Тема 3 ГОСУДАРСТВЕННАЯ ОРГАНИЗАЦИЯ В МЕНЕДЖМЕНТЕ

31 Организация, ее основы и функции административного аппарата

Предпосылкой осуществления менеджмента является наличие организации, в рамках которой происходит этот процесс Менеджмент возникает там, где нужно согласовывать действия нескольких лиц есть сначала надо иметь орган цию, а затем нужно создавать механизм управления людьми, из которых состоит организация Понятие организации употребляется в двух аспектахах:

• институциональном, когда организация означает определенную группу людей, совместно достигают общих целей;
• процессном, когда организация означает взаимодействие людей между собой

В обоих случаях по организации нужно иметь ответы на три ключевых вопроса:

- Как сгруппированы работники?

- Кто для кого начальником?

- Кто какие задачи выполняет?

Теория организации насчитывает несколько концепций Классические организационные теории, обоснованные Ф Тейлором и А Файолем Они определяют такие основные черты организаций: общая цель или миссия, распределение п труда; координация усилий; иерархия полномочий и власти для обеспечения эффективной деятельности организаций предлагалось использование власти как главного координационного и мотивационного инструментого інструменту.

Честер Бернард предложил ряд новых идей относительно функционирования организаций: делегирование власти снизу вверх; теорию восприятия полномочий; ключевое значение информации в руководстве организациями, готовность кажд ного члена организации быть полезным для других членов Особый подход заключается в том, что распоряжение менеджера должны согласовываться с особыми потребностями и возможностями подчиненнуюх.

Составляющими концепции М Вебера являются: разделение труда; иерархия власти, сеть (системы) правил; безличность управления, упор на должность Основой для принятия решений должны служить правила, инструкции ии и процедурри.

Современные организационные теории основываются на зависимости организации от окружающей среды и учитывают синергию как результат деятельности

« Организация - это нечто большее чем просто группа людей, отмечают исследователи из США, - это группа индивидов, объединенных организационными принципами, интересами, процедурами, личными ценностями, а также формам мы полномочий и ответственности Организацию можно охарактеризовать следующим образом: это формальное явление, созданное путем выделения из какого-либо целого его определенной доли в целях возложения на нее (долю) адекватных ей функций целого;

это взаимодействие элементов доли как внутри ее, так и вне ее в целях реализации возложенных на нее функций целого;

это стойка (во времени и пространстве) взаимодействие элементов, которая предоставляет части определены контуры и укрепляет ее силу за счет специализации и кооперации возможностей этих элементов

Общими чертами отношении любого определения организации: множество лиц или суборганизаций, заг альная цель, которая известна членам организации, общие стремления, направленные на достижение поставленных целей; иерархия; формальная структура, осознанная координация действий; вертикальный и горизонтальный и разделение труда.

Итак, организация - это социальное образование, в котором общим стремлением объединены много людей для достижения общей цели Главное в организации состоит не в наборе, количества и качества элементов, составляющих ее, а в их взаимосвязях, взаимодействиях Французский исследователь В-А Грайкунас еще в 1936 году предложил формулу для выявления числа всех возможных взаимосвязей в организации й, которые требуют внимания менеджерааги менеджера:

К = n (2 n - 1 n - 1)

где К - руководитель, n - количество подчиненных

Например, когда организация состоит из 4 человек (руководитель плюс три подчиненных), то в ней появляется (в потенциале) 18 взаимосвязей, при 6 лицах (1 мая) - 100, при 8 (1 7) - 490

10 (9 января) - 2376 и так по нарастающей - практически по принципу геометрической прогрессии

Продолжительность одного контакта, если у руководителя, например, пять подчиненных, можно определить, разделив общую продолжительность рабочего дня на количество взаимосвязей: 480 мин: 100 = 4,8 мин

На практике осуществляются управленческие меры, которые уменьшают количество и долю должностных связей и тем самым дают возможность сократить расходы от малоэффективной труда избыточного количества во дроздилив (подчиненных.

В организационных структурах, в том числе и государственного управления, используют несколько организационных основ, формирующих соответствующие типы структур

Линейная основа создает структуру, при которой происходит преимущественно вертикальная, однонаправленная подчиненность государственных органов, которая создает в завершенном виде иерархическую пирамиду Здесь больше п проявляется единоличное руководство, когда одно лицо на каждом уровне вертикали сосредоточивает в своих руках ведение управленческих процессов в государственном органе, он возглавляетє.

Основной признак линейного управления состоит в том, что во главе каждого коллектива стоит руководитель (орган, управление), каждый член коллектива и организация в целом подчиняются только этому ке еривнику (органа) Линейный тип структуры жестко формализован и придает ей устойчивости и надежности, последовательности Он благоприятен для использования, четкого проведения в жизнь собственных требований, но в нь ом недостаточно проявляются обратные связи, ограниченно представлена ??многогранность жизни, снижает его универсальность и эффективностьть.

Функциональная основа ведет к формированию государственных органов, специально приспособленные к ведению конкретных функций управления Это позволяет под каждую из реализуемых функций управления подобрать и профессиональных специалистов, в то же время возникает проблема межфункциональной координации, нарушается единство распорядительства и снижается ответственность за роботу.

Линейно-функциональная основа обеспечивает сочетание преимуществ линейных и функциональных основ и позволяет создавать структуры, в которых одни органы принимают управленческие решения и собственно проводят й их в жизнь, а вторые обеспечивают их информацией статистического, планового, координационного и иного характера, позволяет повышать уровень государственного управле.

Программно-целевая основа закладывает в организационную структуру цель (или цели) или комплексную программу, и им подчиняются соответствующие элементы и их взаимосвязи Это помогает интеграции интеллек ектуальних, природных, производственных и других ресурсов для решения актуальных проблем управлея.

Матричная основа совмещает линейное и программно-целевое управление Этот тип структуры связан, как правило, с территориальным управлением Он обеспечивает комплексный подход к управленческих процессов на определенной территорииії.

Основная идея такой структуры - организация должна способствовать горизонтальным и поперечным коммуникациям внутри организации и гарантировать строгую ответственность за ход работ

Современный административный аппарат организаций выполняет много функций По функциональному признаку его подразделяют на консультативный, обслуживающий и личный

Линейный руководитель при необходимости в специальных знаниях обращается в подразделение к специалистам нужного профиля за консультацией

Планирование, финансирование, поставка, сбыт и ряд других функций выполняют специалисты обслуживающего аппарата Специальные функциональные подразделения подготавливают линейным руководителям необходимую инфор цию для принятия реь.

В личный аппарат входят секретари и помощники руководителей Они в организации никаких полномочий не имеют и выполняют работу, которую им поручает руководитель Не имея формальных полномочий, личный а аппарат может влиять на личные контакты руководителя с подчиненными, другими руководителями, внешним средуем.

Каждый тип административного аппарата имеет широкий диапазон полномочий: рекомендательные, которые подлежат обязательному согласованию, параллельные, функциональные и линейные внутренние самого аппарата

При рекомендательных полномочиях консультативный орган должен убедить руководителя в ценности своих услуг

Согласованию подлежат некоторые вопросы, которые руководство организации выделяет для этого Эти вопросы в обязательном порядке должны обсуждаться между линейным руководителем и штабным аппаратом

Для предотвращения значительных ошибок при принятии решений руководство организации наделяет аппарат полномочиями отменять решения линейных руководителей или одобрять их, то есть действовать параллельно

При принятии функциональных решений приоритет сохраняется за функциональным органом

При большом административном аппарате он должен создавать иерархическую структуру (сектора, группы), свои уровни управления

В этих случаях административный аппарат имеет свою линейную организацию

Полномочия в организации не распределяются автоматически Для эффективного делегирования полномочий необходимо различать линейную и функционально-штабную деятельность и организовывать взаимоотношения м между линейными и штабными полномочиямии.

К линейной деятельности традиционно относится производственная, финансовая и сбытовая деятельность Функционально-штабная деятельность выступает помощником при выполнении основных функций