36 Организация технологии учетного процесса

361 Основные понятия

Создание форм документов формирования различных первичных, промежуточных и итоговых (обобщающих) данных и показателей, составление отчетности связаны с большим количеством сделок, в совершении которых бы участвуют многие исполнители Это требует заранее продуманной системы их действий и процедур движения учетной информации (документов) как в пространстве, так и во времени Составление этого процесса, то есть движения документов и выполнения различных работ, в практике называють документооборотом (в условиях компьютеризации - движением первичных данных)

Следует отметить, что в учетном процессе перемещаются не только первичные документы, а иногда и учетные регистры и отдельные формы отчетности Например, журнал-ордер № 6 могут заполнять два учетная вых работники, ведущие один - учет материалов, а второй - учет расчетов Сводка данных из разных журналов осуществляет третье лицо Такое перемещение должно быть согласовано как во времени, так и в пространствері.

Основная задача организации движения документов (данных) в учетном процессе - это оптимизация каналов передачи и связи учетных ячеек-исполнителей Эти каналы связи могут быть представлены с разной степенью агрегирования - от фиксации каждого отдельного носителя учетной информации (т.е. документа) к обобщенной характеристики потоков информации Дело в том, что в учетном процессе бухг алтерськи документы нередко передают из одной операции на другую не отдельно, а целыми пакетами Особенно это касается работы в условиях применения ЭОЕОМ.

документопоток (или поток первичных данных) - это совокупность операций передачи с одного рабочего места на другое данных, зафиксированных на нескольких носителях учетной информации

Формирование документопотоков зависит от организационного построения и структуры хозяйства, формы организации учета, типов, вида и характера технических и организационных средств, вычислительных ма Ашин, используемых в учетном процессе Они бывают различной интенсивности, требует особого внимания при организации учетной процессу.

Объектом организации является движение не только документов, но и целых массивов Кроме того, следует иметь в виду, что в отдельных случаях перемещаются и сами учетные регистры и формы отчетности (массивы учетной др. нформация) в процессе их составления Таким образом, организации подлежит движение всех видов учетной информацииії.

Организацией должны быть охвачены все операции - от первой записи до сдачи документа в архив