14 Основы организации бухгалтерского учета, контроля и анализа в условиях функционирования автоматизированной системы обработки информации

Непременным условием совершенствования управления является коренная реконструкция его технической и информационной базы на основе автоматизированной системы учета, контроля и анализа с использованием автоматизирован них рабочих мест бухгалтера (АРМБ.

Одной из важнейших задач в этом деле является дальнейшее развитие и совершенствование информационных систем предприятий с использованием новых средств управления и современных технических средств Согласно к этому должно измениться роль бухгалтерского учета, а следовательно, методологические и методические его аспекты потребуют корректировки Бухгалтерский учет и бухгалтерская информация в условиях автоматизи анои системы обработки информации используются значительно шире, чем в случае ручной обработки даныих.

Меняется и целевое назначение бухгалтерского учета Он все больше становится составной управленческой системы предприятия

Процесс автоматизации бухгалтерского учета должна развиваться при комплексного, системного и целенаправленного подхода с ориентацией на потребности соответствующего звена управления предприятия

Система управления должен выполнять ведущую роль в организации бухгалтерского учета, является обеспечительной звеном в финансово-хозяйственной деятельности предприятия Бухгалтерский учет дополняет другие информационные си Истеми, причем основную часть входной информации он получает непосредственно из этих систем Превратившись в одну из нескольких информационных подсистем, взаимосвязанных как на уровне решения задач, так и на уровне всей информационной системы предприятия, бухгалтерский учет играет одну из основных функций управления в условиях применения автоматизированных систем Успех в осуществлении управленческой ф ункции при этом существенно зависит от правильного установления взаимосвязей задаетсядач.

В случае комплексного подхода к организации бухгалтерского учета в условиях автоматизированной обработки информации происходит переход от организации отдельных элементов в организации целостных наборов у элементов информационных систем, а также налаживание взаимосвязей между отдельными подсистемами и комплексами задание.

Комплексный подход в автоматизации бухгалтерского учета в современных условиях должна реализовываться в решении сформулированных дальше задач

• Определение роли и места бухгалтерского учета в системе управления предприятием
• Классификации типов комплексов задач, а также задач информационной системы учета, контроля и анализа
• Выделение иерархических уровней, решаемые в информационной системе учета, а также выяснения характера системообразующих связей между ними, элементами, комплексами задач и задачами
• Установка условий и пределов силу информационной системы учета
• Контроль и анализ
• Построение концептуальной модели автоматизированной обработки учетной информации
• Создание информационной речи бухгалтера которая позволит пользователю работать в диалоговом режиме
• Комплексный пересмотр теоретических и методологических основ бухгалтерского учета
• Системное решение задач учета, контроля и анализа
• Использование средств моделирования учетного, контрольного и аналитического процессов
• Организация автоматизированной системы исследования; прогнозирования финансово-хозяйственной деятельности предприятия
• Разработка современных средств общения в диалоговом режиме с информационной системой учета, контроля и анализа
• Создание на основе комплексного подхода автоматизированной системы принятия управленческого решения

Разработка учетной информации - не конечная цель, а лишь часть учетной функции системы Важной задачей является создание такого средства передачи информации конкретным пользователям, позволяет им правильно воспринять информац цию и понять ее потенциальную полезность Это насущная задача, поскольку в случае неудачного представления данных даже очень ценная информация может потерять свой вес Тогда успех в осуществлении учетной функции во многом зависит от правильного построения коммуникационных процессесів.

В условиях автоматизированной обработки данных на организацию учета оказывает существенное влияние теория коммуникации Ведь учет можно представить как интегрированную систему сбора, обработки, хранения и передачи учетной й информации, а основные принципы теории коммуникации позволяют выработать наиболее оптимальные объемы, сроки и направления информационных потоков в учетеу.

качестве единицы коммуникации учетчик несет ответственность за формирование учетных показателей и передачи их пользователям Для этого он прежде всего определить тип необходимых для пользователей блоке ов информации, поскольку только потребность в информации является, по сути, оправданием для установления коммуникации качестве единицы информационной системы учетчик выполняет одновременно и такие функции: источники информа ии, передатчика, пользователя блоков, которые передают информацию с помощью различных механизмов обратной связи Как коммуникационная единица пользователь учетной информации сочетает в себе все част ини коммуникационной системеми.

Пользователь учетной информации выполняет две первостепенные функции: интерпретирует учетную информацию и использует ее от других функций управления бухгалтерский учет отличается своими целями задачами и средствами их решения Это дает основания разграничить различные функции учета, особенно когда организован АРМ бухгалтера, чтобы не дублировать решения одних и тех же задач Правильное фо мирования задач, их взаимосвязь позволяют на основе автоматизации решать учетные, контрольные и аналитические задачи в управленні.

Информационная система учета, контроля и анализа должен органично вливаться в общую систему управления предприятием, характеризоваться взаимосогласованность между комплексами задач и задачами и другими информационными системами предприятия, включать и в себя задачи учета, контроля, анализа и внутреннего аудита Каждая задача характеризуется функцией управления, в рамках которой она решается; ресурсом, она отражает, и его состоянием; пи дроздилом, к которому относится ресурс; периодом времени, за который отражается движение ресурсу.

Совокупность исходных показателей однозначно определяет содержание задачи Функциональные задачи взаимодействуют на информационной основе Обмен информацией между задачами во время функционирования АРМБ возможен при наличии сти классификационного перечня задач Классификация задач помогает усовершенствовать методологию учета, а это, в свою очередь, оказывает положительное влияние на технологию обработки данных с помощью АРМБ Розмежува ния по классификационным признакам позволяет локализовать однородные задачи, чтобы типизировать их обработку, изучить и использовать в управлении их особенности, установить закономерности информационных связ ОКИзків.

Задачи бухгалтерского учета можно классифицировать по определенным признакам в зависимости от практических потребностей важным для практических целей является группировка задач по экономическому содержанию исходных показателей в Такая группировка является основой для выделения основных типовв АРМ бухгалтера.

1 АРМ бухгалтера собственности учредителей

2 АРМ бухгалтера по учету основных средств

3 АРМ бухгалтера по учету материальных ценностей

4 АРМ бухгалтера по учету труда и заработной платы

5 АРМ бухгалтера по учету затрат на производство

6 АРМ бухгалтера по учету продаж готовой продукции, определения доходов и финансовых результатов

7 АРМ бухгалтера по учету финансово-расчетных операций

8 АРМ бухгалтера сводного учета и составления отчетности

Каждому из перечисленных АРМБ (комплексов задач) соответствует определенный перечень задач Определяя перечень задач, которые должны быть решены на АРМ бухгалтера следует учитывать факторы, влияющие на их ск клад Это технологические и организационные факторы, связанные с характером производства, со смежными задачами и с методическими вариантами решения же задач бухгалтерского учета, контроля и анализзу. При этом возможны различные варианты распределения задач между бухгалтерией и подразделениями

Информационные взаимосвязи задач учета, контроля и анализа с другими подсистемами автоматизированной системы управления предприятия осуществляются согласно следующим правилам:

• использования взаимной информации;

• родство отдельных источников информации;

• родство отдельных первичных носителей информации;

• единство системы кодирования информации;

• наличие обратной связи;

• единство системы показателей

Учетный процесс в условиях использования АРМБ характеризуется как цепочка взаимосвязанных рабочих мест - бухгалтера, а также работников, связанных с организацией бухгалтерского учета Автоматы изация последовательности решения задач обеспечивает четкую организацию технологического процесса, позволяет избежать повторного выполнения отдельных шагов Важным при автоматизации бухгалтерского в БЛИКу является формирование учетных функций для определенного перечня задач, решаемых на АРММБ.

На предприятиях приходится иногда формировать АРМБ за комплексами, которые охватывают топологические задачи (учет основных средств, учет материальных ценностей и т. др.), или по определенным функциональным зада ачамы (начисление сдельной заработной платы, учет кассовых операций и т. др.), или по отдельным функциям (оформление первичного документа, формирование определенных значений первичного учета и т др.. ін.).

Для этого формируются учетные модули так, чтобы можно было смоделировать учетный процесс с учетом используемой вычислительной техники, существующей учетной персонала, а также масштабов предпр приятия В информационной системе в случае необходимости формируют учетные станции, которые обслуживают несколько комплексов задач (АРМБ) или несколько учетных функций Имея модульный набор учетных, контрольных и аналогичных задач, бухгалтер в случае необходимости может сформировать их в отдельные АРМБ Это обеспечивает быстрое ориентирование на определенный объект учета и позволяет гибко реагировать на текущие изменения в структуре под предприятия (сокращение или увеличение АРМБ), а также на изменения в учетной политике предприятийтва.

Программы должны ориентироваться на объект в любой момент и при любых структурных модификаций, которые происходят на предприятии Учетные станции должны формироваться с учетом взаимосвязи вязкую задач, функций и АРМБ в едином информационном учетном процессе, следует из общей информационной согласованности отдельных задач и комплексов задач АРМБ для нужд управления по ф ункциональним распределением формируются по задачам (комплексами задач), представленным в виде отдельных блоковв.

Пользователь учетной информации выполняет две первостепенные функции: интерпретирует учетную информацию и использует ее от других функций управления бухгалтерский учет отличается своими целями задачами и средствами решения Это позволяет, особенно когда речь идет об организации АРМ бухгалтера разграничить различные функции учета, чтобы не дублировались решения одних и тех же задач Правильные в сформировав комплексы задач и отдельные задачи с учетом их взаимосвязей, можно благодаря автоматизации решать учетные, контрольные и аналитические задачачі.

Функциональные задачи, взаимодействующие на информационной основе, образуют вполне самостоятельную дисциплину о конкретные функции и задачи, в рамках которой далее развиваются организационные аспекты последних

Только при глубокого организационного подхода удается преодолеть консерватизм и негибкость аппарата бухгалтерии, нечеткое распределение выполняемых обязанностей и дублирования в работе, а следовательно, повысить ты уровень организации труда бухгалтеров на предприятиях Именно организационный принцип позволяет выявить пути совершенствования учета и в масштабе страни.