43 Организация нормативно-справочной информации

Значительное место в информационной системе принадлежит нормативно-справочной информации (НСИ) Нормативная информация представляет собой совокупность норм, смет, нормативов, цен, расценок, тарифов, процентных ставок и значений других величин, вычисленных до начала формирования бухгалтерской информ ции в процессе технической подготовки производства, ценообразования и т.д. Специфика информации объектов учета обусловливает необходимость группировки НИИ по этим объектам (НИИ для учета основных средств, учета производственных запасов и т.д.) Каждая из характеристик объекта также имеет свои характерные черты и должна по возможности иметь одинаковое представление По назначению НИИ используется для идентификации единиц информа ции, информационно-поисковой цели, формирование характеристик объектов учета, обеспечения информационных взаимосвязей, расчетов зависимости от назначения НИИ группируется в различные информационные совокупности сти: по структуре построения она может быть представлена ??в виде списка, таблицы или в линейном виде, за сферой применения различают универсальную и специальную НИИ; по источникам формирования - Первый ННУ и производную Универсальная НИИ пригодна для использования в нескольких автоматизированных информационных системах В узком смысле (с точки зрения бухгалтерского учета, контроля и анализа) универсальная ВС И обслуживает функционирование всех учетных заданиезавдань.

Универсальная НИИ может быть общегосударственной и общесистемной Специальную НИИ используют для решения конкретных задач или определенного комплекса задач в специальной НИИ относят локальные и классификаторы и словари, в первичной - данные учетной и нормативного характера Производная НИИ формируется на основе первичной НИИ вследствие ее преобразования Первичную и производную НИИ, которая використает ься без какого-либо предварительного доработки, в пределах бухгалтерского учета называют базовой НИИ Необходимо, чтобы вся НИИ, которая формируется другими автоматизированными системами, для решения учетных задач подавалась в готовом к использованию виде, не нуждается в ее преобразования Она должна быть базовой НИИ Однако в информационной системе учета, контроля и анализа применяется НИИ, которая фор ется только для решения учетных, контрольных и аналитических задач Одним из основных элементов информационной системы учета, контроля и анализа является справочник учетных номенклатур (план счетов) и справочник типовых хозяйственных операций (корреспонденция бухгалтерских счетовахунків).

Автоматизация контировка бухгалтерских записей - это процесс, направленный на установление соответствия описания первичных хозяйственных операций, отражающих изменение в объектах хозяйственной деятельности предприятий, корреспонденциям балансовых ра ахункив, субсчетов и кодов аналитического учет.

Процесс отражения корреспонденции бухгалтерских счетов обеспечивает соответствие описаний первичных хозяйственных операций, отражающих изменения в объектах хозяйственной деятельности предприятий, корреспонденциям балансовых счетов, субсчетов и кодов аналитического учета Для формирования процесса автоматизации корреспонденции бухгалтерских проводок необходимо принять следующие меры:

1) определить перечень применяемых на предприятии балансовых счетов, субсчетов и кодов аналитического учета;

2) определить корреспонденции балансовых счетов и обнаружить соответствующий им набор регламентированных операций, установив бухгалтерские проводки, имеющие несколько дебетовых и кредитовых счетов;

3) выявить операции, не требующие специальных констант для автоматизированных расчетов Так, для автоматизированного определения суммы НДС необходимо предусмотреть такие константы: дебет счета 51 - кред дит счета 46 на сумму реализации без НДС 10000 грн; дебет счета 46 - кредит счета 68 на сумму НДС 2000 грн (10000? 0,20 = 2000) Использование констант позволяет получать автоматизированную инфо мации при осуществлении различных видов отчислений и расчетовків;

4) разработать специальные процедуры автоматизированных расчетов по отдельным операциям (например, расчет амортизационных отчислений и др.) Эти расчеты осуществляются отдельно и обеспечивают точное е и своевременное формирование информацииї;

5) сформировать в диалоговом режиме аналитический учет по всем хозяйственным операциям и отбить его в бухгалтерских проводках;

6) сформировать справочник типовых хозяйственных операций Этот справочник имеет вид дерева, ответвления которого описывают определенные хозяйственные операции и имеют бухгалтерские проводки Составление в информации ийний системе справочника типовых хозяйственных операций требует разделения хозяйственных операций по степени влияния их на баланс предприятия Автоматизированное отражения бухгалтерских проводок осуществления изменяется на основе хозяйственной операции и признаков, которые характеризуют эту хозяйственную операциицію.

Итак автоматизация бухгалтерских проводок в автоматизированной системе учета, контроля и анализа позволяет:

n обеспечить полное соответствие номенклатуры объектов учета требуемому уровню обобщения информации;

n автоматизировать процесс отражения хозяйственных операций на машинных носителях;

n повысить оперативность учета;

n уменьшить трудоемкость алгоритма составления баланса и отчетности;

n автоматизировать процесс расчетов показателей;

n осуществлять ввод информации на месте ее возникновения;

n упрощать схему документооборота на предприятии;

n безошибочно формировать бухгалтерские проводки;

n рационализировать труд бухгалтеров

Коды счетов и субсчетов разрабатываются на основе действующего и рабочего плана счетов бухгалтерского учета для всех счетов устанавливается общая система кодов, при которой 1-й и 2-й знаки семицы ифрового кода счета означают номер синтетического счета согласно действующему плану счетов, 3-й знак означает субсчет или другую сгруппированную признак аналитического учета, остальные знаков предназначены для д етализации позиций объектов аналитического учета Так, для счетов, где объекты аналитического учета группируют по одному признаку (например, по табельным номером работника), все четыре знака (с 4 по 7-й) отводятся для этого показателя Если в аналитическом учете необходимо отразить два показателя, то 4-й и 5-й знаки, как правило, используются для обозначения показателя 1-го порядка, а 6-й и 7 - для расшифровки или детализации по дополнительным признаком (аналитический учет 2-го порядка) Коды должны максимально отражать показатели, необходимые для составления периодической и годовой отчетности а также предусматривать наибольшие возможности использования аналитических данных для принятия управленческих решешень.

Каждый синтетический счет характеризуется таким набором признаков: тип счета (активный, пассивный, тип сальдо (дебетовое, кредитовое) статус счета (закрытый, открытый) аналитический учет Тип раху УНКА указывает на отношение счета к балансу Активный счет указывает на принадлежность к активной части баланса, его сальдо всегда дебетовое, есть кредитовое сальдо свидетельствует о наличии ошибки Па пассивного счет указывает на принадлежность к пассиву баланса, его сальдо всегда кредитовое, а дебетовое сальдо свидетельствует о наличии ошибки Статус счета характеризует его состояние: счет может быть открыт им или закрытым Открытый счет позволяет выполнять любые операции Закрытые счета служат только для сбора информации низкими уровнями Наряду со сводными (синтетическими) данными очень важно иметь подробные (аналитические) данные Эти данные можно получить из аналитических счетоврахунків.

Аналитические и синтетические счета бухгалтерского учета взаимосвязаны, поскольку на аналитических счетах отображаются те же хозяйственные факты - операции, что и на синтетических, но более измельченным экономическим группировкой Общие итоговые данные и записей в аналитических счетах должны соответствовать итоговым данным записей в синтетических счетах Аналитические счета ведутся по тем синтетическим счетам, где нужно раскрыть объект обмена и содержание указанных обобщенных суммм.

Аналитические счета по своему составу в условиях автоматизированной обработки информации разделяют на три порядка Аналитические счета 1-го порядка открывают непосредственно на синтетических счетах или на с субсчетах Они ведутся только на открытых синтетических счетах или на субсчетах С каждым открытым синтетическим счетом (субсчетом) может быть связан только один список аналитических счетов, причем этот список является уникальным Аналитические счета 2-го и 3-го порядков имеют многостороннее устройство, причем каждая аналитический признак имеет заранее определенное назначение, правила и формат введет ния Учет в разрезе аналитических данных является внутрихозяйственным (управленческим) При составлении отчета информация по аналитическим счетам к системе финансового учета не передается, туда внося ся обобщенные данные в целом по синтетическому счету или субсчетуахунку.

Особое место в информационном обеспечении занимает база знаний Системой базы знаний, используемой при решении учетных, контрольных и аналитических задач, называют информационной систем м, основанной на знаниях и обеспечивает создание и использование базы знаний В базе знаний по учету, контролю и анализу подаются общезначимые для этой предметной области факты и закономерности, а также эмпирические правила, логические и интуитивные соображения Концептуальные модели знаний в области учета, контроля и анализа включают факты о наблюдении; типичные проявления и необходимые, достаточные сопутствующие и другие признаки; взаимосвязи и отношения, состояния, характерные множества, последствия и процессы изменения состояния, средства распознавания имеющихся экономических ситуаций с целью прогнозирования на будущие пер иоды; нормативные директивные положения и отклонения от ныних.

Общую укрупненную модель базы знаний представлена ??на рис 42

Рис 42 Укрупненная модель базы знаний

База знаний состоит из нескольких блоков, предназначенных для представления и обработки знаний различного типа Блок база фактов предназначен для исследования и формализации знаний по отдельным фактам, которые имеют конкретный характер В блоке база правил зависимости от использования моделей для формализации знаний формируется правило вывода исследованной информации В базе процедур формируются системы программного обеспечения, с помощью которых осуществляют расчеты, преобразования и другие необходимые процедуры К базы знаний о себе входят описание указанных баз знаний и правила отношений между соответствующим субъектом и базой данных бухгалтерского учета, контроля и анализа База закономерностей содержит различные сведения по бухгалтерскому учету, контролю и анализу, необходимых для формирования управленческих решений, а также знания, используемые для установления правил диагноза с процедурами УРАМ, исследуемых учетом, контролем и анализом Эта база может служить для самообразования бухгалтеров, контролеров, аналитиков и других работников, интересующихся вопросами учета, контрол й и анализа. База цели содержит сценарий, который позволяет организовать процесс получения результата на основе вхождения в систему вопросов Блок база разъяснений содержит правила, нормативы и объяснения, с которыми информационная система пришла к тому или иному выводу по объекту учета, контроля и анализа. Монитор базы знаний является управляющим органом и предназначен для организации взаимодействия между блоками базы знаний, а также с информационной системой учета, контроля и анализа Основным направлением интерфейса взаимодействия является обес ния информации бухгалтера для выполнения возложенных на него функций, выдача сведений о выполнении информационной системой полезных функций и поддержание динамического взаимодействия между информационной си стем и бухгалтеровм.