14 Управление по отклонениям и эконо ческий анализ

Схема принятия управленческого решения (рис 12) дает представление об этом процессе Если учесть, что на каждом уровне управления ежедневно необходимо принимать несколько (а то и несколько) различных решений, станет очевидным, что их подготовка по всем ю правилам методики просто невозможновою.

Опыт показывает, что в этом нет необходимости Практически каждое решение той или иной мере проходит все стадии рассматриваемого процесса Руководитель может принять большое количество решений только потому, что боль ьшисть этих стадий осуществляется, так сказать, автоматически Все управленческие решения делятся на две группы: стандартные, или те, которые программируются, и специфические, или нестандартные Стандартные решения проходной одят все стадии процесса принятия решений согласно схеме Но поскольку ситуации, когда возникает потребность в таких решениях, повторяющиеся процесс их принятия упрощается благодаря использованию заздал эгидой разработанных аналогилогів.

Принятие программируемых (стандартных) решений не означает нехватки любых управленческих действий Они выполняются, но, как уже было сказано, полностью автоматически

Для иллюстрации стандартизации решений можно привести пример из области технологий для проверки размеров деталей используют специальные шаблоны - калибры Калибр позволяет легко и быстро разделить детали на две группы: 1) детали, размеры которых в пределах допусков, и 2) детали с отклонением от установленных допусков Контрольные размеры на калибре устанавливаются один раз, но делают проверь ку нескольких тысяч деталей То же и со стандартными решениями: приняты раз в определенной ситуации, они могут осуществляться каждый раз, когда такая ситуация повторяетсяться.

Этот же пример объясняет нам принцип, который все чаще используется в управлении Это так называемое управления по отклонениям (management by exception).

Рассмотрим его содержание, принципы и возможности применения Так, из-за отсутствия калибра в приведенном выше примере возникла бы необходимость измерять каждую деталь, сверять измерения чертежу и принимать и решение по каждой детали При использовании калибра из общей совокупности деталей выделяют только те, которые имеют отклонения от установленных допусков В таком случае только эта группа деталей пот ребуватиме управленческого решения: распределения ее на детали, которые можно исправить, и те, которые уже исправить невозможно Относительно первой группы деталей, прошедших измерения калибром, решение принимается авт оматичнично.

Приведенный пример является наглядной иллюстрацией сути управления по отклонениям Следует при этом учитывать, что даже в пределах отдельного предприятия круг управленческих решений является очень большим, диапазон их й сложности также достаточно широк - от простого решения по техническому контролю деталей к сложным управленческих проблем Поэтому для практического использования управления по отклонениям н а каждом объекте управления необходимо создать надлежащие предпосылокви.

1 Первой важной предпосылкой является наличие справочника стандартных решений, который бы давал возможность «просеивать» все возмущения, возникающие в системе, и выделять такие, которые можно устранить с помощью стандартных решений без какого-либо вмешательства управления Такие стандартные справочники состоят из соответствующих инструкций, правил, предписаний и т.д. К сожалению, такая работа на многих предприятиях Украины осуществляется не систематически, нецеленаправленность, до сих пор не стала неотъемлемой ' емкой составляющей системы управления, а существует скорее как проявление инициативы отдельных подразделений или работников управленя.

2 Второй существенной предпосылкой управления по отклонениям является выявления отклонений от норм, планов, стандартов, условий и др. Речь идет о отклонения в широком смысле этого слова, то есть обо всех случаях, когда состояние фактического выполнения не соответствует заранее установленному заданию Следует отметить, что благодаря развитию нау уки управления немало сделано для постоянного выявления таких отклонений Так, систему внешней и внутренней отчетности построено в основном на сопоставлении фактических данных с плановыми, различные мето ди организации управления производством основываются на определении задач и контроле их исполнения, система нормативного учета производства обеспечивает выявление отклонений от нормативов по всем статьям себестоимости продукции Дальнейшее прогресс в этом направлении заключается в увеличении количества показателей отклонений, повышении оперативности их обнаруженииння.

3 Особенностью любого производственного процесса является то, что в каждый данный момент и на каждом участке обязательно будут возникать какие-то отклонения от нормы, причем разной величины и разных направлений Как сли на определенном участке произошла перерасход фонда заработной платы, то такая ситуация может быть объектом анализа и для мастера участка, и для начальника отделения, и для начальника цеха, и для нача льника отдела труда и заработной платы, и для главного бухгалтера, и для главного экономиста, и, в конце концов, для директора завода Но это не значит, что информация обо всех отклонениях должна на дходиты кдити до всех руководителей В таком случае произошло бы переполнение информационных каналов, которое привело бы к высоким затратам на содержание информационной системы и в информационной пресыщенности Как следствие, информацию н не будет должным использованиемно.

Примером может служить ситуация, сложившаяся когда-то в министерстве химической промышленности СССР После введения автоматизации учета на основании ежедневных телеграмм с заводов работники ми ерств составляли сведения о выполнении плана производства продукции по всей номенклатуре Таким образом ежедневно министр и его заместители получали сведения объемом в сотни страниц Понятно, что использовать такую ??информацию было просто невозможно и никакого практического значения эти сведения не имели Именно поэтому и было предложено принцип управления по отклонениям Руководство министерства в иришило, что в строительство для министра включается продукция, по которой отклонения от плана превышает 5 процентов, а для начальников главных управлений - 2 процента После этого объем сведений сократился я больше чем в 10 раз и каждый руководитель начал получать данные, действительно необходимые для управленческих решений на соответствующем уров рівні.

Итак, речь идет не об отклонении вообще, а лишь о том, требующие вмешательства руководителя соответствующего уровня, то есть третьей предпосылкой организации управления по отклонениям является распределение отклонений по уровням управления как по детализации статей отклонений, так и по периодичности информации Чем выше уровень управления, тем больше может быть степень обобщения и длительным срок подачи информации

Как видим, в основу управления по отклонениям положен принцип системы обратной связи - управленческие действия необходимо осуществлять только тогда, когда контролируемая система отклонилась от друга или нескольких заданных параметров больше установлены допуски Итак управления по отклонениям можно определить как такую ??организацию управления системой, когда решение о корректирующих воздействия на систему принимаются на каждом уровне управления на основании информации о в отклонения от заданных параметров исп.

Для этого принципа управления актуальна проблема параметров и допусков В технологии, например, для размера найпрецизийниших деталей устанавливается определенный предел отклонений И это неизбежно, поскольку по самым разным причинам, которые нередко не поддаются регулированию и контроля, фактический размер отклоняться от фиксированного теоретического параметра Поэтому технологи решают задачи дости ения определенного размера в определенных интервалах приближении к немуого.

В экономике до сих пор задачи в виде планов, норм, условий устанавливаются однозначно, без допусков на отклонение Но реальные условия функционирования любого объекта управления являются, что отклонение ния от заданных параметров выполнения объективно неизбежны Брак допусков на отклонение приводит к тому, что управление должно реагировать на отклонения сиссте тически по всем показателям, независимо от их величины и значимости При использовании традиционных методов управления опытные управленцы интуитивно «отсеивают» незначительные отклонения По мере раз зширення использования в управлении компьютерной техники количество зафиксированных отклонений от заданных параметров становится настолько большой, что управленческая система не в состоянии их обработатьти.

сих пор хватает единой методики расчетов допусков отклонений для различных показателей деятельности предприятия, организации, учреждения Поэтому предприятия, которые внедряют управление по отклонениям, такие допуски рассчитывают индивидуально Для этого устанавливают минимальные допустимые пределы отклонений, дифференцированные по всем показателям Все отклонения в пределах допусков регистрируются в информационном й системе, включаются в общую сумму отклонений, но не вызывают возмущений в системе управления, потому управленческая система на отклонения в пределах допусков не реагируетгує.

Определение допусков на отклонение является задачей сложной и очень трудоемким, поскольку величина допусков должна меняться при изменении определенных условий Но управление сложными системами без допусков на отклонения илення будет слишком несовершенным процессом Автоматизация управления вообще немыслима без установления допусков на отклонение для контролируемых параметреів.

Второй существенной проблемой управления по отклонениям является совершенствование методики выявления этих отклонений В отдельных случаях выявить такие отклонения очень просто: например, по количеству рабочих которые приступили к работе, по количеству деталей, переданных из цеха в цех, и т д Но по целому ряду показателей выявления отклонений достаточно сложной задачей Это прежде касается комплексных пок азникив, как себестоимость, прибыль, расходы из фонда заработной платы, денежные потоки Одним из способов совершенствования методики выявления отклонений по этим показателям является внедрение принципов нормативного учета затрат на производство, о котором мы уже упоминали згадували.

Организация управления по отклонениям - перспективный путь совершенствования управления И это касается не только управления промышленными объектами Принцип управления по отклонениям можно применить ты в любых объектах с разной степенью компьютеризации управления Оперативное выявление отклонений делает предотвращения потерь и повышение эффективности деятельности объекта Успешное решение е методологическим проблемам выявления и использования отклонений способствовать совершенствованию управления в любых услоумов.