46 Особенности организации технологии учетного процесса в условиях функционирования АРМ бухгалтера

Информационная технология учетного процесса представляет собой систему методов и способов сбора, накопления, регистрации, передачи, отображения, хранения, поиска, модификации, анализа, защиты, выдачи необходимой информации всем заинтересованным м подразделениям на основе применения аппаратных и программных средстве.

Информационные технологии по способу обработки информации подразделяют на обеспечивающие и функциональные

Обеспечительные технологии обработки информации - это технологии, которые используются как инструментарий для решения задач учета, контроля и анализа Такие технологии разделяют по классам дл ань, на которые они ориентированы Обеспечивающая часть информационной технологии состоит из технического, информационного, технологического, математического, организационного, правового, экономического и и Других видов обесня.

Функциональная часть информационной технологии - это модель системы управления объектом Функциональная технология представляет собой синтез обеспечивающей и предметной технологий, осуществленный по определенным и правилами.

Предметная технология представляет собой последовательность технологических этапов, имеющих целью преобразования первичной информации на исходную в любой предметной области Предметная технология не залежи ить от использования средств вычислительной техники и информационных технологиий.

В бухгалтерском учете используют как отдельные информационные технологии, так и их совокупности, объединенные в взаимосвязанный комплекс Такой комплекс обеспечивающих и функциональных информационных х технологий реализуется на основе АРМ бухгалтера.

Организацию учетного процесса в условиях функционирования АРМ бухгалтера можно представить в виде схемы рабочих мест, отражающей их взаимодействие при осуществлении учетных функций К этой схеме входят раб рабочие места бухгалтера, а также работников, более или менее связанных с организацией бухгалтерского учета К ним следует отнести рабочие места по документированию, регистрации, оформления документов тощщо.

Согласно местом и организацией технологии выполнения задачи бухгалтерского учета можно разделить на три группы:

1) подготовка информации и ее обработка в бухгалтерии;

2) систематизация и обобщение учетной информации на счетах по видам ресурсов, а также контроль и анализ результатов систематизации и обобщения;

3) формирование информации для дальнейшего использования и ее координация

Состав работ при использовании АРМ бухгалтера приведены в табл 41

На первом этапе выполнения указанных работ следует учитывать технические, экономические и организационные характеристики предприятия об условиях сбора первичной информации, системы учета, объем первичной ннои информации; территориальное расположение мест сбора и обработки первичной учетной информации Кроме того, необходимо принимать во внимание такие параметры АРМ бухгалтера как техническое обеспечение, технико- эксплуатационные характеристики АРМ, технологические операции, реализуются аналогичными АРМ других подсистем АСУП.

Таблица 41

СОСТАВ РАБОТ ПРИ ИСПОЛЬЗОВАНИИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ КОМПЬЮТЕРОВ

На двух следующих этапах с образованной совокупности технологических операций формируют технологические цепочки, то есть набор соответствующих технологических операций с указанием последовательности их выполнения При ц ем учитывают такое:

• набор технологических цепочек качественно неоднороден;

• оптимальность технологического обеспечения допускает минимальное количество технологий, реализующих все необходимые условия сбора, документирования и подготовки данных;

• все технологические цепочки должны быть ориентированы на один набор необходимых элементов технического, информационного и организационного обеспечения

Для определения последовательности технологических операций руководствуются следующими принципами:

- технологическая операция сбора первичной информации должна быть первой в цепочке;

- отраженную первичную информацию следует зарегистрировать на носителе;

- каждому первичном носителе соответствует определенный путь регистрации первичной информации;

- первичный носитель должен быть передан в АРМ бухгалтера или персонального компьютера большей мощности;

- нужно контролировать правильность выполнения всех технологических операций, технологические операции, выполняемые с помощью АРМ бухгалтера следует контролировать до начала следующей операции техн технологическую цепочкиюжка;

- контролируя готовность исходной информации, нужно учитывать выполнение двух условий: 1) поступления в АРМ бухгалтера исходной информации, 2) завершение подготовки всей информации, надх ходитдить;

- необходимо обеспечить получение информации, которая дает возможность осуществлять управленческий контроль;

- технологическую цепочку должен быть линейным, т.е. следует избегать повторного поступления информации на одно АРМ

Согласно обозначениями в табл 318 объединяют работу по группам

В каждой группе должны объединяться работы, которые будет выполнять персонал одинаковой квалификации Такое разделение работ на группы позволяет реализовать один из важнейших принципов организации труда - п принцип специализацииї.

Можно определить группы работ (каждая из них соответствует определенной группе работников учетного процесса), которые обеспечивают:

• обмен информацией между структурными подразделениями (13, 14);
• подготовку исходной информации к обработке (11, 12, 15, 16);
• систематизацию, обобщение и анализ учетной информации (21, 22, 24, 25, 26);
• ведения нормативно-справочной информации (23; 32);
• подготовку учетной, контрольной и аналитической информации к использованию (27, 28, 29; 210; 211);
• развитие программного и организационного обеспечения информационной системы (35);
• координацию и поддержку информации в актуальном этапе (17; 31; 33; 34)

Пример технологии формирования исходной информации в условиях использования АРМ бухгалтера приведены на рисунке 45

Рис 45 Технология формирования исходной информации в условиях использования АРМ бухгалтера

Технологию, которую иллюстрирует рис 46, можно наглядно совокупностью схем, каждая из которых отображает технологию работ, соответствует группе учетного персонала (т.е. категориям АРМ бухгалтера) Эти схемы и определяют состав информации, передаваемой между АРМБ различных категорий и поэтому анализ этих схем позволяет оценить степень взаимодействия, при котором могут функционировать АРМБ при выполнении указанной декабря УПИ робебіт.

Схему разделения работ по категориям АРМ бухгалтера показано на рис 46

Рис 46 Схема разделения работ по категориям АРМ бухгалтера

При функционирования АРМ бухгалтера важным элементом организации технологии учетного процесса является определение мест, где должны выполняться задачи учета При этом используют информационную сх хему взаимосвязей задач с каждого участка учета Схема информационных связей и последовательность выполнения задач учета основных средств представлены на рис 4 4.7.

К учету основных средств относится решение следующих задач на АРМ бухгалтера:

11 Учет основных средств в натурально стоимостном выражении по инвентарным объектам, материально ответственными лицами и структурными подразделениями

12 Обобщение операций по счету 01 «Основные средства» в аналитическом разрезе

13 Расчет износа (амортизации) основных средств по структурным подразделениям, видам и отраслям в разрезе дебетованих счетов и объектов аналитического их учета

Рис 47 Схема информационных связей и последовательности решения задач учета основных средств

14 Обобщение операций по счету 86 «Амортизационный фонд» в аналитическом разрезе

15 Движение износа основных средств по группам и по предприятию в целом

16 Обобщение операций по счету 02 «Износ основных средств» в аналитическом разрезе

17 Пообъектный учет затрат на капитальный ремонт основных средств

18 Обобщение операций по капитальному ремонту в аналитическом разрезе

19 Учет недостач и излишка основных средств, выявленных инвентаризацией

Для выполнения этих задач используют первичную П и расчетную Р информацию, в частности:

X1 - о фактическом наличии основных средств;

P1 - первичную по операциям движения основных средств (акт приемки-передачи основных средств, акт уничтожения и т. др.);

С1 - о расходах на капитальный ремонт (с АРМ бухгалтера затрат на производство);

Т1 - о пробеге транспортных средств;

В1 - о наличии основных средств по данным бухгалтерского учета;

01 - инвентаризационная опись основных средств

Последовательность выполнения задач при использовании АРМ бухгалтера такая: 11-19-12-13-14-15-16-17-18

Организация контроля соблюдением движения носителей учетной информации является одной из важнейших участков в работе главного бухгалтера, его заместителей и старших бухгалтеров секторов (групп) При сдаче документов в бухгалтерию или на машиносчетных установку в сопроводительных карточках (ярлыках) указывают дату, а иногда и часы поступления документев.

Особенностью контроля за соблюдением графиков движения носителей учетной информации на этапе текущего учета является то, что контроль поручают непосредственно сектора, который получает документы из иного сектора

На этапе итогового учета контроль осуществляют за своевременным передачей сводных данных в сектор, который должен составить в конечном виде тот или иной отчетный документ

В процессе организации движения носителей учетной информации важно обеспечить сохранение их в учетном процессе Особенно это касается носителей - первичных документов - на всех операциях текущего об БЛИК, когда их передают от одного исполнителя к другому Сохранение документов в процессе движения достигают регистрацией их в специальных карточках-реестрах, сопроводительных ярлыках т.д. По каждому первинног в документа устанавливают порядок его движения от первой операции до передачи в архив Особенно это важно, когда речь идет о документах, которые непосредственно связаны с материальной ответственностью (на накладные, требования, счета и т.п.ощо).

Сеть - это совокупность программных, технических и коммуникационных средств, обеспечивающих эффективное распределение вычислительных ресурсов

Сети имеют следующие характеристики:

• динамичность - позволяет быстрее получить вопросы пользователя из сети;
• автономность - обеспечивает возможность независимой работы сетей различного уровня;
• открытость - обеспечивает возможность подключения к контуру сети любых современных вычислительных устройств;
• ресурсы - определяют значимость и ценность сети по поступлению к информационным системам знаний, данных, а также способность технических средств оперативно их представлять либо обрабатывать;
• надежность - обеспечивает безаварийный режим работы вычислительной техники, оперативное оповещение об аварийных ситуациях, а также программно-логический контроль и тестирование;
• интерфейс - обеспечивает набор сервисных функций по обслуживанию пользователей, а также предоставление необходимых информационных ресурсов;
• коммуникация - позволяет взаимодействия вычислительной техники с пользователем по действующей конфигурации сети

Сети делятся на следующие классы:

• локальные вычислительные сети (ЛВС), которые обеспечивают постоянную и оперативное взаимодействие между отдельными пользователями на небольшой территории одного предприятия или структурного подразделения;
• региональные вычислительные сети (РВС), которые позволяют использовать информационные системы на небольших расстояниях Сеть позволяет обмен информацией через абонентскую сеть по телефонным каналам с общего пользования, а также через спутниковую систему связи;
• федеральная вычислительная сеть (ФОМ) позволяет передавать данные с коммутацией каналов и предоставлять услуги по передаче данных в реальном масштабе времени широкому кругу пользователей;
• глобальные вычислительные сети (ГВС) предоставляют доступ пользователям не только к своей информационной системы, но и позволяют взаимодействовать с другими системами различной профессиональной группы, находящихся на в большой расстоянием.

Выбор информационных сетей, используемых при выполнении задач учета, контроля и анализа, предусматривает:

• ознакомления с предметной областью учета, контроля и анализа;
• выбор сетевой операционной системы;
• выбор вычислительной техники;
• выбор коммуникационного оборудования