23 Связи в организации и координация

В организации, состоящей из многих частей, должна осуществляться определенными образом координация их деятельности Данная координация Выступает основой структуры организации, которую обычно определяют как совокупность устойчивых связей в организации

Без связей и фактического взаимодействия частей быть не может быть организованного целого Связь является условием, определяющим возможность взаимодействия Связи между частями организации осуществляются че ерез каналы коммуникации Виды связей соответствуют видам тех отношений между частями организации, Которые объединяют части в единое целоеое.

В организации, как она рассматривается в данном учебнике связь - это выражение отношений, а не какое-то действие Связи различаются НЕ тем, что делается в их рамках, а тем, как реализуются отношения координации, что в свою очередь определяется тем, какие отношения лежат в основе связи Посредством связей в организ зации осуществляется координация ролей и деятельностей Эффективная координация является функцией двух переменных: прав и информациии.

В организации выделяются различные типы связей Все зависит от того, какой критерий положен в основу их классификации Наиболее часто анализу подвергаются следующие пары связей в организации: вертикаль ьные и горизонтальные; линейные и функциональные; формальные и неформальные; прямые и косвенныее.

Вертикальные связи соединяют иерархические уровни в организации и ее частях Они формализуются в процессе проектирования организации, действуют постоянно и изображаются на всех возможных ее схемах, отражая распределение полномочий или указывая на то, «кто есть кто» в организационной иерархии Данные связи служат каналами передачи распорядительной и отчетной информации, Создавая тем самым стабильность в организации В рамках вертикальных связей решаются проблемы власти и влияния, то реализуется «вертикальная загрузка» работы Обычно рост организации сопровождается ростом вертикальных связей, так что по количеству эт их связей можно судить о размере организации Современная крупная промышленная организация с сотнями тысяч занятых может иметь от 7 до 12 уровней по вертикали Вертикальные связи являются Единственным т ипом связей в рамках линейной департаментизации Они играют важную роль в осуществлении функциональной и продуктовой департаментизации, но при этом дополняются горизонтальными связями связями.

Использование вертикальных связей в качестве каналов передачи информации для принятия решения становится малоэффективным, когда информация, используемая для решения, вынуждена проходит несколько уро Овне организационной иерархии, расположенных далеко друг от друга В этом случае создается опасность возникновения искажения («эффект испорченного телефона»), замедляется весь коммуникационный процесс и требуются значимые издержки.

Горизонтальные связи - это связи между двумя или более равными по положению в иерарахиы или статуса частями или членами организации Их главное предназначение - способствовать Наиболее эффективному взаимодействию частей ор рганизациы при решении возникающий между ними проблем Они помогают укреплять вертикальные связи и делают организацию в целом более устойчивой при РАЗЛИчНЫХ внешних и внутренних изменениях Горизонтальные ые связи создают ряд принципиальных преимуществ Они экономят время и повышают качество взаимодействия Горизонтальные связи развивают у-руководителей самостоятельность, инициативность и мотивированность, осла бляют боязнь риска В отличие от вертикальных, горизонтальные связи, за исключением матричной департаментизации, обычно НЕ формализуются в ходе проектирования организации Трудно найти описание работы и ли должностные обязанности, где бы было записано, когда и как осуществлять связи с равными по статусу частями организации Поэтому особый интерес представляет анализ практики и изучение способов установок вления таких связей В случае, когда горизонтальные связи устанавливаются на неформальной основе вышестоящим руководителем, они обычно Имеют привязку ко времени, к событию или к людям так, например, в ходе заседания директор может предложить начальникам цехов на месте решить вопросы установки нового оборудования Или руководитель организации может разрешить начальнику отдела труда и заработной платы и начальнику отдела кадров самостоятельно решать вопросы установления окладов для работников, поскольку он доверяет им Но, как только один из них оставит свой пост по каким-то причинам, руководитель скорее всего вернет это право себе назад и будет им пользоваться в тех пор, пока новый начальник НЕ заслужить у него доверия В основном в ЭТИХ 'случаях используется метод установленияустановления прямых контактов между темы, кто имеет отношение к проблеме

Наряду с неформальным способами существует ряд способов формализации горизонтальных отношений В ряде случаев для усиления механизма горизонтального взаимодействия назначаются специальные лица для ос существления двусторонних контактов между подразделениями организации Это могут быть заместители, курирующие группу подразделений одного уровня, или же координаторы - руководители проектов программ, н ацеленных на получение одного определенного результата или продукта В данном случае и тем и вторым даются права, превышающие уровень прав, Которым наделены подразделения, вступившие в горизонтальное взаимодействие Но при этом они НЕ наделяются административной властью линейных руководителейлей.

Следующей группой методов установления горизонтальных связей является создание целевых групп и команд состоящих из представителей разных частей организации и предназначенных для решения задач на стыке подразделений или проблем Целевые группы чаще создаются на временной, а команды - на постоянной основ ве Наиболее полное развитие горизонтальные отношения получают в рамках матричной департаментизации, когда создается формальная система двойного подчиненияя.

Еще одной парой связей, устанавливаемых в организации, являются линейные и функциональные связи Распространено представление, что линейные связи - это то, Которые связаны с производством, а функциона альные - со вспомогательным по отношении к производству функциями Однако это совсем не такк. Линейные связи - это отношения, в которых начальник реализует свои властные права и осуществляет прямое руководство подчиненными, то эти связи идут в организационной иерархии сверху вниз и выступают, как правило, в форме приказа, распоряжения, команды, указания и тп Природа функциональных связей (или их еще часто называют штабным) - совещательная, и реализуется посредством ЭТИХ связей информационное обеспечение координации

Функциональные связи Имеют в организационной иерархии направленность снизу вверх и выступают в форме совета, рекомендации, альтернативного решения и тп (рис. 714)

Рис 714 Линейные и функциональные связи в организации

Тот факт, что и те и другие связи осуществляются определенными подразделениями в организации, порождает представление, что Отдельные подразделения Имеют большее отношение к какому-то одному типу связе ей В реальной практической работе это восприятие нередко переносится на название подразделений Взаимоотношения рассматриваемых связей с некоторыми аспектами деятельности организации показано в табл 77.1.

Таблица 71

Соотношение линейных и функциональных связей с некоторыми аспектами деятельности организации

Функциональные связи следует отличать от функциональных прав Последние - это власть, которую индивид или отдел могут иметь как результат специфики своей работы Так, обычным является пример, когда в цехе машиностроительного завода работает нормировщик или учетчы ик, формально входящий в состав отдела труда и заработной платы, но реализующих по месту работы (цех) делегированное ему отделом функциональное право - вести различные виды оперативного учета Между на начальником этого цеха и учетчик в отличие от производственных рабочих возникаютт НЕ прямые а косвенные связи Последние НЕ ограничивают действия линейного руководителя, а повышают их качество, компенсируя его незнание деталей в функциональных областях Квалифицированная экспертиза делается темы, у кого н на это специально выделяется время В целом ускоряется принятие решенияия.

Косвенные связи обычно ограничены ответом на вопрос «как», иногда - на вопрос «когда» и реже - на вопросы «где» или «кто» Такой подход сдерживает опасную тенденцию, которая возникает при расширении круга вопросов, по одпадающих под функциональное право Это замечание может быть отнесена, например, к деятельности главного бухгалтера, начальник ОТК, военпреда, нередко пытающихся «заменить» руководителя организации ( рис 715)15).

Повышение эффективности косвенных связей зависит от понимания характера отношений, возникающих при реализации функциональных прав К успеху в данном случае Приводит широкий взаимообмен информацией границ жду «линией» и «функцией», а также совмещение целей тот и другой стороны.

Рис 715 Прямые и косвенные связи в организации

При проектировании организации особое значение приобретает анализ еще одной пары связей - формальные и неформальные Термины «формальный» и «неформальный» появились в управленческой литературе после оп писания известного Хоуторнского эксперимента.

Формальные связи - это связи координации, регулируемые установленными или принятыми в организации целями, политикой и процедурами Считается, что регулирующие правила установлены и приняты, если на их основе:

• члены организации могут осуществлять взаимодействие друг с другом;

• члены организации желают делать то, что они делают;

• цель объединяет людей

На практике формальные связи служат основой утвержденных в организации должностных инструкций, особенно в части описания характера отношений между различными должности Такими отношениями, например,, являются отношения между директором завода и начальником цеха вне зависимости от того, кто Занимает эти должности Формальные связи полностью легализуют только первое из вышеназванных условий, а два других условия - отчасти Эти связи носят заданный характер Поэтому спроектированная организация представляет собой «набор» формальных связей или связей между «неодушевленнымы» ячейками организацииции.

Неформальные связи появляются тогда, когда формальные связи НЕ выполняют своей роли: либо НЕ служат интересам работника, либо - интересам организации В основе неформальных отношений лежат отношения н НЕ между установленными должности, а между конкретными индивидами, то это НЕ отношения между любым директором и любым начальником цеха, а отношения между конкретным человеком, занимающий пост директ ора, и конкретным человеком, являющимся начальником цеха Неформальные связи существуют всегда, так как практически невозможно втиснут в должностную инструкцию все нюансы реальной жизни, во всем их так богатства и со всеми их противоречиями Реальные люди, желая делать вещи несколько по-другому, могут строить свои отношения не так, как это предписаносано.

Появление неформальных связей является индивидуальной защитной реакцией индивидов на неадекватную адаптацию организации к изменениям внешней и внутренней среды Вследствие развития в организации нефор рмальных связей в иерархической субординации по реализации властных прав и информационного обеспечения может наблюдаться смена позиций.

Неформальные связи являются основой формирования неформальных групп, появления неформальных лидеров и создания «параллельное» неформальной организации При значительного расхождении между зафиксированно ной в соответствующих документах формальной организацией и реально существующей неформальной руководитель в зависимости от уровня эффективности то или другой организации должен либо ослабит (или даж е устранить) неформальные связи, либо, если они более эффективны, организационно легализовать, сделав их частью новой формальной организации Данный процесс называетсяя формализации организации