63 Организация материальных носителей аналитического процесса

Состав, содержание и формирование показателей аналитической информации для организации аналитического процесса определяются проектом анализа хозяйственной деятельности

Как уже отмечалось, анализ хозяйственной деятельности возник и развивался как анализ по данным бухгалтерского учета и отчетности Теперь он вышел за пределы материалов, подаваемых бухгалтерия Поэтому в процессе анализа хозяйственной деятельности наряду с бухгалтерской используется вся совокупность как экономической, так и технической информации Первым видом носителей аналитической номенклатуры является форм и отображения нормативных, плановых, сметных, учетных, отчетных, технических, технологических, конструкторских данных и показателяхків.

Такими формами нормативной, плановой информации бизнес-план и аналогичные планы различных видов деятельности и отраслей: сельского хозяйства, строительства, транспорта - различного рода расчетные т таблицы учетных показателей - отчетные формы, учетные регистры, первичные документы и т.д. Носители этих форм могут быть бумажные или техничі.

Выбор форм и носителей аналитических номенклатур имеет исключительное значение для организации аналитического процесса Основу выбора составляют аналитические номенклатуры, определенные с помощью аналитического дл Дання.

Методика и техника выбора форм носителей аналитической информации имеют ряд специфических особенностей

Первая особенность выбора заключается в том, что носители наружной аналитической информации формируются за пределами аналитического процесса и практически в процесс вступают готовыми Например, в готовом виде и используют учетные регистры, отчетные формы Поэтому выбор носителей аналитической информации, берут для аналитического процесса с других участков экономической деятельности, нужно начинать с изучения содержания ц их форрм.

Вторая особенность - это внутренние формы и носители аналитической информации: таблицы, расчетные таблицы, формы аналитических записок и т.д., которые разрабатывают самостоятельно с учетом условий конкретного го осподарства Методика и техника проектирования они изложены в разд 2.

Кроме указанных в формы и носителей аналитической информации относят также протоколы различных производственных совещаний, хозяйственных активов, акты проверок и ревизий и т. др.

зависимости от поставленной цели в процессе анализа нормативных, плановых, фактических данных может возникнуть необходимость в проверке тождественности, взаимной согласованности показателей, отраженных в разных формах Ц Эту работу выполняют с помощью специальных таблиц Таблицы проверок готовности данных и показателей относят к носителям аналитической информации, которые формируются непосредственно в аналитическом процесссі.

Для выполнения различных методических и технических приемов - сравнения, сводки, группировки, определения абсолютных и относительных величин, индексов элиминирования, метода цепных подстановок и т.д. - не еобхидно составить большое количество разнообразных расчетных таблиц Все эти таблицы относятся к группе носителей аналитической информации, которые формируются в самом процессе анализу.

Результаты анализа оформляют по-разному, в зависимости от поставленной цели, масштаба объекта и других характеристик, однако чаще всего в виде выводов, объяснительных и аналитических записок к различным х форм отчетности, докладов и т.п. Все эти виды носителей содержат аналитические таблицы, диаграммы, графики Итак, по месту возникновения носители аналитической информации разделяют на внешние и внутреннеені.

В аналитическом процессе на каждом этапе появляется своя особая форма носителей информации, наиболее характерная для этого этапа: на подготовительном этапе - таблицы проверок готовности внешней й информации, на этапе аналитической обработки - расчетные таблицы, на заключительном этапе - аналитические записки, выводы и т.п. Это означает, что внутренние носители аналитической информации могут быть трех вид ов: таблицы проверок готовности, расчетные аналитические таблицы и аналитические записки, выводыи.

Основная цель аналитической обработки - выявить причинную связь и определить влияние различных факторов на тот или иной показатель деятельности Это требует не только выбора аналитических номенклатур, но и разработки БКИ системы форм и носителей аналитической информации Основными видами форм носителей аналитического процесса на этом этапе являются аналитические таблицы, которые отличаются от учетных регистров построением: в одной таблицы соединяются нормативные, плановые, фактические данные, а также их числовые разницы и другие характеристики Кроме того, в этих таблицах сочетаются много технических и логических процедур расчетного характереру.

Аналитические таблицы позволяют определить и оценить степень отклонения фактических данных, то есть результаты работы от заданных заранее величин (сметы, нормы, плана и т. др.)

В отдельных случаях разработку и монтаж аналитических таблиц целесообразно осуществлять с учетом будущего использования не только для аналитической работы, но и как иллюстративного материала к выводу ков и предложений Поэтому форма и содержание аналитических таблиц должны соответствовать требованиям полноты отражения, правильном группировке показателей и другим требованиям к информацииї.

При составлении аналитических таблиц не рекомендуется в одной таблице отображать все показатели, логическое разделение их в отдельных таблицах способствует большей наглядности

часто в аналитических таблицах отображают данные (нормы, планы, сметы и другие данные прогнозного порядке) и фактические данные показателей, которые анализируют, а также выявляют отклонения между ними При этом в подлежащем таблицы перечисляют отобраны для анализа показатели, а в сказуемом - значения этих показателей за различные периоды (таблицы 63 - 65.5).

Таблица 63

Расчет влияния трудовых факторов на отклонение фактического выпуска продукции от программы способом разниц,%

Разработаны формы таблиц объединяют в альбом аналогично формирования альбомов носителей учетного процесса и процесса контроля

Формы носителей результативной аналитической информации формируются на заключительном этапе аналитического процесса В зависимости от цели и места проведения анализа результаты оформляют в различных носителях Основные но оссии, с помощью которых оформляют результаты аналитического процесса, такиеі:

• текстовые описательного характера - аналитические записки, выводы, докладные записки, отчеты;

• безтекстови - таблицы, графики, диаграммы и т.д.

Таблица 64

Анализ состояния оборотных средств на «____» ___________ 19__ г.

Таблица 65

Анализ влияния факторов на отклонение фонда оплаты труда

Если анализ проводится сторонними организациями или лицами, то такой результат оформляют в виде заключения

Результаты анализа, который осуществляют хозяйства могут оформляться по-разному, что зависит от многих факторов: времени, объема и т.д. За относительно короткое время - день, смену, декаду - результаты а анализа оформляют в отчетах-рапортах, аналитических записках, за более длительное время - в пояснительной записке Зачастую эти отчеты-рапорты является таблицами или специальными сведениями, содержащие большей частью ого один-два, редко три показателя работы хозяйственного подразделения - цеха, смены, бригады, участка Такая ведомость не требует специального оформления и дополнительных объяснений Ее легко воспринимать визу льно Она позволяет ориентироваться в результатах работы производственного подразделениезділу.

Результаты анализа работы отдельных служб - снабжения, сбыта и др. - оформляют за относительно длительное время - месяц, квартал Основной формой оформления анализа является аналитическая записка, где отображают характеристики состояния ресурсов, причины нарушений, а также принятых в отношении соответствующих нарушений (недостатков) заходди.

Структурно такая аналитическая записка содержит:

• общие данные об объекте, который анализируют;

• характеристику выполнения программы поручений, плана, договора;

• характеристику отклонений, выявленных, и влияние отдельных факторов на показатели, выводы, предложения

Раздел «Общие данные» содержит сведения о названии хозяйства, его структурные подразделения, основные виды выпускаемой хозяйство и т.д. Если результаты анализа в будущем исполь товуватимуться за пределами хозяйства, то добавляют некоторые данные о будущем развитии Каждый раз указывают на время, за которое сделан анализ, какие вопросы были рассмотрены, основные результатти.

В разделе, характеризующим выполнение работы, отражающие данные о степени выполнения, отклонения от заданий, темпы роста и прироста за соответствующий период по сравнению с прошлыми периодами Обязанность ' 'обязательно анализируют факторы, которые влияли на результаты работы, их взаимосвязь, взаимодействие, причины отклонения При этом особое внимание обращают на тенденции, возникающие в работе хозяйства или его структурного подразделениелу.

Изложение в пояснительной записке сопутствуют таблицами, графиками и другими иллюстрациями, подтверждающие текст Кроме того, добавляют расчетные таблицы, позволяющие сделать выводы и предложения ции Особое внимание в этом разделе уделяется вопросам формирования показателей, которые являются критериями оценки эффективной работы хозяйства или его подразделениелу.

В заключительной части пояснительной записки дают оценку деятельности хозяйства или его структурного подразделения, содержащих выводы, предложения и меры, направленные на устранение недостатков

Альбом форм носителей аналитической информации содержит все отобранные для аналитической работы формы В альбоме формы компонуют подобно тому, как носителей учетной информации Однако при этом следует иметь в в виду, что эти альбомы формируются с некоторыми особенностямми.

Альбомы носителей аналитической информации формируют с топологическими признаками: основные средства, материалы, труд и его оплата, производство и т.д. Каждый альбом имеет два раздела: для внутренних и наружных пользователей.

Каждый альбом структурно разделяют на четыре составляющие: титульный лист, перечень форм, методические указания по заполнению форм, образцы форм

При использовании ПК альбом форм является одним из важнейших элементов обеспечения работы

При формировании альбомов для внешних пользователей аналитической информации нужно учитывать следующие особенности Носители аналитической информации, которые формируются в пределах нормативных, плановых, сметы исних служб, включают в перечень альбомов носителей информации, но сами формы не добавляют, поскольку их описание и формы есть в других альбомах В альбомах аналитической информации производится только ссылки, где их м ожно найтити.

Особое внимание уделяется формированию альбомов промежуточной и итоговой аналитической информации Эти два вида носителей разрабатывают в каждом конкретном случае для каждого хозяйства отдельно

Альбом целесообразно формировать как по топологическими признаками, так и в разрезе этапов аналитического процесса