Система оценки и контроля в проекте

Словарь

BCWS Запланированная сметная стоимость работ

BCWP Сметная стоимость выполненных работ, приведенная стоимость или первоначальная сметная стоимость фактически выполненной работы

ACWP Фактическая стоимость выполненной работы

SV Отклонения в сроках выполнения проекта (BCWP - BCWS)

CV Отклонение в стоимости выполнения проекта (BCWP - ACWP)

ВАС Сметная стоимость по завершении проекта Общая сметная стоимость опорного плана расходов проекта

ЕАС Расчетная стоимость по завершении Включает расходы на настоящий момент плюс пересмотрены расчетные расходы части работ, осталась

FAC Прогнозируемые расчетные расходы по завершении

VAC Отклонение при завершении (ВАС - ЕАС или ВАС - FAC) Показывает ожидаемое фактическое превышение расходов или экономии средств по завершении проекта

Необходимость оценки и контроля проекта требует внедрения единой системы измерения хода работы над проектом по сравнению с планом и сметой проекта Система контроля должна побудить менеджмент ба Ачит и быстро реагировать на возможные проблемы, когда их еще можно успеть исправить Контроль заставляет работников отчитываться, дает возможность проследить ход выполнения работ, концентрирует вниманиеу.

Наиболее распространенной системой оценки и контроля стоимости работ проектов является интегрированная система «стоимость / график» Эта система упорядочивает процесс измерения хода проектных работ Управленческие проектами всего мира используют эту систему в той или иной форме Ее применение не ограничивается строительным контрактам Система а применяется в международных проектах, связанных с производством, фармацевтикой, высокими технологиями Например, такие организации как Levi Strauss, Tektronics и Disney уже давно используют систе мы оценки приведенной стоимости для отслеживания проектов Эффективность системы зависит от того того, насколько хорошо разработан план и график проектоекту.

Большинство систем контроля только сравнивают факт смете и не в состоянии измерить, что действительно удалось сделать на израсходованные средства Такие системы не учитывают параметр времени в управлении на примере гипотетического проекта мы продемонстрируем необходимость использования приведенной стоимости Фирма, занимающаяся высокими технологиями, внедряет проект НИОКР В первоначальный план вкл Лючены завершения проекта за 10 месяцев со стоимостью примерно в $ 200 000 в месяц при общей стоимости в $ 2 млн Через пять месяцев после начала работ звена решает оценить статус проекта Налицо следующая информация:ція:

• фактические расходы в первые пять месяцев составляют $ 1300000;
• запланированные сметные расходы на пять месяцев составляют $ 1 млн

Менеджмент может прийти к выводу, что расходы превысили плановые показатели на 300 000 Это может быть правильным, а может и не быть правильным выводом Возможно, ход работ опережает график, и $ 300000 - это зарплата за работу с опережением графика А может, есть и превышение расходов, и отставание от графика есть, данные не раскрывают ситуацию вполне Получается, показатель изменения стоимости (план-факт) са м по себе ненадежный Он не показывает, какой объем работ был выполнен на израсходованные средстваасоби.

Система «стоимость / график» основана на понятии приведенной стоимости Приведенная стоимость помогает преодолеть описанные проблемы через отслеживание графиков и сметных расходов во времени

Одним из инструментов мониторинга хода выполненных работ и оценки тенденций является график контроля проекта

На рисунке видно, что проект начал отставать от графика практически сразу после начала, но благодаря корректировке, проект удалось вернуть с запланированным графиком Но если тенденция сохранится, то в проект будет опережать график Считается, что четыре результаты наблюдений, отклоняются в одном направлении, показывают, что существует устойчивая тенденцияя.

Алгоритм расчета отклонений от плана проекта в системе «стоимость-график» Целостность системы «стоимость / график» обеспечивается тщательным выполнением пяти шагов Шаги 1-3 выполняются на стадии планирования Шаги 4 и 5 последовательно выполняются на стадии выполнения проекта

Шаг 1 Определение работы Сюда входит разработка документов, содержащих следующую информацию:

a масштаб;

b наборы работ;

c промежуточные результаты;

d подразделения;

e ресурсы;

f сметы для каждого набора работ

Шаг 2 Разработка графика работы и использования ресурсов

a распределите наборы работ во времени;

b распределите ресурсы по операциям

Шаг 3 Разработка сметы, распределенного по времени, с использованием наборов работ, включенных в операции Кумулятивные значения этих смет станут основой и будут называться сметной стоимостью работ (BCWS) Сумма должна быть равной сметным величинам для всех пакетов работ

Шаг 4 Сбор всех данных о фактических расходах по выполненным работам, на уровне пакетов (наборов) работ Эти расходы будут называться фактической стоимости выполненной работы (ACWP) Добавьте сметные величины фактически выполненных работ Они будут называться приведенной стоимости или сметной стоимости выполненных работ (BCWP)

Шаг 5 Расчет отклонения от графика выполнения проекта (SV = BCWP - BCWS) и отклонения от стоимости (CV = BCWP - ACWP) Подготовьте иерархические отчеты о статусе проекта для каждого уровня управляющих - от управляющего пакетом работ к заказчику или менеджера прое екта Отчеты также должны включать план завершения проекта соответствующим подразделением и промежуточные результаты А также обязательно нужно сравнить фактическое время, затраченное на выполнение работ, с сетевым графику проектату.