55 Организация контрольного процесса на отдельных технологических этапах

Подготовительный этап В контрольном процессе используют различные носители экономической информации, поэтому важно установить, какие из них необходимы на подготовительном этапе Для этого определяют факторы, влияющие на объект к контроля Иногда для этого используют дополнительные источниковела.

Источники информации, привлекают к контрольному процесса, следует тщательно подготовить Процесс подготовки информации для контроля разделяют на три этапа: 1) выбор, 2) проверка 3) обработка

Полнота и достоверность показателей информации, полученных в результате контроля, зависят от качества использованных источников Кроме того, на качество результата влияет глубина изучения того или иного спрашивает Ання Поэтому все подобранные для контрольного процесса источники тщательно проверяют Проверку данных и показателей осуществляют по двум признакам: технической и существуною.

При технической проверки устанавливают: было соблюдены правила (порядка) составление информации; ли необходимые показатели или данные есть в носителях информации, точность и правильность выполнения ары ифметичних действий, итоговых операций и т.п.; ли на документах необходимые подписи; или согласовано встречные показатели, представленные в различных носителях информации, тощ.

Проверяя информационный материал по сути, обращают внимание на его вероятность, что позволит обеспечить правильность результата контроля

Подготовка материалов к контролю включает процедуру приведения их к сравниваемого вида Однородность и сопоставимость привлеченных к контролю данных является непременным условием успеха контрольной работы Поривнюваности показателей и данных, подлежащих контролю, достигают нейтрализацией ценового фактора, вычислением средних значений данных, заменой абсолютных значений величин относительнымми.

Контрольная обработка данных. Этот этап состоит из различных приемов: арифметических, юридических, логических, различных расчетов по определению необходимых показателей, абсолютных и относительных отклонений коэффициентов, процентов, однородно них значений (величин), резервов и т. др. Для обработки информационных данных и отображения контрольной информации используют различные по форме и содержанию таблицы Особенность контрольных таблиц заключается заключается в том, что в них подают базовые (в прошлом году, сметы, плана, нормы и т.д.) данные наряду с фактическими, а также сравнивают эти данные в таких таблицах показатели размещают учитывая их взаемоузгодже ность Кроме того, тутвмищують причинно-следственные характеристики исследуемого объект’єкта.

Обработка входных данных является трудоемкой работой контрольного процесса Поэтому важным вопросом его организации является выбор формы По своей форме контроль может осуществляться централизованно и децентрализова анно.

Наиболее распространенной является децентрализованная форма бухгалтерского контроля, по которой контрольная работа сначала осуществляется в первичных звеньях организации производства: цехах, бригадах, фермах, участок ях Затем результаты контроля передают для обобщения до экономических служб: бухгалтерии, финансового и планового отделов

В централизованной форме организации вся первичная контрольная работа сосредотачивается на уровне управления хозяйства и осуществляется специальной службой

Организация контроля в хозяйстве должно основываться на принципах организации экономической работы, а степень централизации экономической деятельности является исходным для организации контрольной работы

Для формирования контрольной информации на начальной стадии работы при установлении нормативных (плановых) заданий определяют соответствующие отклонения, которые могут произойти в работе

При учетной способа контроля элементы контроля и соответствующие места (колонки, графы) предусматривают в документах учетного характера

Аналитически контрольный способ является своеобразным сочетанием анализа и контроля, а практически - анализа как вида контроля Поэтому аналитические таблицы используют для контрольного процесса, поскольку они есть ют все показатели, характеризующие те или иные отклонения от заданных параметров роботи.

Чисто контрольный способ получения контрольной информации отличается от предыдущих тем, что этот процесс выделяют в самостоятельную функцию (работу по техническим приемом) Эта контрольная информация является является результатом специальной контрольной работы, для выполнения которой специально готовят контрольные реестры - ведомости, таблицы, содержащие нормативные данные (плановые, сметные, фактические, отклонения, к оефициенты, проценты, различные расчеты и т.д.).

Первые три способа позволяют получить ограниченный круг контрольной информации, поскольку такая информация является важной, но недостаточной для принятия управленческих решений Поэтому основную часть контроль ьнои информации получают в процессе специальной контрольной роботи.

Итоговый этап контрольного процесса является заключительным При проведении контроля хозяйственной деятельности получают информацию, которая является важной частью всей управленческой экономической информации конкретного хозяйства Изм городов контрольной информации составляет совокупность обработанных данных, характеризующих отклонения показателей и факторы, на них повлияли и которые следует учитывать для принятия управленческих решень.

Поскольку полный объем контрольной информации о хозяйственной деятельности предприятия очень большой, то для разных уровней хозяйствования ее следует тщательно проанализировать и подобрать нужные сведения те Достигается это методом подбора - каждый руководитель соответствующего ранга сам определяет, какая информация ему нужна для оценки результатов работи.

Результаты контроля доводят до соответствующих руководителей непосредственно и немедленно В отдельных случаях эта информация может быть доступна всему коллективу подразделения

Результаты контрольного процесса оформляют отдельными документами, формы которых могут быть различными Все зависит от конкретных условий и потребностей Такими документами могут быть протоколы производственных собраний ров и заседаний бюро экономического анализа, приказы и распоряжения о результатах проверки хозяйственной деятельности, служебные и докладные записки, экспертные оценки и выводы тощщо.

Важным этапом контрольного процесса является осмысление и оценка полученных результатов и оформление выводов о хозяйственном состоянии объекта При подготовке письменного или экспертного заключения по ре Результаты контроля к такому документу целесообразно включить:

• значение объекта проверки;

• результаты общей оценки и определения основных абсолютных данных, наиболее полно характеризующие состояние дел на объекте;

• характеристику изменений составляющих объекта с помощью отдельных показателей, характер и степень их влияния на общие результаты работы, причины, последствия;

• определение потерь вследствие допущенных отклонений по отдельным данных;

• выводы и предложения по устранению выявленных недостатков в работе того или иного подразделения, участка

В заключении отражают общую оценку работы, указывают организационные меры, которые следует принять для устранения недостатков в работе Здесь могут быть также различные расчеты по экономической эффективности по аходив, предложенных к внедрению Во всех случаях обязательным элементом этого этапа является контроль за выполнением намеченных мероприятииів.

Основными направлениями использования контрольной информации является принятие управленческих решений для регулирования производственных процессов и других решений хозяйственных дел

Сложным элементом контрольного процесса является организация движения информации, требует знаний технологии различных управленческих работ Основная задача организации контрольной информации заключается в том, чтобы создать оптимальные каналы ее, а затем на основе взаимосвязанной схемы построить один технологический процесс контролю.

Создание рационального движения потока информации в контрольном процессе должен основываться на заранее определенных принципах, основными из которых являются:

• выявление информационных потребностей и приемов для полного удовлетворения этих потребностей;

• объективность отражения хозяйственных фактов - явлений и процессов;

• единство информации, полученной из различных источников;

• избежание дублирования информации;

• скорость получения информации;

• обработка информации с помощью ПК;

• возможность ограничения информации, кодирование

• разработка программ по использованию информации

Соблюдение этих принципов способствует построению и организации контрольного процесса

Теперь распространенным является графический метод организации контрольного процесса и движения в нем носителей информации Форма графика не определяют заранее Она зависит от конкретных условий в этих графиках фикс суют важнейшие характеристики движения носителя информации При этом обязательно определяют исполнителей, сроки, приемйоми.

В контрольном процессе в отличие от учетной не формируются документы и документопотоки в прямом смысле Нет и жесткой регламентации, как в учетном процессе Однако это не означает, что для контрольного процесса не характерны операции передачи-приема документов Дело в том, что цикл контрольных работ эластичнее, а это позволяет создать гибкий режим работы Однако во всех случаях в рганизация контрольного процесса требует четкого определения, кто, когда, от кого получает ту или иную контрольную информацию, кому следует передать исходную информацииацію.

Сроки и последовательность выполнения работ целесообразно планировать по исполнителям и структурными подразделениями Наиболее целесообразной формой организации движения носителей контрольной информации является график Застосовуют во два вида графиков:: индивидуальные (на каждого носителя); групповые (на группу носителей) Сводные графики используют для решения:

• целевого вопросы (например, контроль состава работающих, использования рабочего времени);

• проблемы с отдельной темы (например, контроль труда и его оплаты, контроль основных средств)

Организацию движения потоков контрольной информации оформляют графику, для составления которого предварительно определяют состав документов, которые должны быть проверены, и исполнителей работ

Пример организации взаимоотношений различных служб машиностроительного предприятия по контролю за движением деталей, изделий иллюстрирует табл 510

Таблица 510

взаимоотношений РАБОТНИКОВ ПО ПОВОДУ ПЕРВИЧНОГО КОНТРОЛЯ ЗА ДВИЖЕНИЕМ ЧАСТЕЙ ИЗДЕЛИЙ

Заключительным этапом контрольного процесса является оценка результатов контроля, обобщения данных, разработка рекомендаций, направленных на совершенствование работы