384 Машинные варианты организации бухгалтерского учета

А) Таблично-перфокарточной форма

Другой подход к организации бухгалтерского учета при комплексной его механизации был разработан в условиях применения перфорационных вычислительных машин (ПОМ), а форма бухгалтерского учета ди и стала название таблично-перфокарточной В основу комплексной механизации бухгалтерского учета по таблично-перфокарточной форме положен принцип непрерывности обработки учетной информации на вычислительных установках (ОУ) при условии полного охвата механизацией всех учетных работ При этом происходит перераспределение раб бит, и значительная часть операций учетного процесса выполняется персоналом ОУ Существенная особенность этой формы состоит в том, что в ней сочетается использование двух видов информации, занесенных на перф окарткы, - переменной (разовой) и постоянной (нормативно-справочной) Переменная информация (занесена на перфокарты) содержит данные о хозяйственных операциях и отражает исходные показатели, полученные из первичных их документов Постоянная информация, занесенная на перфокарты, содержит нормативные и розцинювальни показатели, что позволяет значительно сократить содержание первичных документов, исключив из них справочные данные и уменьшить объем учетной роботботи.

Документы о хозяйственных операциях, оформленные в пачки, проверены и приняты для обработки, регистрируются в специальном журнале приема документов и регистрации контрольных чисел, который используется уеться для контроля за сохранением этих документов, а также для проверки полноты записей в табуляграммах Зарегистрированные документы передаются на перфоратор для пробивки перфокарт перфокарты, о биты по документам о хозяйственных операциях, направляются на вычислительные машины, где осуществляется их группировка, систематизация сведений о хозяйственных операциях по счетам синтетического и а налитичного учета Реестрами синтетического и аналитического учета являются табуляграммы дебетовых и кредитовых оборотов, которые составляют по каждому синтетическому счету В аналитических табуляграммах приводят данные п ервинних документов, систематизировались в разрезе аналитических счетов каждого корреспондирующего счета По итогам табуляграмм систематического учета состоит оборотный баланс с расшифровкой субсчетов по каждому синтетическому счету Эти сведения используют для заполнения баланса и отчетноститності.

Основными приемами механизации учета при таблично-перфокарточной форме бухгалтерского учета является: создания людиночитаних (бумажных) документов, использование единой номенклатуры кодов синтетических счетов и объектов аналитического их учета, благодаря чему обеспечивается автоматический взаимосвязь аналитического и синтетического учета, наличие ь в первичных документах, где регистрируется информация в натуральном и стоимостном выражении, кода корреспондирующего счета, объектов его аналитического учета, что позволит автоматически создать полни и бухгалтерская запись, организация поточной технологии обработки учетной информации, использование табуляграмм вместо ручных реестров аналитического и синтетического учета; автоматический взаимосвязь аналитического учета по хозяйственным операциям с синтетическим учетом, создание по всем первичным данным бухгалтерского учета, которые были зафиксированы на машинных носителях, контрольных табуляграмм и ж урнала контрольных чисел для выверки машинограмм аналитического и синтетического учета, организации автоматического взаимосвязи выходных документов синтетического и аналитического учет.

На рисунке 37 изображена схема таблично-перфорационной формы бухгалтерского учета

Рис 37 Схема таблично-перфорационной формы бухгалтерского учета

Б) Таблично-автоматизированная форма

В таблично-автоматизированной форме используется самостоятельное подразделение - вычислительная машина с использованием периферийной техники в условиях функционирования АСУП К основным признакам таблично-автомати ным формы учета относят: всевозможное использование технических средств для организации комплексной системы обработки учетной информации; широкое применение универсальной документации й и машиночитаемых носителей информации, применение системы кодов учетной информации, что позволит получить на ЭВМ все необходимые бухгалтерские реестры, сохранение принципа двойной записи при с астосуванни одного комплекта носителей информации и программного группировки дебетовых и кредитовых оборотов; автоматизация логических операций по ведению учета, наличие системы реестров-машинограмм, опре ной последовательности их изготовления, средств записи и хранения информации, а также возможность использования запросном режима по отдельным хозяйственным и расчетным операциям, организация системы ко нтролю и исправления ошибок, выявляемые при выверки информации; хранения первичной информации, машиночитаемых носителей и машинограмм-реестрев.

На рисунке 38 приведена схема таблично-автоматизированной формы бухгалтерского учета

Рис 38 Схема таблично-автоматизированной формы бухгалтерского учета

В таблично-автоматизированной форме учета обработка и ведение информационной базы должны осуществляться на ПК В этих условиях появляется возможность автоматизировать процессы сбора, регистрации первичной инфор мации и передачи ее по каналам связи в центральную ЭВМ (вычислительного центра) Полной автоматизации подлежат следующие операции, как вычислительная обработка, сортировка информации, печать машинограммы м В условиях таблично-автоматизированной формы учета первичные данные могут фиксироваться не только на обычных, но и на машиночитаемых носителях, благодаря чему автоматизируется сбор первичной информации На маш инних носителях ЭВМ создается нормативно-справочная информация, предназначенная для многократного использования созданием баз данных, а также сохраняется текущая, нормативно-справочная и выходная информации я зависимости от использования технических средств и носителей информации есть несколько способов формирования учетной информациимації.

Одним из важнейших принципов таблично-автоматизированной формы учета является использование запросном режима с целью получения сведений по соответствующим позициям бухгалтерского учета Для этой цели бухг Галтер заполняет стандартный документ, где указывается вид запроса После ввода информации в ПК необходимая информация распечатывается в виде таблиц или выдается на терминальное устройствоій.

Основными преимуществами таблично-автоматизированной формы являются: использование периферийной техники на месте возникновения информации, применение переменной и постоянной информации; автоматизация ведения и выдачи и сведений; автоматизация контроля и расчета информации, использование информации, создаваемой в других подсистемах информационной системы управления предприятия; комплектность автоматизации бухгалтерского учета; быстродействие выполняемых учетных работ; регламентное формирование и получение информации; незначительный процент подготовки и получения входной информации К основным недостаткам этой формы учета относят: оторванность вычислительной техники и вычислительных ресурсов от бухгалтерского аппарата; сложность оперативного взаимодействия всех служб по принятию управленческих решений; высо ка стоимость вычислительного носителя и значительные расходы по его ведениюя.

В) диалогового-автоматизированная форма

Современные технические средства, применяемые для автоматизированного ведения бухгалтерского учета, обусловливают новый подход к формированию учетной информации, снижают трудоемкость обработки информации, пи идвищують оперативность доступа бухгалтерского аппарата к обрабатываемой информации диалоговых-автоматизированная форма бухгалтерского учета характеризуется полной автоматизацией обработки и систематиза этой учетной информации и позволяет отображать любые данные в учете непосредственно после введения их в информационную базу даных.

Систематизация и обобщение учетных и аналитических данных, содержащихся в информационной базе, осуществляется автоматически и отображается в полученных машинным способом исходных данных учета, кон нтролю и анализа Обобщение данных в синтетическом и аналитическом учете осуществляется одновременно на основе той же информации диалоговых-автоматизированная форма бухгалтерского учета предусматривает авто тизоване выполнения задач бухгалтерского учета как в регламентном, так и в запросном (диалоговом) режиме При реализации запросном режима повышается оперативность бухгалтерского учета, контроль роль и анализа, появляется возможность получения необходимых справочных и аналитических данных в течение отчетного периода, а не только по окончании его При диалогово-автоматизированной форме бухгалтерской го учета объем информации, выдаваемой регламентно пользователям, значительно сокращен и ограничен только необходимыми и достаточными для выполнения конкретных управленческих работ данным Дополнительные, необх и дни для использования данные выдаются по запросупитом.

Рис 39 Схема диалогово-автоматизированной формы учета

В случае необходимости проверки правильности расчетов есть возможность получить расшифровку каждого результата показателя по запросу пользователя с указанием порядка проведенных в машине расчетов и всей й входной информации диалоговых-автоматизированная форма бухгалтерского учета предусматривает выдачи пользователям информации не только в виде печатных документов, но и видеограмм Контроль правильности ведения учета в значительной степени также автоматизируется, что способствует повышению достоверности и правильности учетных данных При этом в бухгалтерском аппарат возлагается контроль выполнения указанных р обет Бухгалтерам предоставляется возможность осуществлять проверку показателей, отраженных в исходных учетных документах При выполнении такого контроля и аудита бухгалтерского учета обеспечивается связь между данными аналитического и синтетического учета и первичной оправдательных документацииацією.

диалоговых-автоматизированная форма учета обеспечивает ограниченный доступ как к первичной, так и выходной информации введением паролей секретности, что систематизировалась, проверку полномочий на доступ к др. нформация, открытие и недопущения несанкционированного доступа к информации, хранящейся на машинных носителях При использовании диалогово-автоматизированной формы учета является возможность анализировать инфо мации с использованием базы знаний, которая обеспечит бухгалтера не только автоматизированным отражением управленческих решений, но и в диалоговом режиме осуществит подсказку на имеющиеся отклонения и изменения в ид установленных нормативных документов В диалоговом режиме в случае необходимости информационная система осуществляет самообразование пользователя и оказывает помощь в методологическом плане отображением информации о действия бухгалтера Схема диалогово-автоматизированной формы учета представлена ??на рис 3. 3.9.