103 Планирование информационной связи

Планирование информационной связи включает определение информационных и коммуникационных потребностей заинтересованных лиц: кто в какой информации нуждается, когда она им понадобится и как она к ним поступать Все проекты требуют передач чи проектной информации, но информационные потребности и методы распространения широко варьируются Определение потребностей заинтересованных лиц в информации и соответствующих способов удовлетворения их является важным фактором успешного ого выполнения проектту.

В большинстве проектов значительная часть планирования коммуникаций выполняется в самых ранних фазах проекта не менее, результаты этого процесса должны регулярно пересматриваться и корректироваться в случае необходимости, чтобы гарантировать непрерывнуюе их применения

Планирование информационной связи часто тесно связано с организационным планированием (описанным в разделе 91), поскольку организационная структура проекта значительно влияет на коммуникационные требования проекта

Рис102 Логическая схема планирования информационной связи

Входными данными для планирования информационной связи являются:

1 Требования к коммуникациям - это общее количество информационных потребностей заинтересованных лиц проекта Требования определяются типом и объемом необходимой информации в сочетании с ее ценностью Ресурсы проекта должны тратиться на пере Ачу только такой информации, которая будет способствовать успеху, а отсутствие последней может привести к неудаче Для определения проектных требований к коммуникациям необходимая информация по таким вопросамнь:

• Проектная организация и взаимные обязанности заинтересованных лиц

• Направления деятельности, отделы и специальности, включенные в проект

• Логичное решение о том, какой штат необходимое для выполнения проекта и его расстановка

• Внешние информационные связи (например, со средствами массовой Информации)

2 Технология передачи информации Приемы и способы, используемые для информационной связи между элементами проекта, могут существенно варьироваться от коротких отчетов в расширенных заседаний, от простых документов в быстро дос ступни календарных планов и баз данных Факторы технологии передачи информации, которые могут влиять на выполнение проекта:

• Неотложная потребность в информации - успех выполнения проекта зависит от того, насколько часто исправлена ??информация доступна на момент запроса, или удовлетворительные отчеты проекта?

• Доступность технологии - хватает систем, которые уже действуют, или может будут востребованы какие-то изменения?

• Ожидаемый персонал - ли предлагаемые коммуникационные системы опыту и знаниям участников проекта, или может будет нужным дальнейшее обучение последних?

• Продолжительность проекта - необходимо менять действующую технологию на новую перед завершением проекта?

3 Ограничение - это факторы, ограничивающие выбор команды менеджеров проекта Например, если закупаться важные ресурсы для проекта, то можно будет тщательно рассмотреть отслеживания проектной информации за ко онтрактом.

Если проект выполняется по контракту, существуют определенные контрактные условия, влияющие на планирование коммуникаций

4 Допущение - это факторы, для целей планирования рассматриваются как истинные, реальные или определены Допущение конечно привносят определенную степень риска

Для планирования информационной связи используются следующие методы и средства

1 Анализ потребностей заинтересованных лиц Потребности в информации различных заинтересованных лиц должны быть проанализированы, для того чтобы разработать методический и логический обзор потребностей в информации и источников для удовлетворения последних Анализ предусматривает так также рассмотрение подходящих для данного проекта методов и технологий, благодаря которым поступать необходимая информация Следует избегать лишних затрат на бесполезную информацию или несоответствующую технологииію.

Результаты планирования информационной связи:

1. План управления коммуникациями-это документ, в котором отражены:

• Структура сбора и хранения информации - детальное описание того, какие методы будут использоваться для сбора и хранения различных типов информации Процедуры должны также предусматривать сбор и распространение уже откорректированного предыдущего мате алу.

• Структура распространения - детальное описание того, кому адресована информация (отчеты о состояния, данные, календарный план, техническая документация и др.) и какие методы при этом использовать (письменные отчеты, совещания и тин) Эта структура должно сочетаться с ответственностью и отчетностью, описанной в организационном графику проекткту.

• Описание распространяемой информации, включая объем, содержание, уровень детализации и используемые соглашения-определение

• Производственные календарные планы, в которых информируется, когда связь будет осуществляться

• Методы доступа к информации, идти запланированными каналами

• Метод корректировки и совершенствования плана управления информационным связью в процессе продвижения и развития проекта

План управления коммуникациями может быть формальный и неформальный, детальный и широко очерченный, но всегда основан на потребностях проекта Он является дополнительным элементом общего плана проекта (описано ого в подразделении 411).