Раздел 10 Организация информационного и технического обеспечения учета, контроля и анализа

101 Организация информационного обеспечения учета

Суть и состав информационного обеспечения. Как известно из курса «системы управления», в условиях АИCO имеет место информационная система обеспечения реализации всех функций управления, в том числе учета, контроля и анализа

Информационное обеспечение учета рассматривается в курсе «Теория бухгалтерского учета» как совокупность входных данных, система базы данных, их обработка и получение исходной информации Общее определен ения и состав информационного обеспечения учета имеет особенности, обусловленные его спецификой Основным объектом учета является информация (учетная), причем на разных этапах технологии учета в целом и тех нологии решения каждой учетной задачи частности, в связи с этим на определенной стадии учетного процесса учетная информация является целью, результатом решения одной учетной задачи и вместе с тем используется для решения другой учетной задачи На этой стадии такая учетная информация для следующего учетного задачи выступает как информационное обеспечение его решения Так, е той задачи по учету материалов является получение информации о фактическом отпуск материалов, которая обеспечивает решение задач по учету затрат производстваицтва.

Организация информационного обеспечения учета возложена в основном на работников бухгалтерии, а также подразделений (складов, цехов) предприятия, осуществляющие первичный учет

При использовании ПК значительную часть работы по организации информации выполняют работники вычислительного центра, специалисты по обработке информации Однако такие вопросы, как организация системы обл учетных номенклатур, формирование состава базы данных и режима функционирования автоматизированного банка данных (АБД), порядок сохранения учетной информации, они не всегда могут квалифицированно решать без участия специалистов учета

Важным вопросом формирования информационного обеспечения является организация состава, структуры базы данных и режима функционирования АБД

В условиях использования ЭВМ наиболее эффективным с точки зрения разработки, внедрения и дальнейшего развития является формирование общей базы данных для всех функциональных подсистем и специализированной для кажд ной частности, в том числе и для бухгалтерского учета Такой подход особенно важен при создании информационной модели управляемого объекта, поскольку не все подсистемы и задачи решаются и упр оваджуються одновременно Кроме того, такой дифференцированный подход обеспечивает формирование данных каждой подсистемы и отдельных задач с учетом потребностей других подсистем Так, при формировании информацийног в обеспечение комплекса задач по учету оплаты труда учитывают его требования при решении задач по учету затрат производства и калькулирования себестоимости продукцииії.

Заметим, что и общие, и специализированные подразделения базы данных в условиях использования ЭВМ создаются с учетом требований в случае передачи отчетной информации различным органам управления, отделе енням, секторам тощ.

При такого использования ПК, когда они только обслуживают учет, банк данных создается в основном с учета в отдельных АРМ, т.е. создается распределенная локальная база данных

Режим функционирования БД, как известно, включает создание банка данных и его корректировка, ответы на запросы и обслуживание банка данных Первых два режима - это не что иное, как формирование и ис зования базы данных - основы бухгалтерского учета, и именно в организации их решающая роль принадлежит работникам учету.

В организации ответов на запросы выделяют данные и исходную информацию Далее с каждого ее вида определяют поставщиков и потребителей информации, периодичность ее формирования

К компонентам информационного обеспечения относятся: данные, необходимые для решения задач учета, методы и средства представления учетных данных, систему унифицированных документов, систему и методику в создания баз данных, информационное взаимодействие задач учета, средства формализации записи данных, организации потоков учетной информации, методы и средства распределительной информационной системы обработки инф ормации, информационную последовательность выполнения задач учет.

В связи с ростом потоков информации на разных уровнях управления и потребностью в получении информации, на рабочих местах ведется работа по созданию распределительных систем обработки информации (РСОИ) с использованием П.

В состав информационного обеспечения в этих условиях входят данные, необходимые для решения задач учета К ним относят: текущие и группировочные данные о производственно-хозяйственной деятельности, нормативы ивно-справочную и исходную информацию, а также такую, которая поступает из других подсистем.

Методы и средства представления учетных данных включают средства описание информационных взаимосвязей данных, организации баз данных на машинных носителях, достоверности информации, правила документирования пе ервинних данных и и.

Реализация концепции распределенных баз данных (РБД) в условиях использования ЭВМ позволяет объединить такие вопросы, как централизация и децентрализация, выбор оптимальных структур учетных данных; рациональное размещение в них задач и вопросов; обеспечения ечення достоверности учетной информации, уменьшение стоимости организации и затрат на дан.

Особое значение имеет информационное взаимодействие между рабочими местами бухгалтера с другими подсистемами Информационную схему взаимосвязей задач бухгалтерского учета представлена ??на рис 101 Информационные взаимосвязи комплексов задач учета формируются как прямые и обратные связи Взаимосвязь задач учета с другими подсистемами обеспечивается совместной структурой кодов счетов и объектов анали ческого учета кодов структурных подразделений, общей нормативно-справочной информации и общей структурой информационных даныданих.

Рабочие места бухгалтера в условиях разделения по функциональным признакам делят на три уровня управления:

• деятельностью структурных подразделений предприятия (цех, участок, ферма, бригада, склады, отделы и др.);

• по участкам учета (учет основных средств, материальных ценностей);

• бухгалтерским учетом в целом

Три уровня управления обеспечивают весь комплекс вопросов по бухгалтерскому учету, контролю и анализу хозяйственной деятельности Схему взаимосвязей рабочих мест бухгалтера участками учета со обиженно на рис 100.2.

Рабочие места бухгалтера первого уровня предназначены для формирования и подготовки первичных документов, обработки и использования информации, формируемой на местах возникновения информации Это позволяет системно своевременно оформить и все отклонения от нормальной работы структурных подразделений, оперативно вмешиваться в процесс производства по экономному использованию трудовых, материальных и финансовых ресурсев.

Рабочие места бухгалтера второго уровня дают возможность проводить контроль первичной информации, решать в диалоговом режиме регламентированы задачи по каждого участка учета

Рабочие места бухгалтера третьего уровня предназначена для проведения анализа работы структурных подразделений предприятия в целом, обобщения сводных данных, составление оперативной и периодической уво итности, осуществление контроля за использованием трудовых, материальных и финансовых ресурсе.

Рис 101 Информационная схема взаимосвязей задач бухгалтерского учета с другими подсистемами

Рис 102 Схема информационных взаимосвязей рабочих мест бухгалтера по участкам учета

Развитая система уровневой построения рабочих мест бухгалтера имеет только большое значение в функционировании системы, но является исходной для построения информационной последовательности при решении зада нь учета, контроля и анализа хозяйственной деятельно.

Для достоверного решения задач учета необходимо разработать сетевую модель, которая функционирует по следующим основным факторам:

• совокупности функционирования программ и последовательностью их выполнения для обеспечения решения учетных задач;

• наличием информационной базы;

• перечнем задач, выполнение которых обязательно должно предшествовать решению этой задачи;

• исходной информации задачи и влиянием ее на изменение состояния информационной базы

Последовательность решения задач обеспечивает организацию работ, позволяет избежать повторного выполнения отдельных задач

Важным элементом организации информационного обеспечения является разработка форм издания исходной информации (машинограмм, видеограмм) Выходные формы должны содержать квинтэссенцию необходимой информации Очень важным с точки зрения повышения эффективности управления, но сложным с позиции организации, является создание исходной информации по отклонениям (от норм расхода материалов, топлива, оплаты труда и др.) с указанием причин и виновников этих отклонеень.

Более тяжелым вопросом, также должны решать бухгалтеры, является организация хранения учетной информации Оно подробно рассмотрено в подразделе 57