62 Организация аналитических номенклатур

Во аналитической номенклатурой понимают состав (перечень) данных, содержащихся в нормах, нормативах, сметах, квотах и ??т.д. и фактически учтенных характеристиках хозяйственных фактов, явлений и процессов - имущественных объектов и правовых субъектов субъекта, хозяйственных операциях и результатах хозяйствования, используемых в аналитическом процессе для оценки результатов хозяйственной деятельности, подготовки управленческих решений Этот состав (перечень) определяется содержанием хозяйственной деятельности конкретного предприятия, организации или их подразделений и формируется в разные показатели в соответствии с требованиями управления.

В аналитическом процессе используют различные по характеру номенклатуры, которые имеют натуральные и стоимостные характеристики

К аналитическим номенклатур хозяйства включают нормативные, плановые, сметные, фактические и другие данные за время, анализируют, аналогичные данные за предыдущие периоды или аналогичные данные других го осподарст.

При анализе хозяйственной деятельности за длительный период в состав аналитических номенклатур включают данные за соответствующие годы

Показатели, применяемые в процессе анализа хозяйственной деятельности, получают не только из нормативных, фактических и подобных источников, но и в самом процессе анализа В процессе анализа получают ь промежуточные аналитические данные или показатели Например, при факторном анализе прибыли (дохода) после сравнения данных за прошлый год с данными текущего года получают показатель промежуточного характера - с сновные сумму увеличения (уменьшения) прибыли по сравнению с прошлым годом Эта величина, т.е. промежуточный показатель, подлежит также обработке в процессе анализа Система этих промежуточных показателей формирует промеж на номенклатуру аналитического процессцесу.

Данные, получают в процессе анализа (аналитической обработки) и используют в будущем, формируют итоговую (конечную, исходную) аналитическую номенклатуру Итак, в аналитическом процессе формируют ься три типа номенклатур: первичные (входные), промежуточные и итоговые (конечные, результатные).

Степень детализации аналитических номенклатур всегда определяется потребностями будущего управленческого решения, для которого осуществлялся анализ хозяйственной деятельности

При выборе аналитических номенклатур нужна тщательная проверка и оценка их с точки зрения полезности в трех аспектах: синтаксическом, семантическом и прагматическом Это обусловлено, во-первых, одному нориднистю аналитической информации, а во-вторых, применением технических средств обработки почвыи.

Оценка аналитических номенклатур в синтаксическом аспекте имеет целью предоставить показателям однородности, поскольку аналитические показатели связаны со знаковой системой (символической информационной языке) которая может изменяться.

Содержательная характеристика показателей возможна только на основании семантической оценки, а практическую полезность показателя для решения поставленной цели невозможно доказать без прагматической его оценки

Для определения перечня аналитических номенклатур нужно знать требования автоматизации: типы машин, на которых обрабатывать аналитическую информацию Дело в том, что в случае использования ПК формируется банк данных, в основу которого положено использование первичных данных каждый раз заново, по программе обработки На разных этапах аналитического процесса аналитические номенклатуры формируют по-разному Однако на всех этап ах следует учитывать, что аналитические номенклатуры бывают трех видов оформления: первичного (плановые, нормативные, учетные и др.), промежуточного (последствия сравнения данных, определения относительных величин - коэффициентов, процентов и т. др.) и конечного (оценочного, исходного, то есть аналитические характеристики, которые подают в выводах, предложенияхціях).

Выбор аналитических номенклатур осуществляют с топологическими признаками - основными средствами, материалами, средствами - и в разрезе целевых аналитических знаний

Аналитическое задание - это составной элемент топологической темы (блок) Например, анализ труда и оплаты ее предусматривает несколько задач по определению:

• численности и состава работающих;

• использования рабочего времени;

• производительности труда;

• использования фонда оплаты труда и др.

С каждого аналитического задачи топологической темы (блока) и для каждого этапа аналитического процесса составляют перечень аналитических номенклатур, которые в будущем фиксируют в носителях аналитических номен нклату.

Наличие аналитических номенклатур позволяет обоснованно выбирать или разрабатывать (проектировать) носители аналитических номенклатур, аналитические таблицы, определять объемы работ

Количественная характеристика хозяйственных фактов (явлений, процессов), которые изучают, обеспечивается разработкой и использованием технико-экономических и экономических показателей, объективно отражают их е сут.

По технологии распределительной системы обработки информации с использованием ПК в технологический процесс включают соответствующие логические точки входа и условия прерывания для оперативного вмешательства аналитика а В информационную базу анализа хозяйственной деятельности входят справочно-инструктивные и нормативные сведения по организации анализа, учета и контроля, создают отдельную базу знаний Эти сведения н еобхидни для принятия решений, определения положений и разъяснений для проведения анализзу.

Полнота анализа зависит прежде всего от используемых в аналитическом процессе показателей, предусматривает отдельную работу на подготовительном этапе - их выбор Выбор аналитической номенклатуры определяется ся характером и целью анализу.

В самом общем виде систему показателей можно представить как своеобразную геометрическую фигуру, распространяется до своего основания (переход от обобщающих до отдельных показателей) и сужается к своей вершины (переход от отдельных показателей к обобщающим) Обобщающие показатели образуют определенную совокупность, отдельные - детализируют обобщающие Однако одни показатели взаимно дополняют другие Как, скажи может, обобщающие дополняют отдельные и наоборотаки.

Выбирая систему показателей аналитического процесса, следует максимально упрощать расчеты, ограничивать количество показателей, использовать только важнейшие показатели и данные всех возможных ист ков информации.

При выборе показателей следует учитывать также, что каждый показатель, используемый в аналитическом процессе, имеет отображать соотношение и характеризовать как экстенсивные, так и интенсивному ни процесс.

Совокупность определенных таким образом данных и показателей является основой для формирования аналитических номенклатур

Поскольку в аналитический процесс привлекают нормативную, плановую, учетную, отчетную системы показателей, то в первую очередь выбирают так называемые базовые показатели Выбор лучше осуществлять в виде таблицы, как это показано на примере формирования аналитических номенклатур из плана прибыли (табл. 61)

Таблица 61

ПЕРЕЧЕНЬ АНАЛИТИЧЕСКИХ номенклатуре (ПОКАЗАТЕЛЕЙ ДАННЫХ) АНАЛИЗА ПРИБЫЛИ ХОЗЯЙСТВА

Для упорядочения аналитического процесса целесообразно осуществить ранжирование показателей, что позволяет улучшить последовательность проведения аналитических работ Значительно усложняется процесс анализа в условиях ис использования ПК Поэтому при использовании ППК одним из важнейших вопросов является системный подход к систематизации и классификации аналитических работ Для этого необходимо определить круг аналитических задач, которые решают, анализируя хозяйственную действие ность предприятийа.

При выборе аналитических номенклатур при использовании ПК необходимо создать информационную базу, которая позволит произвольно выбирать данные, группировать, корректировать и выдавать информацию Основой анали итичнои номенклатуры является отчетная система показателей, показатели прошлых периодов, нормативно-справочная, нормативная, плановая информация, аналитическая информация других предприв.

Выбор аналитических номенклатур для использования в аналитических расчетах зависит от состава исходной информации для решения задач анализа и определения аналитических номенклатур создается информационная база данных, пер редбачае системный подход к установлению внутренних и внешних связей аналитических показателей с подсистемами АСУП.

В условиях использования ПК на основе аналитических номенклатур реализуется оперативный анализ в диалоговом режиме База данных позволяет выявить отклонения от норм, плановых заданий, использование ю атериальних, трудовых, финансовых ресурсов, а также качество и движение готовой продукции и др. Вопросы выдает пользователь в соответствии с правилами языка Вопросыня.

Важные требования к аналитическим номенклатур в условиях использования ПК следующие:

• интеграция методов документирования и кодирования аналитических номенклатур;

• выявление потоков объемов информации;

• построение схемы движения аналитических номенклатур;

• достоверность, полнота и емкость аналитических номенклатур;

• детализация и агрегирование аналитических номенклатур;

• гибкость, что позволяет своевременно вносить изменения

Выбор аналитических номенклатур определяется содержанием целевого задания Каждый хозяйственный факт - явление или процесс - формируется под влиянием различных факторов Отсюда первым элементом подготовительного ет тапу работ является определение и выбор фактореів.

Фактор (лат. fасtоr - продуцирующий) в процессе анализа хозяйственной деятельности определяется как движущая сила, причина какого-либо процесса, явления, существенные обстоятельства в их определении

С точки зрения построения технологии аналитического процесса важным является разграничение совокупности факторов по следующим признакам:

• количественными и качественными;

• существенными и несущественными (второстепенными);

• постоянными и случайными;

• такими, регулирующих процессы и такими, которые не регулируют их

Целесообразнее такую ??работу выполнять с помощью схемы, где следует отразить взаимосвязь показателей и факторов Например, размер прибыли зависит от следующих факторов: объема реализации, собиварт занятости ее ассортимента внереализационных доходов и расходов (рис. 62.2).

Рис 62 Формирование и взаимосвязь основных показателей хозяйственной деятельности по прибыли

Для определения аналитических номенклатур по анализу использования материалов, например черных металлов, необходимо определить факторы, влияющие на их использование К ним относятся: вид цель алу, ассортимент, группа, назначение, тип и т.д. Поэтому для выбора аналитических номенклатур целесообразно составить общую схему анализа по определению фактореів.

Цель аналитической обработки - раскрыть внутреннюю закономерность в экономике хозяйства Для этого следует разработать аналитическую номенклатуру (система аналитических показателей), что отражает суть процессе ов и явлений, которые анализируют методику выполнения расчетов того или иного показателя, определить логическую последовательность обработки данных, формы таблиц, графики движения аналитической информации в процессе обработки и обеспечить комплекс работ на этом этапе аналитического процессу.

Сложность разработки аналитических номенклатур обусловлена ??еще и тем, что кроме нормативных, бизнес-плановых и фактических показателей в аналитическом процессе используют показатели, образующиеся в самом моем процессе Характер этих показателей зависит от цели, содержания, места и времени проведения анализа, а количество их определяется требованиями управления.

При выборе аналитических номенклатур (системы показателей) следует учитывать, что аналитическая обработка позволяет систематизировать взаимосвязаны обобщающие показатели, с помощью которых можно дать найп полную характеристику работы хозяйства, его производственных и других подразделении.

Например, при анализе технико-экономического уровня производства обобщающими показателями являются:

• степень механизации и автоматизации труда;

• абсолютное уменьшение количества занятых ручным трудом на важнейших работах;

• относительное уменьшение численности работающих, вызванное ростом технического уровня производства;

• снижение себестоимости продукции

При этом содержание каждого показателя (системы показателей) может изменяться в зависимости от назначения, цели или объекта анализа, реальных возможностей определения показателей

При разработке аналитических номенклатур (показателей) необходимо стремиться к их упрощения Целесообразно составлять список успешных аналитических номенклатур

Анализ деятельности хозяйств и их структурных производственных подразделений или задач, которые они решают, должна осуществляться в такой последовательности: сначала подается предварительная характеристика деят ности по системе обобщающих показателей, далее проводится глубокий всесторонний анализ факторов, определяющих показатели, выявляются причины упущений в работе, резервы и, наконец, на основе углубленных еного изучение показателей и факторов дается общая оценка работы хозяйства Поэтому обобщающая аналитическая номенклатура должно характеризовать эффективность деятельности соответствующего хозяйственного к омплекс, звенья, подразделения и направления их роботи.

Обобщающие показатели деятельности не регламентируются, что требует особого внимания к их выбору Для объективной оценки нужно использовать такие показатели, которые в наименьшей степени подвержены оп плыву побочных и внешних факторев.

Поскольку основная задача обобщения заключается в оценке выполнения задач и договоров, то для обобщающей оценки используют нормативные, плановые, отчетные показатели, а также показатели прошлых х годов и других хо.

Подобранные показатели образуют аналитическую номенклатуру, которую оформляют в таблице (табл. 62)

Таблица 62

ПЕРЕЧЕНЬ АНАЛИТИЧЕСКИХ номенклатуре ПО АНАЛИЗУ

___________________ на _________________ этапе

После определения перечня аналитических номенклатур выбирают и формируют носители аналитической информации