65 Организация аналитического процесса на некоторых технологических этапах

Определение источников анализа и подготовка данных является одним из важных моментов подготовительного этапа организации и технологии аналитического процесса При этом определяют состав, содержание и направления использования источников анализа Различают следующие виды источников ан налитичнои информацииї:

• нормативные, сметные, плановые и т.п. Эта группа включает материалы оперативно-производственных и технико-экономических данных, планы-графики производства;

• учетные данные бухгалтерского, оперативного и статистического учета;

• внутрихозяйственная отчетность;

• внеплановые и позаобликови данные и показатели различных источников

Важным элементом подготовительного этапа работ является проверка источников анализа Поскольку от качества источников информации зависит достоверность результатов анализа, их следует обязательно тщательно проверь ряты частности должны быть провереныі:

• полнота состава анализируемых показателей;

• правильность оформления источников анализа;

• согласованность показателей (табл. 68);

• преемственность показателей;

• методическая единство формирования показателей;

• взаимная согласованность величин в различных источниках

Источники анализа тщательно проверяют с методом расчетной проверки.

Составным элементом подготовительного этапа аналитического процесса является упрощение числовых значений показателей и сведение их до пригодного для обработки вида Этого достигают округлением цифр Можно приме овуваты также замену относительных показателей абсолютнымми.

Другим видом работ по организации подготовительного этапа аналитического процесса является движение (перемещение) аналитической информации Исходным моментом этой работы является определение состава исполнителей по проведению анализа в в каждом структурном подразделении хозяйства (табл. 69.9).

Таблица 68

Согласованность сумм в разных формах отчетности

Таблица 69

Перечень работ и исполнителей по подготовке данных анализа доходов и рентабельности хозяйства

Каждому исполнителю должен быть установлен конкретный срок по каждому виду работ Далее определяют сроки и способ передачи носителей аналитической информации, осуществление контроля за сохранностью

После подготовки переходят к наиболее трудоемкой работы второго этапа - аналитической обработки данных

сложным в организации технологии аналитического процесса является обеспечение движения аналитической информации и ее материальных носителей

Основная задача организации технологии аналитического процесса заключается в том, чтобы определить каналы и передачи информации от одного исполнителя к другому по технологической схеме и в найкор ротший ча.

При создании рационального движения потока информации в аналитическом процессе соблюдаются следующие принципы:

• выявление информационной потребности;

• определение наиболее эффективного удовлетворения информационной потребности;

• объективности отражения хозяйственных фактов - явлений и процессов;

• единства информации различных источников;

• устранение дублирования;

• обработки на ПК

Обработка данных как этап аналитического процесса заключается в преобразовании входной информации в выходную с помощью логических и вычислительных операций и может выполняться вручную или с помощью различных типов вычислительных машин По любому варианту разделение этапа на фазы будет зависеть от масштабов работ и наличия технических средствев.

Аналитическая обработка экономической информации осуществляется с помощью различных технических методических приемов: технических (сравнение, группировка, перегруппировка, относительные величины), методических (математических, экономико-математических, статистических и др.) Выбор тех или иных приемов является составной работ по организации этого этапа аналитического процесссу.

Потребность передачи носителей аналитической информации в процессе обработки от источников пользователя вызывает их движение При этом целесообразным является способ передачи, предусматривающий различные каналы связи: теле еграф, телетайп Используют также автоматизированное передачи даныих.

Совокупность операций по передаче данных формирует потоки информации, которые зависят от организационной структуры аналитического процесса, формы организации, типа, вида и характера вычислительной техники

Наиболее распространенным является графический метод организации движения потоков аналитической информации Форма графика зависит от условий работы конкретного хозяйства В таких графиках фиксируют важнейшие харак эристики движения носителей информации При этом обязательно отражают показатели, исполнителей, сроки, способы передачи и т и. ін.

Таблица 610

Состав исполнителей, содержание и сроки проведения анализа деятельности цехов основного производства

Организацию движения потоков информации оформляют графику широко используется табличный график организации работ, в частности таблично-текстовый (табл. 610)

Заключительным этапом аналитического процесса является обобщение аналитической информации На этом этапе дают объективную оценку результатов деятельности хозяйства или его производственного подразделения, обнаруживают р резервы производства, упущения, разрабатывают рекомендации.

Для этого подбирают аналитические номенклатуры на основе добытых в процессе аналитической обработки данных Основное в обобщении - выводы и предложения, направленные на улучшение работы хозяйства и подразделениив.

Для объективной оценки результатов работы хозяйства или его производственных и других подразделений прежде устанавливают, обоснованные задачи (планы) работы, соответствуют ли они произ чем возможностям хозяйства или его подразделений Нужно также дать характеристику организационно-технического развития, а также условий, при которых осуществлялась работа (деятельность).

Выводы должны носить конструктивный характер, а в предложениях следует сформулировать основные конкретные задачи по совершенствованию деятельности соответствующего хозяйства или его производственного подразделения

На основании выводов и предложений разрабатывают мероприятия с учетом достижений науки и практики по вопросам, которые были проанализированы Разработанные мероприятия должны способствовать улучшению работы, рационального м использованию материальных и трудовых ресурсов, ликвидации потерь, совершенствованию производства на всех участках работи.

Важным элементом заключительного этапа аналитического процесса является обсуждение результатов с теми, кто принимал участие в аналитическом процессе, и руководителями хозяйств и подразделений, деятельность которых анализа увал.

Результаты анализа нужно доводить до всех работающих Гласность результатов анализа является эффективным методом улучшения работы

Наиболее распространенным способом (приемом) доведение до широкого круга работающих результатов анализа является информация коллектива на совещаниях, ознакомления с графиками с помощью плакатов, таблиц, диаграмм м тощ.

Следует отметить, что, несмотря на некоторое сходство поэтапного разделения учетного, контрольного и аналитического процессов, идентичность названий объектов организации, содержание каждого значительно отличается

Наиболее четко организация технологии аналитического процесса проявляется через организацию решения аналитических задач Построение общей технологии решения аналитических задач наглядно рис 63 3 Однако подэтапа технологии в условиях применения ПК не выделены Расчеты промежуточных показателей аналитического процесса выполняют на машине, а в выходные видеограммах, машинограммах они осуществляются а втоматичнтично.