14 Цели и функции менеджмента

Одним из главных задач менеджмента является установление целей, для достижения которых формируется, функционирует и развивается организация как целостная система

Общая цель организации создает фундамент для разработки стратегии развития и установления ключевых целей для функциональных подразделений предприятия - таких как маркетинг, производство, НИР, персон нал, финансы, менеджмент Каждая из этих подсистем реализует свои цели, логически вытекающие из миссии как общей цели организацииії.

Деятельность менеджеров носит многоцелевой характер Наряду со стратегическими целями и задачами им приходится решать большое количество текущих и оперативных задач Кроме экономических целей пере ед ними стоят социальные, организационные, научные и технические задачейня.

Количество и разнообразие целей и задач менеджмента настолько велики, что без комплексного, системного подхода к определению их состава не может обойтись ни одна организация Для их определения можн на воспользоваться целевой моделью - «дерево целей» С помощью «дерева целей» описывается их упорядоченная иерархия Составление целевых моделей - это начальный этап процесса управления по целям - конц епции, широко используется современным менеджментом Ее сущность заключается в следующемому:

• Менеджмент как целостная система управления ориентируется на достижение всей совокупности целей и задач, стоящих перед организацией Поэтому каждый руководитель, от высшего к низшему, должен иметь четкие цели в рамках возложенных на него обязанностей ов.
• Соответствующее целевую ориентацию работы подразделения он должен обеспечить в течение планового периода
• Цели и задачи менеджмента не только доводятся, но и согласуются с менеджерами всех уровней, которые направляют свои усилия, ресурсы и энергию на их достижение Процесс менеджмента по целям состоящей ься из 4 этапов:
• определяется круг полномочий и обязанностей всех руководителей организации;
• осуществляется разработка целей менеджмента в рамках установленных обязанностей;
• состоят реальные планы достижения поставленных целей;
• проводится контроль, измерение, оценка работы и полученных каждым руководителем результатов

Цели и задачи менеджмента и менеджеров являются отправным моментом для определения объема и направления управленческих работ, которые обеспечивают их достижение Речь идет о функции менеджмента, которые являются состав составляющими частями любого процесса управления и организации В их составе выделяют планирование, организацию, ккоо рдинацию, контроль и мотивацию

Планирование

С точки зрения менеджмента функция планирования заключается в разработке содержания и последовательности действий для достижения сформулированных целей, в том числе отраженных в экономических планах

Планы можно классифицировать по следующим признакам

По предмету планирования: планирование целей, планирование средств, планирование процессов

зависимости от сроков плановых горизонтов: долгосрочное планирование (более 5 лет) среднесрочное (от 1 до 5 лет); оперативное (в день, декаду, месяц, квартал)

По масштабам планирования: общее планирование предприятия (организации), планирование по отраслям деятельности, планирования проектов (задач)

По сферам планирования: финансовое планирование, планирование производственной деятельности, планирование рабочей силы и др.

Планирование в менеджменте имеет три цели: внесение момента сознательной организации хозяйственной деятельности; побуждения работников «заглядывать в будущее», то есть привитие им способности согласовывать щоде ении действия с перспективой развития предприятия; критерий контроля фактических параметре.

Чтобы функция планирования достигла указанных выше целей, она должна основываться на следующих принципах: полнота, точность, экономичность, непрерывность, гибкость, массовость

Принцип полноты Планирование должно охватывать все области деятельности организации, а также все этапы, действия и операции как хозяйственных процессов, так и процессов управления Если при планировании что-то в выпадет из сферы внимания менеджера, то неизбежно возникновение в этом звене «узкого места», то есть срывов, несогласованноститі.

Принцип точности При планировании нужно максимально достичь высокой точности экономических параметров, количественных и качественных характеристик действий В отдельных случаях возможны отклонения параметров без ущерба для общего хода хозяйствованияня.

Принцип экономичности Витратоемнисть планирования должна быть меньше эффект ожидается от запланированных показателей, действий, процессов Действительно, если, например, затраты на составление плана розничн ного товарооборота в сумме 1 млн грн составят 20% этой суммы, то организация не будет средств на осуществление самого процесса товарооборотроту.

Принцип непрерывности Планирование достигает поставленных целей, когда оно осуществляется не эпизодически, а непрерывно как во времени, так и в пространстве Этот принцип тесно связан с принципом гнучкос сти: если планы оказываются недостаточно обоснованными, то их нужно пересматривать, поскольку догматизация их приведет к движению в ложном направлениимі.

Принцип массовости Обоснованные планы могут быть разработаны только при вовлечении в процесс планирования сотрудников, которые будут выполнять эти планы Вовлечение будущих исполнителей к процессу разработки БКИ планов стимулирует осознанное выполнение их, активизирует исполнителей, позволяет учесть обстоятельства, которые могут быть неизвестны менеджерру.

Организационное планирование имеет свои приемы и методы, которые отличаются от приемов и методов планирования экономических показателей хозяйственной деятельности (балансовый, технико-экономических расчетов ков, экономико-математическое моделирование и др.)

К методам организационного планирования относят: метод последовательного описания операций; графики выполнения, метод сетевого планирования и управления, метод рабочего календаря

Метод последовательного описания операций Суть этого метода заключается в составлении плана последовательного выполнения работ, в котором каждая из них описывается с необходимой степенью детализации План может быть составлен ный в виде последовательного перечня операций, в виде схемы или таблицці.

Графики выполнения Графики выполнения предусматривают, что, когда и кем должно быть сделано в рамках определенных сроков выполнения (начало и окончание работ)

Метод сетевого планирования и управления Процесс сетевого планирования состоит в построении таблиц работ, в которых указываются параметры, характеризующие продолжительность их, и сетевого графика, где отметь чено последовательность робет.

Основными понятиями сетевого планирования являются события, работы, сеть, критический путь

События - это определенные промежуточные или конечные результаты работы Момент совершения события - это достижение соответствующей промежуточной или конечной цели Каждое событие, кроме начальной и конечной, означает окончание любой работы (или нескольких работ) и возможность начала другой (следующей) работыи.

Работы (действия) представляют собой процессы, необходимые для осуществления всех событий, кроме начальных Есть три вида связей между событиями:

- работа в обычном смысле слова, которая характеризуется длительностью, стоимостью, затратами трудовых и материальных ресурсов;

- ожидание, с которым имеем дело тогда, когда оборудование, рабочая сила заняты другим видом работ Ожидание характеризуется затратами времени;

- логическая зависимость, то есть невозможность начала одних работ до окончания других Она не связана с затратами времени и ресурсов

Ситкой (сетевым графиком) называют графическое изображение последовательности работ

Критический путь - это такая последовательность взаимосвязанных событий, которая имеет продолжительность всей операции

Метод рабочего календаря Рабочий календарь - это план работы руководителя или специалиста на определенный отрезок времени (год, квартал, месяц, декаду, неделю, день)

В практике планирования управленческой деятельности рассмотрены методы применяются в комплексе

Организация

Разработанный план обязательно должен быть выполнен, поскольку в противном случае работа специалистов, которые разрабатывали решения, определенные расходы, связанные с этим процессом, оказываются бесполезными А главное - пробл лемма останется нерешенной, цель - достигнутою.

Реализация управленческого решения требует предварительной подготовки этого процесса и практического его осуществления, то есть выполнение определенной последовательности шагов по достижению цели, заложенной в управленческих ском решении Иными словами, содержание понятия реализации управленческого решения состоит в организации процесса выполнения решения Этот аспект рассмотрения понятия «организация» охватывает понятие структурной организации и организации процесса выполнения Решенияня.

структурную организацию можно сравнить с «скелетом» предприятия Структурная организация определяет, кто отвечает за определенную функцию в общем организме предприятия, поскольку она состоит из из перечня компетентных исполнительных органов, функционирующих в аппарате управления Наличие структурной организации является предпосылкой выполнения управленческих решений, поскольку при отсутствии тех, кто вы конуватиме решение, именно оно теряет рациональное содержание Вопросы соотношения структурной организации и менеджмента требуют отдельного рассмотренияяду.

Организация процесса выполнения управленческого решения охватывает комплекс действий менеджера по его реализации

Практика управления показывает, что выполнение решения является одной из наиболее слабых сторон управленческой деятельности Это результат неквалифицированного подготовки решений, несвоевременного доведения их выполн исполнителях, отсутствия контроля за ходом реализации реь.

Организация выполнения принятого решения зависит от характера, вида, масштабов осуществления и др.

Для успешного выполнения простых, оперативных решений необходимо осуществить следующие операции и процедуры: сформулировать решение, определить необходимые ресурсы для его выполнения, довести решение до ис онавцив и проконтролировать исп.

В случае принятия сложного многопланового решения нужно разработать специальную целевую программу его реализации Такая программа должна включать в себя три группы мероприятий: документальное оформление и организацию доведение решения до исполнителей, обеспечение исполнения решения необходимыми ресурсами и средствами, организацию контроля исполнения решениия.

Документальное оформление управленческого решения осуществляется на основе действующих законодательных и иных правовых актов Форму и содержание документального оформления решения выбирают исходя из назначения я т а статуса органа, принявшего это решение В любом случае документ, который зафиксировал факт принятия управленческого решения, должен содержать: обоснование необходимости принятия решения, содержание конкретных х действий, предусмотренных решением, перечень необходимых трудовых, материальных и других ресурсов, средства и способы реализации решения; сроки выполнения решения; ожидаемые результаты от реализации решения Состав исполнителей, способы контроля за выполнением решенийя.

После документального оформления решения оно доводится до исполнителей Нередко бывает, что решение принято своевременно, но по ряду причин доходит до исполнителей только через месяц-два, а бывает и поздние ише, теряя свою действенность, а иногда и содержание, поскольку меняется ситуация Поэтому, организуя исполнение решения, менеджер должен предусмотреть соответствующие средства и формы доведения его до коллектив в, до каждого работника, которые в конечном итоге и определяют успех делви.

Одной из важных форм доведение решения до исполнителей является непосредственное участие их в разработке его проекта Тем самым участники заранее знакомятся с концепцией решения, с задачами и особенно остями его выполнения Иногда с этой целью создаются комиссии из людей, которые могут внести что-то ценное, полезное в решение проблемы Будущие исполнители, участвуя в подготовке решения, делают йог в более реальным, поскольку лучше знают все стороны хозяйственной деятельности, ее резервы и трудностиощі.

Хороших результатов достигают также в случае, если коллектив привлекают к обсуждению решения или плана на общем собрании или на специальном семинаре Однако следует отметить, что коллегиальность в подготовительный отовци решений дает высокий эффект только при условии соблюдения принципа ответственностиі.

Кроме того, привлекая работников к разработке проектов планов и решений, не следует забывать о том, что это связано с большими затратами рабочего времени

Важный момент комплексной программы организации выполнения решения - это маневр кадрами, ресурсами, а также создание оперативных резервов Решение призвано внести существенные изменения в ход хозяйствования ния, требует материального обеспечения, определенной перестройки структуры штатов, переориентации людей, переподготовки их, а иногда и замены Поэтому реализация масштабных программ по качественной перестройки произ фективности неизбежно приводит к глубоким изменениям в методах и формах работы, а следовательно, и в структуре кадреів.

Мотивация

Большое значение для достижения целей организации имеет мотивация Под мотивацией понимается процесс стимулирования самого себя и других к деятельности, направленной на достижение индивидуальных и общей ьных целей организацииї.

Старейший способ преднамеренного влияния на людей в целях выполнения задач организации осуществляется с помощью принуждения и поощрения (метод «кнута и пряника») Основой эффективности этого метода были и очень низкие экономические и социальные условия жизни работниковв.

К началу ХХ века эти условия не очень изменились, но Ф В Тейлор и его последователи поняли неэффективность нищенского состояния работников Была определена дневная норма выработки, а труд сверх этой н норму оплачивалась пропорционально ее величине В результате такой усовершенствованной мотивации резко выросла производительность работивність праці.

Позже начали понимать, что экономическое поощрение не всегда стимулирует человека работать лучше Это побудило теоретиков управления искать новые способы мотивации к труду Проведенные эксперименты психолого Огом А Маслоу помогли понять причины этого явления: мотивами поступков людей являются в основном не экономическом положении, а различные потребности, которые могут быть частично удовлетворены за счет денегей.

В 40-х гг появились психологические теории мотивации труда Они подразделяются на две группы: основанные на внутренних побуждениях (потребностях) и на поведении людей с учетом восприятия и познания ни ими окружающей мирту.

Потребности людей бывают первичные и второстепенные: первичные - это врожденные физиологические потребности: дыхание, сон, еда; второстепенные - вытекают из психологического состояния человека Таковы, например, потребности в в уважении, успехе, власти Они появляются с развитием интеллекта и приобретением жизненного опытадосвіду.

Потребности побуждают к определенным действиям для их удовлетворения Когда цель достигнута, потребность может быть удовлетворена полностью, частично или совсем не довольна

Степень удовлетворения потребности в данной ситуации влияет на поведение человека, если сложится похожая ситуация в будущем Человек будет стремиться обязательно повторить ту свое поведение, которое дало воз весть максимально удовлетворить потребность в прошлом Это состояние называется «законом результатау».

Все люди абсолютно разные по положению, умом, культурой, интересами и т.д., поэтому существует много различных потребностей и целей По-разному люди и ведут для достижения этих целей, поэтому в невозможно предложить один «лучший» способ мотивации Процесс мотивации осложняется также изменениями в организацииії.

Для мотивации прежде всего необходимо определить потребности людей А Маслоу человеческие потребности разделил на пять групп по приоритетности их удовлетворения:

• Физиологические - вода, пища, воздух
• Безопасность и уверенность в будущем Защита от физических и физиологических опасностей и уверенность, что физиологические потребности будут удовлетворены в будущем
• Социальные - социальное признание, взаимодействие, преданность и поддержка
• Уважение - самоуважение, личные достижения, признание, уважение коллег
• Самореализация - реализация своих потенциальных возможностей

Первые две группы - первичные потребности, остальные - второстепенные, удовлетворять которые человек стремится после удовлетворения первичных

С улучшением материального благосостояния и стабильности в обществе на первый план выступают второстепенные потребности

Д Мак-Клейланд считал, что мотивация должна основываться на трех потребностях: власть, успех, причастность Эта теория в некоторой степени похожа на теорию Маслоу Так, потребность во власти и успеха у Маслоу - это са амореализация и уважение, потребность в причастности - социальные потребностейеби.

Еще одна модель мотивации была разработана Ф Герцбергом Он считал, что на процесс поощрения себя и других к деятельности влияют гигиенические факторы и мотивация Гигиенические факторы - это факторы окр бывшего среды Герцберг утверждал, что при отсутствии этих факторов появляется чувство неудовлетворенности трудом Но когда их достаточно, то они ни к чему не поощряют Человек к ним безразличноайдужа.

К мотиваций Герцберг относит успех, продвижение по службе, признание и одобрение результатов работы, высокую степень ответственности, возможность творческого и делового роста Их отсутствие не вызывает неудовлетворенности трудом, но наличие поощряет эффективной деятельноі.

Анализируя все три теории, можно сделать выводы, что использование их, несомненно, дает положительный результат в целом

Рассмотренные теории основаны на потребностях, удовлетворение которых влияет на поведение людей Существует еще три процессуальных теории, мотивация рассматривается как процесс последовательных состояний Это теория ожид ния, теория справедливости и модель Портера-Лоулерра.

Теория ожиданий В Врума определяет мотивацию как взаимодействие трех составляющих связей: затраты труда - результаты - вознаграждение и удовлетворение трудом

Теория справедливости основана на сравнении вознаграждения с затраченными усилиями и соотношении этого вознаграждения к вознаграждению других людей, выполняющих аналогичную работу

Элементы этих двух теорий объединяет теория мотивации, разработанная Портером и Лоулера Модель содержит пять факторов: затраченные усилия, восприятие вознаграждения, полученные результаты, вознаграждение, степень ь удовольствиемя.

Модель выстроенная на понимании «результативный труд ведет к удовлетворению», а не наоборот, как считает большинство менеджеров Эта модель подтвердила свою эффективность

В общей системе мотивации особую роль играет заработная плата Рыночная экономі ка ориентирована на конечные результаты деятельности Справедливое общество должно стремиться к полной компенсации затраченного труда, реализуется через заработную плату, а заработная плата удовлетворяет ЯЕ многие потребности - физиологические, безопасности, защищенности и ин.

Контроль

Определение степени достижения цели осуществляется с помощью контроля, который является процессом установления отклонений от предусмотренных величин и действий людей в хозяйственной деятельности

Контроль - одна из функций управления Как функция контроль имеет двоякий характер С одной стороны, это элемент каждой функции управления, а с другой - это самостоятельная функция управления

С помощью контроля выявляются проблемы, позволяет скорректировать деятельность организации на предотвращение кризисного состояния Вместе с тем он дает возможность определить, какая деятельность на пути достижения ния цели была наиболее эффективнойа.

Контроль имеет свои объекты, субъекты, цели и задачи

Объектами контроля выступают организации, предприятия Внутри организаций контролю подлежат процессы или отдельные элементы системы

Субъектом контроля выступает контролирующая звено Контроль осуществляют как государственные органы, так и ведомственные и частные

Контроль, осуществляемый до начала работы, называется предварительным Он предусматривает предупредить нарушение установленных правил ведения работ, законности, неэффективного использования средств и др. По авдякы этом контроля ликвидируются диспропорции в финансированиині.

Контроль, осуществляемый на стадии хозяйственного процесса, называется текущим контролем Его объектом являются подчиненные сотрудники, а осуществляется он руководителем Задача текущего контроля - операт ное выявление и своевременное пресечение нарушений и отклонень.

Текущий контроль осуществляется на основе обратной связи, что изображено на рис 11

Рис 11 Контроль как обратная связь

Заключительный, или следующий, контроль осуществляется после того, как работа выполнена Целями этого вида контроля является установление правильности, законности и экономической целесообразности выполненных работ, выявленных ения недостатков и упущений Информация используется для мотивации рабці.