44 Организация первичного учета в условиях автоматизированной обработки информации

Важным методологическим принципом организации автоматизированной обработки информации является машинное формирование первичных данных с одновременным формированием их на машинном носителе Известно, что бухгалтерский учет к как функция управления включает в себя непрерывное и взаимосвязанное наблюдения (восприятия, сбор), регистрации, накопления и хранения первичных фактов хозяйственной деятельности предпри ва с целью дальнейшей их систематизации и обоснования в виде учетных показателей, отражающих количественную оценку и качественную характеристику конкретных экономических явлений (процессов).

Первичный учет - это начальная стадия учетного процесса Требования, предъявляемые к содержанию и порядку регистрации информации в первичных документах, определяющих требования к тех приемов, которыми реализуется Функциональной не назначение первичного учета При формировании первичных документов в автоматизированной системе учета, контроля и анализа следует соблюдать следующие условия: отражение первичной информации на ма ночитаному носители лицам машиночитаемом носителе юридической силы первичного документа, обеспечение возможности дальнейшего использования (обработки и хранения) первичной информации, обеспечение достоверно ности первичной информации и надежности работы системы, использование современных средств формирования первичных даныих.

Информация, которая формируется в процессе первичного учета хозяйственных операций предприятия, в бухгалтерском учете систематизируется и объединяется с соответствующими учетными показателями Необходимые истю подготовки первичной учетной информации для систематизации и обобщения обусловлены определенные требования как к самой информации, так и к процессу ее сбора и регистрации Конкретное содержание таких вы мог зависит от применяемых соответствующих средств обработки информации Качество дальнейшей обработки информации зависит в основном от того, хватает данных для формирования необходимой информации (обли ных показателей) и доступна форма их представления для восприятияття.

Как уже отмечалось, существуют следующие основные способы обработки учетной информации: ручной без применения вычислительных машин; механизированный с применением клавишных вычислительных машин с неавтом автоматизированного ввода данных; механизированный с применением электромеханических вычислительных машин с автоматизированным вводом данных; автоматизирован с применением электронных вычислительных ма ин (персональных компьютеров) с автоматизированным вводом данных; компьютерный; автоматизированное документирование.

При ручной и механизированной обработки учетной информации данные воспринимаются при непосредственном участии человека Поэтому первичная учетная информация должна быть подготовлена ??на людиночитаному носители, т.е. в зарегистрированное в установленном порядке на бумажных бланках в традиционных первичных документах Благодаря этому удовлетворяются требования к первичной информации как по документированию, так и в отношении й й пригодности для дальнейшей обработки При таких способов обработки учетной информации функции ее первичного учета и подготовки реализуются как единый комплекс методов и средств, а процесс подготовки первичной информации полностью совпадает с процессом первичного учета Когда же речь идет об организации автоматизированного бухгалтерского учета, рассмотрены способы обработки учетной информации непридат натні.

Применение механизированного способа обработки информации обусловило модификацию требований к подготовке первичной информации, формы представления и состав данных, которые передаются на обработку Прежде соотв ни изменения обусловлены необходимостью подготовки первичной информации, обрабатываемой на машиночитаемом носителе - перфокартци - для автоматизированного ввода, а также расширением круга возможностей автоматизиро ной обработки, что позволит автоматизировать процесс получения некоторых характеристик хозяйственных операций и соответственно исключить их из состава первичной информации Однако существенные изменения приводит пи дготовка именно машиночитаемых носителя: разграничиваются функции первичного учета и подготовки информации Попытки использовать общий носитель (дуалькарткы) для документирования и обработки первичной информа ции с помощью перфорационной техники не имели успеха из-за несовершенства технической базы и организационные трудности Поэтому для подготовки перфокарт понадобились специальные технические средства, а также от соответствующий персонал Итак, подготовка информации отделена от системы первичного учета и является самостоятельным этапом технологического процесса механизированной обработки учетной информациимації.

При механизированной бухгалтерского учета технологические цепочки, которые обеспечивают получение различных носителей, различающихся по определенным технологическим операциям, хотя и идентичны по функциональным с содержанием Указанное разграничение двух функционально идентичных процессов нерационально и отрицательно сказывается на эффективности внедрения рассмотренных способов обработки информации Дальнейшее развито к средствам обработки информации способствовал использованию компьютеров в процессе автоматизированной обработки учетной информации Однако организация сбора и регистрации первичной учетной информации в принципе в это еще остается такой же, как и в случае механизированной обработки информации Это объясняется прежде жесткими требованиями к форме и условий документирования первичной учетной информации Эти требования осложнений оценивают использование как оправдательных документов непосредственно машиночитаемых носителей, тормозят внедрение нетрадиционных методов и способов документирования информации, а также создают трудности в ро боте персонала, осуществляющего сбор и регистрацию первичной учетной информациимації.

Теперь учитывая применение АРМБ совершенствование методов и способов документирования и подготовки первичной информации приобрело особую актуальность Современные технические и программные средства регистрац ии, формирования и передачи первичной информации позволяют удовлетворить требование методологии бухгалтерского учета, обеспечить порядок документирования учетной информации, способствуют адаптации учет ового персонала в новых методов и средств документирования учетной информации, повышают достоверность и оперативность получаемой первичной информации, снижают трудоемкость документирования и п идготовкы первичной учетной информации Поэтому одной из важнейших задач автоматизации бухгалтерского учета является конкретизация требований методологии с позиции использования новых методов и средств док ументування и подготовки первичной информацииії.

Выделяют четыре направления организации процессов формирования документов и подготовки первичной информации.

Направление первое Применяются методы и способы традиционного документирования и подготовки, не требующие изменения привычного порядка оформления первичных документов, то есть могут быть использованы в рамках существующего м методологического и организационного обеся.

Первичные данные формируются набором из первичного документа, который поступил в бухгалтерию или определенного структурного подразделения

Направление второе Традиционный порядок документирования и подготовки первичной информации изменится, прежде всего по использования в качестве первичного оправдательного документа машиночитаемых носителя В таком случае приходится расширять и изменять нормативные документы, регламентирующие порядок, методы и способы документирования, а также процесс дальнейшего использования первичной учетной информацииії.

Направление третий охватывает способы, позволяющие формировать первичную информацию на основе стандартных штрихов, подают качественные и количественные характеристики объектов Эти стандарты можно использовать практически для я всех объектов учета При подсчета этих штрихов на месте использования ценностей формируются соответствующие записи на машинных носителяях.

Направление четвертый Применяются способы автоматизированного формирования сигналов об изменениях состояния производства Основной характеристикой этой системы первичного учета является использование информации, которая формируется в гибких автоматизированных комплексах (ГАК) Первичная учетная информация формируется автоматически расчетом показателей измерительного прибора, который устанавливают в определенных точках технологической цепочки процесса производства продукцииції.

К организации процесса документирования первичной учетной информации предъявляются следующие требования: полная регистрация всей собранной первичной учетной информации; документирования всей зарегистрированной пе ервиннои учетной информации; надлежащее оформление носителя, который придает ему силы юридического оправдательного документа, правильность и достоверность зарегистрированной в документе первичной информации; воз ость проверки в установленном порядке выполнения указанных только требований С точки зрения этих требований очень важны дальнейшие характеристики процесса документирования первичной учетной информации - собственно сти носителя, используемого в качестве первичного документа, условия регистрации первичной информации в документе, условия формирования и передачи первичного документа, состав его информации Первичным документ ом может быть носитель, который обеспечивает возможность фиксации первичной информации в установленном месте ее регистрации способом, доступным и удобным вашем персонала При этом информация сохраняется в том же виде, в котором она была зарегистрирована в течение установленного срока без специальных средств защиты и восстановленияння.

Условия регистрации первичной информации (данных) в документе должны обеспечивать персональную ответственность учетных работников за правомочность каждого первичного документа и вероятность первом Инной содержащейся в нем Этого можно достичь при помощи методов и средств авторизации документа, регистрации в нем специальной факсимильной информации, полностью идентифицировав лицо, совершившего, позволила или зарегистрировала происшествии в хозяйственной деятельности предприятия Кроме того, будет ограничен доступ к средствам регистрации и станет возможным выявлять каждый непра вомочний документ, а также случаи несанкционированного использования средств регистрации, предотвращая регистрации данных стороной, то не наделенными соответствующими правами Условия формирования первичного документа м ають обеспечивать получение документа, информация которого удовлетворяет требования дальнейшей обработки, хранения, контроля и анализа Чтобы реализовать эти условия, разрабатывают регламент маршрута формирования к ментов (совокупность мест регистрации и последовательность их прохождения), который обеспечивает порядок регистрации первичной информации в документе, состав информации, регистрируется в каждом пункте марш руту формирования и обеспечивает соблюдение требований относительно содержания всех документов, подлежащих регистрации в этом пункте, а также сроки формирования, выполнение которых гарантирует своевременное получение первичной них документентів.

В комплексе автоматизированного документирования и подготовки первичной информации с помощью программного обеспечения достигается выполнение заданной последовательности документирования первичной учетной информации, передачи информации по маршруту документирования, обеспечения средствами контроля и сохранения целости документированной информации, формирования машиночитаемых первичных документов, кото редаються на обработку и хранение, а также, в случае необходимости - отображение информации, документируется в людиночитаний форм.

С помощью программных средств на месте возникновения информации в режиме запроса формируется макет необходимого первичного документа с описанием показателей учета, контроля и анализа простой, удобной д для бухгалтера информационной языке Данные вводятся на каждом рабочем месте бухгалтера или лица, ответственного за введение первичной информации Все первичные учетные данные формируются в одном местн и автоматически дополняются нормативно-справочной информации и корреспонденцией счетов, и на их основе создается первичный документ, отображается передается для дальнейшей обработки и а рхивного хранения Технология автоматизированного документирования с помощью компьютерной техники наглядно рис 4. 4.3.

Рис 43 Технология автоматизированного документирования

Условия передачи первичного документа должны обеспечивать неизменность (сохранение) информации в процессе ее прохождения по маршруту формирования, а также физическую целостность объекта передачи Объектов ом передачи является отдельный документ или совокупность документов, которые передаются как одно целое Способ реализации этих условий зависит от типа носителя и объекта передачиня.

Организация передачи должно регламентировать сроки передачи, обеспечивая своевременность формирования документа и подготовки информации к обработке, а также порядок передачи документов Это дает смо ОГУ установить персональную ответственность за документы на каждом пункте передачи, уточнить состав сопроводительной документации и однозначно идентифицировать объект передачи и установить его сми СООО целое, определить методы и средства ограничения доступа, обеспечить физическую сохранность объекта передачи или выявить его возбуждениия.

Целевым назначением автоматизированного документирования является оформление первичной учетной информации в виде целостного документа и подготовка такой информации автоматизированной обработки Автоматизир ване документирования выполняет человек с использованием технических средств в двух вариантах:

1) с получением двух носителей информации, один из которых - людиночитаний - представляет собой первичный документ, а второй - машиночитаемый - его копию;

2) с формированием только машиночитаемых носителя также является первичным документом

Последний вариант автоматизированного документирования является принципиально новым, поскольку предполагает получение документа непосредственно на машиночитаемом носителе В свете существующих тенденций развития методов и с асоби обработки информации автоматизация документирования может рассматриваться как один из шагов в создании и внедрении интеллектуальных терминалов, а также как одна из задач, выполняемых с помощь й системы интеллектуальных терминалов (АРМ бухгалтера).

Теперь для сочетания свойств документа и машиночитаемых носителя используются графические обозначения (например, магнитное чернила) и стилизованные шрифты

Порядок оформления машиночитаемых первичных документов должен их удовлетворять, а также обеспечивать достоверность и точность учетной информации В частности, оформление машиночитаемых первичных доку энтов должен подчиняться следующим условиям:

• однозначно определять лиц, ответственных за санкционированное ввода и регистрации отраженных в документах хозяйственных операций;

• предотвращать возможность неправильного оформления документов, например ограничением доступа к техническим средствам регистрации информации;

• своевременно, к отображению информации документов в бухгалтерском учете, выявлять незаконно осуществлены и неправильно документированные хозяйственные операции;

• контролировать правильность информации документа в процессе его создания, исправлять обнаруженные ошибки;

• в случае необходимости восстанавливать информацию, отраженную в документах

Машиночитаемый первичный учетный документ должен содержать сведения (наименование, номер и т. др.), позволяющие однозначно идентифицировать его, условия (дату, место и т.д.) его составления; зарегистрированы в нем хозяйственные операции (их содержание и основа, характеристики), лиц, ответственных за составление документа, и зафиксированную в нем информацию Наименование документа, условия его составления, содержание хозяйственной операции и ее основание в док один момент могут быть зафиксированы в виде кодов В таком случае нужна справочная информация для расшифровки этих кодов В машиночитаемом документе допускается не фиксировать характеристики Хозяйственным их операций, представляют собой производственную информацию, которую можно получить на основании НИИ или расчетами (например, наименование объектов учета и т. др.) Подписи лиц, ответственных за составление маши ночитаних первичных документов и за информацию, содержащуюся в них, могут быть заменены специальным кодом (паролем) или другими средствами авторизации, позволяющие однозначно и достоверно идентифи ковать конкретное лицо Принадлежность (или средство присвоения) кода (пароля) конкретному лицу должна быть зарегистрирована в установленном порядку порядку.

Одним из важных направлений совершенствования первичного учета является использование штрихового кода, который проставляют на материальных ценностях, товарах, готовой продукции

Использование штрихового кода позволяет построить новую автоматизированную систему формирования первичных данных и открывает новый подход к совершенствованию методологии первичного учета на предприятиях

Штриховое кодирование является одним из типов автоматизированной идентификации, основанный на методе оптического считывания информации

Целью штрихового кодирования информации является отображение информационных свойств товаров, которые обеспечивают реальную возможность отслеживать их движение к потребителю, чем обеспечивается повышение эффекты ивности управления предприятие.

Штриховой код присваивается единицам учета в соответствии с нормативными документами национальной нумеровальные организации или согласно рекомендациям Международной организации Северной Америки, отвечает за при исвоення кода Существуют группы товаров (материальных ценностей, готовой продукции), на которых может проставляться так называемый внутренний штриховой код, что является уникальным только для определенной среды и используется исключительно в нем С помощью штриховых кодов на месте отгрузки, продажи, отпуска материальных ценностей (готовой продукции, т товара) формируются первичные учетные данные без письменного оформления первичной информации Это достигается признанием штриховых кодов и автоматизированным формированием на АРМ бухгалтера необходимой первичной информации Благодаря этому организуется безбумажное оформление хозяйственной операции с четким формированием информации в информационной базе и с отображением лица, ответственного за первичную господ Арске операцию Штриховые коды с помощью специальных счетных средств превращаются в необходимую первичную информацииацію.

Для отделения штрихового кода от носителей информации используют сканирующие устройства различного рода: контактные карандаши и сканеры, лазерные сканеры и мобильные терминалы, которые считывают информацию й на рассто.

В результате ввода информации в информационную базу с использованием нормативно-справочной информации определяется стоимость материальных ценностей, готовой продукции или товара, а также дополняю ются стали показатели В случае необходимости форма введенных данных может быть отображена на дисплее или на печатающем устройстве Схему технологического процесса регистрации первичной информации представлен на рис 4 4.4.

Рис 44

Рис 44 Технологический процесс регистрации первичной информации с использованием штриховых кодов

Счетные приборы могут применяться как в местах хранения продукции (склады, кладовые, цеха, участка и т.п.), так и в местах ее реализации и отпуска Описанная технология позволяет автоматизировать пр роцес оформления и ввода первичных данных и является наиболее прогрессивной для внедрения ее на каждом предприятии Украины Такая технология формирования учетных данных может применяться и во время и Инвентаризация товара, готовой продукции и материальных ценноей.