63 Информационно-коммуникационные потоки в структуре государственного управления

Коммуникационная сеть - это сочетание определенным образом лиц, участвующих в коммуникационном процессе с помощью информационных потоков В данном случае рассматриваются не лица как таковые, а коммуникационные отношения между ними Ко омуникацийна сеть включает потоки посланий или сигналов между двумя или более лицами Коммуникационная сеть концентрируется на отработанных в организации образцах этих потоков, а не на том, удалось ли н и передать значение или смысл послания Однако коммуникационная сеть может влиять на сокращение или увеличение разрыва между посланным и полученным значениенням.

Для достижения целей организации и эффективного обмена информацией используются выходные, нисходящие, горизонтальные и диагональные коммуникации

Выходные коммуникации, как правило, осуществляются в форме отчетов, предложений и объяснительных записок Целью их является оповещение высшего эшелона власти (высшего руководства) о том, что делается на более низкие ких уровнях иерархической системы В Японии, США и других странах создаются специальные группы работающих (ячейки качества), задачей которых является разработка и регулярное информирование руководства о проблемах, возникающие и пути их решении которойня.

Существуют определенные правила успешного осуществления вертикальных коммуникаций: а) правильный, вежливый стиль речи б) достаточное гласность, исключает домыслы, сплетни в) недопущение мелочной опеки и над подчиненными г) не допускать передачу инструкций, указаний от высшего руководителя непосредственно до последнего адресата, что ведет к потере ответственности, нарушение установленной Иерарх.

Перед нисходящими коммуникациями ставится задача довести до сведения и сознания подчиненных и низших организаций о содержании принимаемых на высших уровнях, стратегические направления будущей действие тельности.

Ярким примером горизонтальной коммуникации является обмен информацией между различными отделами и другими структурными подразделениями, в результате чего достигается координация и согласование деятельности для достижения общих целей организации Условием эффективного осуществления горизонтальных коммуникаций является четкое распределение обязанностей, полномочий и ответственности структурных подразделений, соблюдения слу жбовои этики взаимоотношений, использования современных средств связи тощо.

Диагональные коммуникации - это коммуникации с другими руководителями и другими подчиненными

Коммуникации между организацией и внешней средой осуществляются в нисходящем и восходящем направлениях Здесь используются разнообразные средства

В отношениях первостепенное значение придается созданию благоприятного образа, «имиджа» организации на местном, общенациональном и международном уровне

С правительством организация общается, заполняя многочисленные отчеты о финансах, о возможности карьеры, относительно льгот

Используя лоббизм и делая взносы в пользу разных политических групп, комитетов, организация пытается влиять на содержание будущих законов, постановлений Организации приходится также поддерживать ты деловые связи с профсоюзами.

Большой удельный вес имеет личная коммуникация, или непосредственные контакты между работниками, под которой понимаются все виды обмена информацией, имеют место среди людей Она принимает такие формы: коммуне икация между двумя людьми, коммуникация между индивидом и группой, коммуникация внутри группи.

Характер коммуникационной системы любой организации во многом зависит от типа структурных систем, которые используются для построения управленческой системы Структуру принято изображать позиц низации (отдельные лица, организации, структурные подразделения, техническое оборудование и др.) и связи между ними Перечислены основные типы структурных схем: линейная, кольцевая, сотовая, многосвязных, типа «колл есо », иерархическая, звездная тощощо.

В сетях типа «кольцо» члены группы могут коммуницировать только с теми, кто находится рядом с ними В сетях типа «колесо» представлена ??формальная, централизованная иерархия власти, при которой пидлег гли общаются друг с другом через своего ке-дителя Объективной основой такой ситуации является то, что лицо, находящееся в центре «колеса», имеет больше коммуникативных связей, чем другие члены группы Он получает больше посланий, чаще признается другими членами группы лидером, более социально влияет на других членов группы, обычно несет большую ответственность за передачу информации, от него бил ьше чем от других ожидается окончательное решение проблемеми.

Аналогичная картина наблюдается в сетях «Y» Такие сети называются централизованными и могут быть эффективными, если решаются простые проблемы Другой тип властной иерархии представляют мере Ежи типа «цепь», в которых связываются горизонтальные связи - элементы децентрализации Всеканальни сети представляют полностью децентрализованные группы Обычно это необходимо, когда требуется участие всех в решении сложных проблем Такой подход называют еще открытыми коммуникациямціями.

Знание типов коммуникационных сетей особенно важно для понимания отношений власти и контроля в организации Известно, что сокрытием или централизацией информации поддерживаются властные отношения

Характер взаимозависимости работ и людей в группе или организации будет определять тип более эффективной коммуникационной сети Серьезным препятствием в налаживании эффективных коммуникаций в деловых орган тельств является авторитарное отношение администрации к подчиненным, нечеткость или нежелание руководителей выполнять свои обязанности, отсутствие здоровой атмосферы в разработке деловой политики и мотивации для общения работников между собой, неправильное определение прав и ответственности, страх руководителей и подчиненных за последствия при передаче слишком откровенной информацииї.

К субъективным факторам, снижающим эффективность контактов между отдельными работниками, следует отнести тот факт, что люди, которые обмениваются информации, по-разному толкуют одни и те же понятия, имеют неодинаковый уровень знаний, находящихся в разном эмоциональном состоянии и др. Поэтому в процессе общения и передачи информации возникают препят коды, искажение информации, недоразумения, замедление информационного процесса и т.д. К тому же нужно иметь в виду, что получатели информации воспринимают прежде ту информацию, которую они внизу аються получить, и иногда игнорируют данные, противоречащие представлениям, которые у них сложилисься.

Исследования показывают, что эффективность горизонтальных коммуникаций достигает 90% Это объясняется тем, что люди, которые работают на одном уровне управления, хорошо понимают характер труда своих коллег

Вертикальные коммуникации менее эффективны, чем горизонтальные Исследования показывают, что только 20-25% информации, исходящей от дирекции, доходит до рабочих и правильно понимается ими Даже ь трудно поверить, что рабочие вообще способны эффективно выполнять работу, имея только 20% информации, которую им предстоит получить Иными словами, в четырех из каждых пяти случаев информация в них не доходит или искажается При этом непосредственный начальник рабочих, их бригадир, покидая кабинет первого руководителя компании, выносит только 30% информации, а управляющий цехом - не более 40% А до руководителей компании поступает не более 10% данных, направляемых в их адрес рабочимиками.

Кроме официальных (формальных) коммуникаций, в менеджменте важную роль играют неформальные (неофициальные) коммуникации На практике официальные структуры и официальные коммуникации - это лишь часть айсберг га, которая видна над водой Многие вопросы рассматриваются и решаются неформально группами, не наделены официальными полномочиями и которые созданы на базе дружественных отношений, старых школьных связей принадлежности к одной партии, национального происхождения, религии и других общих интересов Зарубежная пресса иногда пишет о «кухонные кабинеты» многих президентов США, влияние которых распространяется дальше оп ливу официально созданных кабинетов и «исполнительных комитетовів».