений по отдельного комплекса задаетсядач.

АРМБ категории III предназначено для анализа работы структурных подразделений и предприятия в целом, а также для обобщения сводных данных, связанных с развязыванием регламентных задач с составными ния оперативной и периодической отчетности На этом АРМБ осуществляется оперативный контроль по использованию трудовых, материальных и денежных ресурсов, анализируется выполнение показателей структурными подразделениями, а также соблюдения действующих норм материальных и трудовых затрат, выявляются отрицательные отклонения от действующих систем нормирования или планирования, решаются задачи управленческого учета, моделирования учетных даных.

АРМБ в информационной системе строятся с распределенными базами данных Автоматизация учета, контроля и анализа с распределенными базами данных характеризоваться следующими основными особенностями:

• сочетанием централизованного и децентрализованного управления средствами;

• выбором оптимальной структуры распределенных баз данных;

• рациональным размещением в этих базах задач и вопросов;

• обеспечением достоверности учетной информации, передаваемой и обрабатываемой:

• осуществление контроля и анализа непосредственно на месте возникновения информации

РСОД позволяет решать сложные задачи с использованием локальных баз данных и с децентрализованной обработкой информации, а также создавать информационные системы, которые сочетают в себе преимущества это ентрализации и децентрализации обработки данных В условиях автоматизированной обработки учетной информации почти все (более 80%) управленческие задачи решаются с использованием локальных баз данных в кажд ом структурном подразделении Задача обмена информацией и ее структуризации играют незначительную роль (до 20%) В зависимости от выбранной системы обработки данных и степени автоматизации учетного процесса создаются АРМБ с использованием различного вида сетей реального времени (универсальные, специализированные, со статическим или динамическим распределением ресурсов, различным типом управления) Статический распределение ресурс ов предусматривает организацию обмена информацией на уровне учетных, контрольных и аналитических данных, динамический - обмен информацией на уровне данных и програмграм.

Учетный процесс в условиях использования АРМ бухгалтера организуется как цепочка взаимосвязанных рабочих мест, куда включаются рабочие места бухгалтера и других работников, связанных с орга цией бухгалтерского учета Технология организации учета в условиях АРМ бухгалтера имеет три этапа: 1) подготовка информации и ее обработка, 2) систематизация и обобщение учетной информации на р ахунках по видам ресурсов, ее контроль и анализ, 3) формирование информации для дальнейшего использования в управлении предприятием.

На первом этапе следует учитывать технические, экономические и организационные характеристики предприятия системы учета, объем первичной информации, территориальное размещение мест сбора и обработки первичной информации; технические характеристики АРМ бухгалтера, технологические операции, которые реализуются на АРМ других подсистем информационной системы предприятия на втором и третьем этапах из технологических операций формируются технологические цепочки, устанавливается определенная последовательность их выполнения При этом необходимо помнить, что набор технологических цепочек качественно неоднороден и, оптимальность технологического обеспечения приводит минимальное количество технологий, которые реализуют все необходимые условия сбора, документирования и подготовки данных Все технологические цепочки должны бы ути направлены на единый набор необходимых элементов технического, информационного и организационного обесня.

Определение последовательности технологических операций основывается на следующих принципах: технологическая операция сбора первичной информации должна быть первой в цепочке; первичную информацию необходимо регистрироваться ваты на носителе; каждом первичном носителе определяется путь регистрации первичной информации; первичный носитель должен быть первым в АРМ бухгалтер.