45 Организация исходной информации

Выходная учетная информация в условиях применения АРМБ формируется в реальном масштабе времени, т.е. наблюдается сближение процессов формирования, отображения и использования исходной информации Исходной информацией бухгалтер рского учета является учетно-отчетные показатели, необходимые для контроля и анализа производственно-хозяйственной деятельности предприятия, подготовки управленческих решений и информации, используемой с е той подтверждения достоверности учетной информации и анализа В исходной учетной информации также относят информацию, предназначенную для использования в последующих учетных циклах и для решения задач на смежных АРМ По назначению выходные формы документов делятся на основные и вспомогжні.

Основные документы подчинены функциональной целью бухгалтерского учета, контроля и анализу и должны соответствовать всем методологическим требованиям и правилам ведения регистров бухгалтерского учета

Вспомогательные документы содержат разнообразные разовые и периодические сведения, используемые только со справочной, информационной и аналитической целью и не нужны непосредственно для осуществления конкретных управленческих решений

По содержанию различают следующие документы: оборотная ведомость; ведомость движения средств и их источников; инвентаризационные ведомости; групувальних-аналитические документы; ведомость для управления предприятием и т др. Содержание исходных документов должна обеспечивать возможность проверить правильность исходной информации и ее соответствие информации первичных документов Как правило, исходная информация исп ористовуеться по запросу, и поэтому наиболее приемлемым способом ее формирования и отражения является фрагментарные документы и видеограммы Предоставление полным исходным документам «безбумажного» вид и услышит ения текущих потребностей учета фрагментарными документами и видеограмма даст основу для определения полного комплекса документов - людиночитанои копии учетных регистров, которая имеет одинаковую юридическую с илу с оригиналом Состав показателей видеограмм должен быть согласован с информацией полных выходных документов (учетных регистров), переведенных в «безбумажного» вид Информация видеограмм может быть в иведена в виде фрагментарного документа и наоборот Исходная информация учета, контроля и анализа, представляется в виде выходных документов на машиночитаемом носителе, должна быть оформлена так, чтобы обеспечивалась юридическая сила этих документов, а также соответствие требованиям архивного хранения, документальных ревизий и анализа наравне с традиционными документами бухгалтерского учета, кон лю и анализа на бумажных бланкабланках.

Специфика бухгалтерского учета определяет его как систему сплошного, непрерывного, взаимосвязанного объективного отражения фактов хозяйственной деятельности

Это предъявляет определенные требования к используемой таким учетом исходной информации, а именно:

• вероятность - безошибочное формирование учетной, контрольной и отчетной информации согласно методологии бухгалтерского учета и отчетности;

• своевременность, системность, взаимосвязь информации учета, контроля и анализа синтетического и аналитического учета, учетной и отчетной информации;

• обоснованность - соответствие данным первичных документов, отражающих законно совершенные и правильно оформлены хозяйственные операции;

• полнота - получение всей учетной и отчетной информации, необходимой для осуществления функций бухгалтерского учета в управлении хозяйственной деятельностью предприятия, юридическая полноценность др. нформация, которая формируетсяється.

Выходной документ должен содержать информацию, которая позволит однозначно идентифицировать предприятие, где созданы документ (название, номер и т. др.), структурное подразделение предприятия, к которому относится составлен документ (для документов, создаваемых по структурным подразделениям предприятия), отчетный период, за который сформирован отраженную в документе исходную информацию (или дата отчетного пери оду, на которую сформирован эту информацию), отраженные в документе учетные и отчетные показатели, объем информации документа (количество строк и стандартных страниц), дату создания документа, лицо, ск лала документ и отвечает за правильность его изготовления Исходный документ на машиночитаемом носителе, если он поддерживает «безбумажный» вид определенных реестров, является оригиналом, а информация, которая от обижается за потребностью в людиночитаний форме, является его копией Выходные документы (оригиналы, дубликаты и копии) на машиночитаемом носителе подлежат авторизации Для авторизации используется код пос ада лица, отвечающего за формирование выходных документов на АРМ АРМБ.

На этапе отображения данных для обеспечения юридической полноценности исходной информации документы, имеющие юридическую силу и представлены на машинных носителях, должны быть преобразованы в людиночитанои форм мы Передача пользователю предстоит согласно установленным технологическим порядком и соответствующими правилами, касающиеся внесения изменений в созданный документ, тиражирование исходной информа ции с соблюдением требований по созданию дубликатов и копий документов средствами вычислительной техники, обеспечение возможности идентифицировать структурные подразделения и лиц, отвечающих за вироги единство передачи данных по каналам связи; наличии на выходных документах обязательных реквизитов, обеспечение сохранности исходной информации в течение установленного срока по нормативам архивно го хранениия.

Указанные требования к исходной информации бухгалтерского учета и анализа подлежат в основном количественному оцениванию и конкретизации в зависимости от вида информации В отличие от этих требований указаниям ука важность обеспечения максимально возможной выгоды использования исходной информации учетной персоналом имеет информационный (и к тому же неоднозначный) характер, которым определяются только общественность ьни направления и принципы организации отображения выходной информации в автоматизированной системе учета, контроля и анализу.

При обработки информации на основе АРМ бухгалтера с возможностью выдачи «безбумажных» исходных документов и организации работы в режиме «вопрос - ответ» стоит задача одновременного применения ие четырех сбалансированных групп документов: 1) документов на машиночитаемых носителях, 2) полных документов (учетных регистров) 3) фрагментарных документов на бумажном носителе 4) видеограмм Различные способы группировки документов разной степени обеспечивают процесс реализации входных документов в «безбумажном» виде и выдачу выборочной информации в форме видеограммы или фрагментарного дока мента.

Первый способ предполагает такую ??организацию исходной информации, которая обеспечивала бы однозначное ее превращение в структуру, характерную для традиционного документа на бумажном носителе При этом выхо Идна информация должна быть подготовлена ??в завершенном виде, что исключает необходимость какой-либо доработки в случае преобразования к людиночитанои формы и использования за назначением.

Второй способ заключается в том, что процесс формирования выходного документа требует дополнительной вычислительной обработки информации в информационной базе, компоновки и редактирования исходной информации

Третий способ предполагает организацию исходной информации в виде специальных групп данных Превращение их в людиночитаний документ требует компоновки и редактирования показателей (например, упор дочения исходных данных) В основном этот способ используется для формирования итогамів.

Когда речь идет о «безбумажную» технологию, целесообразным, по нашему мнению, является третий способ организации исходной информации ли смысл организовывать исходящие документы в «безбумажном» виде, зале ежит от формы организации АРМ бухгалтера - для индивидуального или коллективного использования Индивидуальная и коллективная формы организацииії АРМ бухгалтера требуют разных подходов к отображению исходной информации Система отображения на основе документов в «безбумажном» виде применяется, как правило, в случае индивидуальной ф формы организацииї АРМБ, когда информация отображается по запросу в момент выполнения операций

Система формирования исходной информации должна основываться на следующих общих подходах:

• автоматизация отображения выходной информации;

• разграничения ответственности за отображение исходной информации;

• регламентация процессов отражения исходной информации с осуществлением контроля за их соблюдением;

• контроль исходной информации на всех этапах отображения

• устранения избыточности и обеспечения соответствия исходной информации потребностям учетного персонала;

• обеспечение требования юридической полноценности отображаемой информации

Автоматизация отражение исходной информации предполагает ее автоматизированную обработку и преобразование с широким использованием программно-аппаратных средств

Разграничение ответственности за отображение исходной информации на первом этапе отображения должно обеспечиваться обязательным автоматическим документированием процессов обработки и преобразования выходн них документов или их фрагментов, на втором - надлежащими формами документов и обязательной регистрацией момента передачи пользовательских.

Регламентация отражения предполагает технологический процесс автоматизированной обработки информации и осуществления контроля за его соблюдением В рамках такого контроля необходимо принимать меры по по абезпечення хранения программных средств, в частности ограничением доступа к ним Контроль за выполнением условий установленного технологического процесса также осуществляется обязательным автоматизированным его док ументуванням в протоколе выполняемых процедур Для осуществления контроля исходной информации на этапе преобразования обеспечивается ее достоверность и благодаря этому - юридическое полноценность Контроль осу ется проверкой готовности к преобразованию исходной информации на машиночитаемом носителе, правильности этого преобразования, а также проверкой данных на указанном носуосії.

Различные методы контроля исходной информации направлены на выявление ошибок, допущенных при выполнении функциональных задач Общий методический принцип разработки методов контроля заключается в том, что любой контроль должен быть осуществлен и раньше отражение исходной информации в процессе выполнения функциональных задач Такой подход позволяет как можно раньше выявить, локализовать и исправить ошибки в исходной информации и обес печить ее представления в нужное время по запросу пользователя основном используются стандартные виды контроля, а именноме:

• контроль диапазона данных;

• по списку диапазонов и значений;

• с использованием справочников;

• выполнения логических соотношений;

• отклонений от нормальных условий;

• визуальный;

• за состоянием и расходованием средств;

• по результатам обращения к базам данных;

• за правильностью формирования первичных данных

В процессе отражения исходной информации пользователю предоставляется возможность изменить состав исходных документов в зависимости от круга задач, а также варьировать в определенных пределах содержание исходных документ тов и способы их оформления Потребность в таких действиях может возникнуть прежде всего в случае изменения нормативных актов или когда понадобится получить определенную информацию для управления производственно-хозяйственно ю предприятия Это достигается автоматизированным формированием исходной информации с использованием программного автоматизированного документированияня.

В состав диалоговых систем отображения независимо от предметной области, в которой они используются, входят компоненты методологического и лингвистического обеспечения (инструкции и методики вед дения диалога, речь диалогового взаимодействия и др.), информационного обеспечения (информация диалоговых сообщений методики их организации, данные специального назначения и т. др.), программного и технического ного обесня.

Основным принципом отражения исходной информации на АРМ бухгалтера в диалоговом режиме связь АРМБ с бухгалтером в реальном масштабе времени В случае задержки информации более 5 с на экр ан монитора должно выдаваться справочная информация о причине задержки ответа Отображение исходной информации на АРМ бухгалтера предусматривает использование в диалоговом режиме специфической модели ведет ния учетного процесса конкретным пользователем (моделирование привычных для него приемов работы с информа-цией, использование обычной учетной терминологии и т.п.), однообразие и постоянство модели уче ного процесса, предотвращения беспричинности реакции АРМБ (обязательное выдачи справочной информации в случае сбоев и т. др.), возможность адаптации и обучения пользователя, простота управления процессом диалога, разумное использование проверки правильности директив, видеограмм, автоматизированное формирование управленческих решений по исходной информацииформацією.

Для организации диалоговых систем отображения исходной бухгалтерской информации необходимо принять следующие меры: исследовать информационную систему учета, определить категории пользователей информации, цель язык и структуру диалога при реализации учетных, контрольных и аналитических функций, структуру технических средств, каналы связи и структура программного обеспечения; установить взаимо мозвьязкы с информационной базой данных Особое значение во внедрении диалоговой системы отображения выходной информации приобретает исследование информационной системы учета При этом уточняется в заемозвьязок задач и последовательность их выполнения, исследуются вопросы организации информационной базы учетных данных, определяются средства защиты и представления данных, осуществляется структуризация бухг алтерського учета, контроля и анализа по уровням управления Уточнением типа пользователей диалоговой системы исходной информации определяется функциональная область: вид деятельности, уровень управлени я состав учетных данных, служат базой для принятия решений и выполнения конкретных учетных, контрольных и аналитических процедур, вид принимаемых решений и процедур, выполняемых ступе нь интенсивности взаимодействия с информационной системамою.

Автоматизированная система отображения данных предусматривает формирование информации по запросу бухгалтера в нужной форме С этой целью в информационной системе с использованием специального программного обеспечения должна быть задано форму документа или отдельные учетные данные с отображением идентификаторов или точного наименования показателя На основании этих данных формируются или рассчитываются данные с помощью соответствующих алгоритмеів.