92 Исследование и обоснование создания автоматизированной информационной системы учета

На этой стадии первым этапом является обследование структуры бухгалтерии и других служб предприятия, выполняющие учетные работы и самого учета как информационной системы Обследование должно осуществляться е идповидно составленному плану и выделенными для этого рабочими группами Для проведения обследования заранее разрабатывают инструктивно-методические материалы (методику обследованияя).

Применение автоматизированной информационной системы учета должен обеспечить перестройку организационной и функциональной структуры бухгалтерии Поэтому сначала, на стадии обследования, определяют структуру бухгалтерии предприятия и функциональные обязанности труда ивникив При этом используют сравнительный анализ организационной структуры бухгалтерий родственных предприятий, особенно тех, которые функционируют с АРМ Для определения организационной структуры бухгалтер терии предприятия составляют таблицу, где отмечают сектор, группу и специалистетів.

Организационная структура изучается в тесной взаимосвязи с обследованием функций управления, работ, которые выполняет персонал бухгалтерии, а также функций подразделений предприятия и каждого исполнителя, занимающаяся учетными работами

Для характеристики организационно-методологических функций бухгалтерии составляют табл 91

Таблица 91

Процесс обследования имеет не только охватывать систему учетной информации, но и учитывать окончательные решения по автоматизации учета (уточнение комплекса учетных задач, состав технических средств и с средств передачи данных, определение режимов работы, организация АРМ, постановка учетных задач) Кроме того, позволять разрабатывать решения по организационному обеспечению (организационная структуру ра бухгалтерии, организационно-правовое обеспечение автоматизированной системы учета), технического (окончательное решение по составу и структуре комплекса технических средств) информационного (образование инфо рмацийнои базы - состав и объема нормативно-справочной информации, структуры базы данных, состав и характеристики входной и выходной информации и др.), обеспечение обмена между локальными ПК и центр альным ПК; лингвистического обеспечения (определение технологической предметной области, выбор языков) программного (определение принципов построения и структуры программного обеспечения, его состав) метод ичного обеспечения проектно-сметной документации При этом согласовывают решение о связи видов обеспечения между собой и раскладывают заказанную документацию на компоненты и комплексы технич их средствебів.

Организационную структуру изучают во взаимосвязи с обследованием функций управления, работ, которые выполняет аппарат бухгалтерии, подразделения предприятия и отдельные исполнители, осуществляющие учетные функции и.

При обследовании функций бухгалтерии изучают организационную структуру и функции, которые выполняют другие подразделения и службы аппарата управления предприятием

Процесс проектирования информационного обеспечения управления предприятием в целом и отдельных его структурных подразделений сложный, поскольку здесь переплетается целый ряд факторов: необходимость пер рестройки реализаций функций в связи с общей реорганизацией управления, включением в процесс управления ПК и экономико-математических методов Высокий уровень специализации управленческого труда, под ил и кооперация ее обусловливают участие в реализации одной функции целого ряда отделов, работников аппарата управления К тому же один работник может выполнять несколько функций управления Эти тенденции й усиливаются в условиях использования ПК и экономико-математических методов автоматизации управлення.

Реорганизация структуры управления и использования ЭВМ потребовали перестройки функций управления Изменение только части их затрагивает смежные функции, управленческие связи, а в конечном итоге в это сказывается на информации, в том числе и на учетной, контрольной и аналитической Изложенное обусловливает необходимость комплексного системного обследования и проектирования функций с учетом взаемообу мовлености в пространстве и времени Системный подход к функциям управления требует подробного, глубокого исследования каждой отдельныемо.

Сначала следует провести инвентаризацию функций управления с изложением схемы их реализации, указанием конкретных участников и места и роли в управленческом процессе С этой целью по каждому отдел ла составляют органиграму управления (табл. 92), где указывают функции, процесс и последовательность их реализации, исполнителей, способы отражения участия (выполнение, утверждение, контроль за выполнениемям).

Таблица 92

ФУНКЦИИ ОТДЕЛА ____________________

Примечание При заполнении органиграммы используются следующие условные обозначения: В - исполнитель, С - утверждение; П - согласование К - контроль; Пение - соисполнитель

На этом этапе разрабатывают функциональную модель управления с ориентацией на ее реализацию в условиях функционирования автоматизированной информационной системы управления, где определяют функции управления, характер решений и место отдельных звеньев в их осуществлении, деление на этапе реализации функций между конкретными работниками функциональных подразделений и АРМ Большую роль здесь могут сыграть предл иции, рекомендации самих исполнителей функций управлея.

На следующем этапе обследования отдельно изучают каждую функцию по этапам (элементами, частями) При этом каждую группу (вид) управленческих работ обследуют в двух направлениях: с позиции общих фу УНКЦ управления (планирование, учет, анализ, регулирование, контроль, стимулирование) и информационной подсистемы управления (учет всех операций, анализ управленческих проблем, принятие решений) Для ц ого по каждой функции составляют отдельную органиграму, которая позволяет увидеть процесс (порядок) реализации: кто (какое звено управления) и какое участие принимает в осуществлении функции При этом четко проектуют ь взаимосвязи между управленческими звеньями, должностными лицамами.

В условиях функционирования автоматизированной информационной системы учета функции управления подвергаются целому ряду изменений Для анализа проектирования необходимо исследовать каждую функцию управления С этой целью ю составляют органиграму, где фиксируют изменения функции в связи с использованием АРМ и указывают, на каких уровнях и звеньях управления произошли изменения С каждой функции и отдельных работ важно иметь информа цию о затратах времени и возможности использования вычислительной техники для выполнения учетно-вычислительных работ Эти сведения получают непосредственным опросу, для чего на каждого работника, я кий выполняет учетную работу, составляют опросный листист:

Опросный лист

Отдел _______ Должность ________ Стаж работы по специальности __________

Сектор ___________ Образование ____________ Стаж работы ________________

Обязанности _____________ (общий) ________________________

Фамилия, имя и отчество ______________________________________

______________________________________________________________

Техническое оснащение ______________________

_____________________________________

Для того чтобы определить, как лучше использовать свою периферийную вычислительную технику, составляют табл 93, которая характеризует технические средства

Таблица 93

ХАРАКТЕРИСТИКА ТЕХНИЧЕСКИХ СРЕДСТВ

Добытые данные в целом по всем отделам предприятия и по каждому в могут быть основой для рационального распределения функций управления между звеньями и отдельными работниками Для этого надо найти и не только трудоемкость реализации функций, работ на момент обследования, но и в перспективе - в условиях функционирования автоматизированной информационной системы учета Чтобы выявить степень использования А РМ в реализации функций, целесообразно составлять таблицы сравнительной трудоемкости Эффект от применения экономико-математических методов в реализации управленческой функции определяют не только из потребностей предприятия, но и отраслевых и народнохозяйственных позиций В связи с этим необходимо выявить, как применение АРМ в управлении повлияло на снижение трудоемкости по реализации определенной функции в р изних звеньях управлеіння.

Важным этапом изучения информации является обследование ее по определенным функциям, анализ потоков информации с точки зрения сквозного на всех уровнях управления подхода к каждому из них При этом не только вия представляют, какая информация на том или ином уровне, но и источник возникновения ее, какая реакция органов на эту информацию, какие дополнительные знания необходимые для ее реализации, порядок осуществления контроля тощ в Все это требует обследования информации по каждому уровню управления как в целом, так и по отдельным структурным звеньям частма.

Данные о информационные связи является основанием для автоматизации информационных потоков Для оптимизации потоков и избежания дублирования процесс автоматизации их должен осуществляться не по каждому информ ционной связи в частности, а с учетом комплекса связей Поскольку на многих предприятиях являются автоматизированные информационные системы управления, необходимо определить, какие информационные связи реализ ують с помощью ПК, какие из них и в какой последовательности следует автоматизировать Для этого изучают информационные связи предприятия по вертикали и горизонтали в первом случае можно выделить два типа потоков связей: идущие «сверху вниз» и, наоборот, «снизу вверх» Причем каждый тип потока информационных связей необходимо рассматривать не изолированно, а с учетом обратной связи’язку.

При изучении информационных связей по горизонтали важно дифференцировать их по отдельным отделам предприятия, а затем сгруппировать по направлениям (другие предприятия, смежные организации и т.д.)

Комплексное изучение информации по вертикали (уровневое) и горизонтали (в целом и по отдельным звеньям управления) позволяет получить систему информации, найти ее пересечения, удалить все лишнее, устранить дублирование и тем самым найти и наиболее благоприятный вариант ее организации.

Процесс обследования информации имеет не только отображать систему учетной, контрольной и аналитической информации, но и определить задачи в условиях функционирования автоматизированной информационной систе еми управления, изменения информации в связи Обследование должно заканчиваться конкретными рекомендациями по совершенствованию методики и техники решения учетных, контрольных и аналитических задание ь, согласование с заказчиком форм входной и выходной информации, технологии получения ее и т.д. Это позволит значительно повысить эффективность изучения информации и ее проектирование в новых условиях - упр овадження передовых форм и методов учета, контроля и анализа, автоматизации учетных и аналитических процессеів.

На стадии «Исследование и обоснование создания автоматизированной информационной системы учета» помимо этапа «обследования автоматизовуваного объекта» проводится разработка и оформление требований к сист тем.

На этом этапе проводятся следующие работы: выбор и обоснование состава процессов, подлежащих автоматизации; предварительный выбор и обоснование состава функций автоматизированной информационной системы и учета, оценка затрат и предварительный расчет эффективности автоматизированной информационной системы учета, принятие решения о целесообразности создания информационной системы, ее частей, а также эти нка качества выполнения автоматизированных функций управле.