77 Организация бухгалтерского делопроизводства

Во делопроизводством понимают совокупность следующих видов работ:

• составление корреспонденции (переписка);

• прием писем, поступающих;

• отправка писем адресатам (выходных документов);

• регистрация поступающих писем и отправляющих;

• хранение отработанных документов в текущем архиве;

• передачи документов с текущего архива в архив постоянного хранения

Делопроизводство организуют в соответствии с Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД) Оно должно обеспечивать оперативную работу всего учетного аппарата, ее слаженность

Особенно следует обращать внимание на следующие моменты делопроизводства: кто, когда получил тот или иной документ, кому направлено его для выполнения, которое принято решение

Во всех хозяйствах устанавливают единый порядок приема документации, поступающей ее регистрации, отправки документов своим контрагентам, хранение отработанных документов, формирование па АПОК-дел тощ.

Исходным элементом организации делопроизводства является номенклатура - перечень названий дел хозяйства для группировки и хранения в них документов

Общую номенклатуру дел для хозяйства составляет канцелярия, согласовывая ее с различными подразделениями, в том числе и с бухгалтерией В этой номенклатуре указывают перечень дел, которые необходимо от Открытая для храненияя.

Для всех служб и подразделений хозяйства в номенклатуре отводится определенный код Ориентировочное номенклатуру приведены в табл 74

Содержательно разработана номенклатура дел имеет большое значение для правильной организации делопроизводства в целом, предоставляет направленности всей бухгалтерской работе

Насколько важно делопроизводство для бухгалтерской работы, свидетельствует и то, что во многих зарубежных странах оно является частью бухгалтерской службы Действительно, во многих хозяйствах количество бухгалтер бухгалтерский документов значительно превышает половину всей документацииї.

Аналогично тому как план счетов бухгалтерского учета определяет систему текущего учета, так номенклатура дел делопроизводства определяет систему документирования, хранения документов и все связан ни с ними дел.

В условиях использования ПК вопрос хранения информации на машиночитальному носители рассматривают в трех аспектах:

• хранение информации в период обработки на ПК;

• хранение в межрасчетный период;

• архивное хранение

Таблица 74

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ БУХГАЛТЕРИИ ХОЗЯЙСТВА

Раздел: главная бухгалтерия, индекс - 03

Каждому машинном носителе присваивают порядковый инвентарный номер

Основными требованиями к хранению информации в период обработки с помощью ПК является обеспечение:

• контроля сохранности информации на машинном носителе;

• восстановление информации на машинном носителе в случае разрушения или искажения ее;

• защиты информации от несанкционированного доступа

В межрасчетный период в хранении информации выделяют три операции: передача на хранение; хранения; выдачи информации

Поступления и выдачи машинных носителей осуществляются с регистрацией в журнале приема-выдачи машинных носителей

Архивное хранение информации должно обеспечить:

• хранение информации;

• защита информации от несанкционированного доступа;

• учет поступления и выбытия информации архивного хранения

Архивном хранению подлежат машинные носители, содержащие информацию:

• первичную, отраженную в виде первичных документов или машиночитаемых их копий;

• нормативно-справочную;

• необходимую для контроля правильного автоматического формирования исходной информации;

• исходную, отраженную в виде исходных машинограмм

Архивном хранению подлежат и тексты программ Сроки хранения машиночитаемых документов устанавливаются нормативно-методическими документами Главархива

Выбор и учет машиночитаемых документов на архивное хранение осуществляются в соответствии с Положением о порядке выбора, принятия на архивное хранение потребителям документов, созданных средствами вычисл тельных техники Архивное хранение информации на машинных носителях может осуществляться как в общем архиве предприятия, так и в специальных архивах бухгалтерииї.

При использовании ПК носителем хранения информации являются магнитные диски или гибкие магнитные диски

Гарантийный срок хранения документов на машинных носителях - 5 лет

По истечении сроков хранения документы, не подлежащие передаче на государственное архивное хранение, уничтожают машиночитаемой документы подлежат Дефектирование и списанию При этом составляют ь акт об аннулировании машиночитаемых документов и в карточке учета носителя делают запись с указанием причины списания машинного носителя, номера акта об аннулировании и даты его составленияня.