35 Методика и техника разработки форм носителей учетной информации

Значительное количество носителей - первичных документов и регистров - типичные и унифицированные Если типовых или унифицированных форм не, разрабатывают собственные формы При этом руководствуются общими требованиями и методы ичнимы рекомендациямии:

а) располагают рядом реквизиты, заполняет или обрабатывает один человек, графы реквизитов, находящихся в арифметической и логической зависимости, графы текста и кода и т.п.;

б) справочные данные размещают на обратной стороне документа;

в) соблюдают требований законодательных актов

Необходимо также определить принадлежность документа к топологической структуры учета, характер, назначение, состав необходимых документов, движение в процессе обработки, лиц, которые должны принять участие в обработке количество экземпляр.

Комплекс работ по определением содержания формы носителей учетной информации условно можно разделить на следующие этапы:

определения основных характеристик будущей формы;

выбор необходимых реквизитов;

предварительное проектирование зон размещения информации;

выбор формы размещения реквизитов в зоны;

компоновки элементов информации в звена, а звеньев - в зоны;

монтаж формы в целом;

чертежи эскиза;

расчет общей площади и выбор формата;

редактирования;

оформления

Например, при разработке лимитно-заборной карты на первом этапе определяют назначение документа, место и время его составления, способ отражения хозяйственных операций, составления и обработки

Содержание второго этапа разработки-это выбор реквизитов, которые делятся на две группы: обрабатывают (количество, цена и т.д.), и не обрабатывающих (название, подпись и т.д.) Все реквизиты, обрабатывают, подразделяется яють на четыре подгруппы: группировочные, справочные, количественные, стоящуюі.

К группировочных принадлежат номенклатурный номер, вид операции, к справочным - название предприятия, номер карты, период, на который выписывают документ (например, лимитно-заборная карта)

Количественные реквизиты - это обозначение единицы, лимит и дата выдачи и т.д. К стоимостным относятся цена за единицу, общая стоимость

К реквизита, не обрабатывают, относят подпись

Для каждой группы реквизитов на форме отводится отдельная зона

При размещении реквизитов следует учитывать следующие особенности:

последовательность размещения их должна быть такой, которая предусмотрена для ввода в компьютер;

логический и арифметический связь их;

удобство записи;

удобочитаемость

Общую площадь листа рассчитывают вычислением его длины (горизонтально) и высоты (вертикально) Длина листа состоит из размера его боковых полей, итоге размеров граф (рубрик) и тук толщины всех вертикальных линий Такой расчет делают на одном из «этажей» формы Аналогичный расчет выполняют по ширине листуша.

Перед окончательно вычеркнуть форму макета документа, нужно скорректировать размещение отдельных элементов реквизитов на листе

После определения размера бланка предварительно вычерчивают в каждой зоне каждый элемент Затем выбирают форму размещения реквизитов и формат

Применяют следующие формы размещения реквизитов:

а) анкетную (лист делят на две части - левую и правую: в левой части размещают реквизиты, а в правой - ответы, записи на бланке);

б) зональную (документ разделяют на зоны горизонтальными и вертикальными линиями);

в) табельное или табличную (в каждой зоне носителя образуется таблица с графами по вертикали и строками по горизонтали);

г) комбинированную

Особенности выбора носителей учетной информации в условиях использования ПК и функционирования АРМ бухгалтера. В условиях использования ПК и функционирования АРМ бухгалтера первичный документ может быть зафиксирован как на людиночитальному, так и на машиночитальному носители, требует автоматизации всех операций п процесса документирования первичной учетной информации В первом случае необходимо создать и машиночитальний носитель первичных данных, во втором - оба свойства удовлетворяются единственным носителемм.

Документирование первичной учетной информации в условиях использования АРМ бухгалтера - процесс функционально неоднороден и реализуется выполнением следующих функций:

регистрация, то есть фиксация, первичных данных на бумажном носителе с одновременным регистрацией на машинном;

передачи, т.е. последовательное прохождение, первичного документа (для отображения его данных) по движению регистрации и формирования;

формирования, то есть последовательное агрегирование (дополнение), первичного документа необходимыми реквизитами

Носители первичных учетных данных должны обеспечить возможность: фиксации первичных данных на местах выполнения их с помощью ПК, сохранение данных носителем в виде, в котором они были на нем зарегистрировано, в течение установленного с срока без специальных средств защиты и восстановления; восприятия зарегистрированных данных на местах их испол.

Существенными характеристиками организации подготовки машинного носителя:

условная регистрация первичных данных на машинном носителе;

условия передачи машинного носителя;

свойства носителя, использование машиночитального носителя как первичных данных;

информационное содержание машинного носителя

Порядок оформления машиночитаемых первичных документов при использовании АРМ бухгалтера должно обеспечивать установление ответственности за юридическую правомочность их, достоверность и точ чнисть учетных даны.

Машиночитаемый первичный учетный документ должен содержать сведения, позволять одновременно идентифицировать все реквизиты: наименование, номер, дату, место осуществления, зарегистрированные в нем хозяйственные операции, лиц, ответственных по за создание документа, да и.

Наименование документа, содержание хозяйственных операций фиксируют в документе с помощью кодов и справочной информации

Допускается не фиксировать в машиночитаемом документе характеристики хозяйственных операций, представляют собой производственную информацию, которая создается на основе нормативно-справочной информации или а помощью расчета.

Подписи лиц, ответственных за составление машиночитаемых первичных документов, могут быть заменены специальным кодом (паролем) Язык кода конкретного лица должна быть зарегистрирована в установленном по орядку.

На предприятиях разрабатывают порядок создания машиночитаемых документов, регламентируя: порядок оформления (регистрации) и последовательность их прохождения Состав информации, которая регистрируется на каждом в АРМ, способы автоматизации информации документа и условия, обеспечивающие правильность и достоверность авторизации.

машиночитаемой первичные учетные документы используют на предприятии, не их превращая в людиночитану форму Вместе с тем предусматривают возможность создания бумажных копий машиночитаемых докум мента При этом на них должно быть указание о том, что это копии машиночитаемых документа Для предоставления бумажной копии юридической силы ее утверждают подписисом.

В случае введения данных с машиночитаемых документов на экране дисплея могут иметь место три варианта отображения и размещения реквизитов:

реквизиты заполняются на образце документа заполняются последовательно размещены реквизиты бухгалтерского документа;

высвечивается форма (образец) документа и внизу его реквизиты; реквизиты затем автоматически переносятся в форму документа

Заключительный этап разработки представляет собой окончательное компоновки всех элементов определенного документа и вычеркивания его на миллиметровой бумаге в натуральную величину Это позволяет определить будущее форма ат документа.

К каждому документу разрабатывают краткие указания о порядке его составления, количество экземпляров и направление их использования

Организация обеспечения формами бумажных носителей информации осуществляется по следующим каналам:

а) централизованно;

б) приобретение бланков в магазинах;

в) изготовление бланков на заказ в типографиях

Для того чтобы не допустить срывов в работе, нужно заранее спланировать необходимое количество бланков в год и своевременно подать заявку в соответствующие организации, типографии

Для нормального функционирования бухгалтерии надо иметь примерно 5-6-месячный запас бланков

Хранение и учет. По способу хранения носители учетной информации разделяют на обычные и строгой отчетности

Обычные бумажные носители учетной информации сохраняют и учитывают как канцелярские принадлежности Документы (формы) строгой отчетности нумеруют типографским способом и комплектующие Приказом (розпорядже енням) руководителя назначается ответственное особба.

машиночитаемой бухгалтерские документы (на дискетах) вместе с описанием в людиночитаний форме передают в специальной упаковке, которая обеспечивает защиту их от повреждения и организации доступа к ним