4 Общие подходы к планированию, структурирования и контроля проектов

41 Макроэкономический подход к планированию проектов

Даже широком загаловi известные схемы организации отраслевого, регионального управления и управления предприятием, схемы, которые сохранились в нашей стране доныне Однако названные схемы, как известно специалистам м по управлению, приемлемые для боль-менее устойчивых структур, которые функционируют в относительно стабильных условиях Задачей такого управления является сохранение существующего положения и устойчивых темпов развития, контроль нежелательных в этом плане изменений и отклонений Для ситуаций, которые, наоборот, очень нуждаются организационных, технологических и других изменений, следует применять схему управления, построенную по проектным принцы ум (что-то вроде бывшего программно-целевого управления в административной экономике) Здесь, собственно, основной целью является осуществление заданных эффективных изменений, в соответствии с чего планируются ресурсы, вар теста i время организуется взаимодействие менеджеров в процессе контроля за этими переменными параметрами В развитых экономиках проектный менеджмент получает распространение как метод управления в условиях изменений, предопределяет ених, в отличие от наших обстоятельств, быстрым прогрессом технологий и конкуренциейцiєю.

Объективно, это неизбежный процесс, i он происходит, однако, может быть ускорен, если осознана

Посмотрим, как трансформируются последнее время органы исполнительной власти: от отраслевого управления к программно-целевого Некоторые сегодняшние министерства, государственные комитеты и агентства является по сути органа ами управления программами (Мiнчорнобиль, Минэкобезопасности, Министерство чрезвычайных ситуаций, Национальное Агентство по реконструкции и развитию, Национальное агентство по информатизации, Национальное космi чне агентство, Государственный инновационный фонд Украины и другие) Такие социально ориентированные министерства, как Мiннаукы, Минобразования i и ряд других были бы в основу своей деятельности также положить осуществления к онкретних целевых программ, которые связаны с расходом ресурсов касается \"методологических\" министерств и ведомств (Минэкономики, Минфин, Мiнпрац др.), то их результативность гораздо пiдвищилась бы при ная вностi единой методологической основы планирования и контроля, построенных по проектным принципиальнотним принципом.

Прежде всего, должна быть разработана обоснованная, то есть реальная правительственная концепция развития экономики, содержащей приоритеты и основы механизмов, которые будут действовать

Она имеет конкретизироваться более подробными отраслевыми, региональными и целевыми комплексными программами Последние представляют собой мультипроекты и деталiзуються в виде конкретных проектов, определенных в ресурсах, часi, стоимости и эффективности, а также в способе организации управления

Существенной особенностью проектов является то, что они представляют собой одновременно управляемую и управляющую систему, т.е. проект - это отдельная система управления с определенным результатом, причем система динамическая, с н воротнiм связью Последняя черта дает возможность итерационным, снизу вверх, уточнять отраслевые, региональные и комплексные програмипрограмы i даже концепцияю.

Рис 41 Система управления программами (проектами)

В условиях дефицита государственных инвестиционных ресурсов особое значение приобретает их эффективное использование, т.е. получение максимального конечного производственного и социально-экономического результатов при и рациональных затратах централизованных государственных средств Для цьго национальные программы и проекты, другие коштовнi и длительные мероприятия государства нужно рассматривать как инвестиционные проекты с ограниченными ресурса мы Потребности в средствах, необходимых для получения полноценных конечных результатов, как правило, намного превышают возможности государства Возникают альтернативы: либо осуществлять меньшую количество проектов, о межитись минимальными масштабами, или искать дополнительные источники финансирования Последняя альтернатива выглядит наиболее желанной, но требует некоторой подготовительной работыоти.

Кроме эффекта масштаба, важным результатом реализации такой стратегии будет i более достоверной обоснование будущих бюджетных расходов и поступлений

С точки зрения результатов, разработаны проекты в составе государственных программ могут быть неприбыльными и прибыльными Первые осуществляются большей частью в бюджетной сфере, что затрудняет определение прямого эффекта, но тем более требует рационализации расходной части - времени и ресурсов всех видов Большое внимание в таких п проектах надо уделять планированию тендеров на выполнение работ и поставку оборудования, где часто встречается перерасход средств, а иногда злоупотребления прибыльные проекты представляют собой обычные инвест цiи, в которых нужно определять НЕ только расходы, а также экономические (макрорiвень) и финансовые (мiкроекономiчнi) результаты, обязательно рассчитать стандартные показатели эффективности (NPV, IRRRR).

Соответственно, при разработке проектов, когда определяются цели, ресурсы и участники, можно применить два подходы

1. Планировать проекты из расчета исключительно на государственные источники финансирования Такой подход экономически целесообразно только для неприбыльных проектов, или при закрытом характере технологий и объектов
2. Планировать только частичной государственные инвестиции Исходя из рассчитанной максимальной эффективности проектов, их сроки и стоимость будут производными от варианта с лучшими экономическими и финансовыми показателями Участники и схемы финансирования определяться в результате тендеров и переговоров, проводимых на основе материалов проектту.

Учитывая дефицит бюджета Украины, целесообразно ограничить льготное финансирование проектов со стороны государства в рамках только такой доли (или предоставлением соответствующих налоговых льгот, что равноценная госуд им инвестициям) которые бы делали проект привлекательным для участия других инвесторов Для этого достаточно доказывать расчетный срок окупаемости проектов до 3-5 лет, а показатель прибыльности (IRR) до 30-50% дл я кредитов и 20-25% для прямых инвестицийнвестицiй.

Например, разрабатывается важен для государства проект Исследования и обоснование показывают, что при приемлемом термiнi окупаемости проекта на его осуществление требуется 100 единиц средств, а финансовая е эффективность составляет 15% Но специальные дополнительные расчеты показывают, например, что вкладывая в проект лишь 20 единиц (или предоставляя соответствующие льготы), остальные 80 единиц инвестиций будут финанс ную эффективность 30% При цьму экономическая (народнохозяйственная) эффективность еще выше: ведь выплачена зарплата, налоги и другие отчисления всех видов на порядки могут превышать прибыль инвесторора.

Учитывая значительное количество проектов и смешанной формы их финансирования, государство не может i не должна полностью обеспечивать управления проектами Функции государства на этом этапе должны сводиться к р регламентирующих процедур, установление правил отбора проектов и контроля их реализации, определении участия государства в финансировании и т.д. В то же время имеет функционироватьнкцiонувати совершенная система управления проектами с использованием всего арсенала необходимых методов и средств Эти функции в сегодняшних условиях могут выполнять только специализированные негосударственные консультационные и управлений нськi фирмы с персоналом высокой квалификацииї.

Принимая во внимание масштабы, региональную и отраслевую разнообразие государственных инвестиционных программ необходимо будет сохранить только функцию генеральных исполнителей подготовки и мониторинга государственных проектов Так, Национальное Агентство по вопросам информатизации создает профессиональную структуру - Центр инвестиций и управления проектами Аналогичные структуры с более или менее полным спектром функций есть в других министерствах, регионах Центры, однако, должны привлекать к Субподряд другие негосударственные профессиональные структуры

Задачами подобных организаций должны быть:

• Разработка принципов и механизмов реализации соответствующих государственных программ и проектов, в том числе, определение порядка и процедур взаимодействия участников
• Управление программами как мультипроекты, их разработка, мониторинг и уточнения на плановый период
• Разработка и менеджмент отдельных проектов, сложных и тех, которые финансируются из бюджета Финансирование - по прямым договорам с заказчиками, в том числе государственными, за счет части средств вiдпов Вены проектов Норматив затрат на управление проектом составит около 5% объема инвестицийй.
• Участие в качестве соисполнителями и представителя государственных интересов в разработке и управлении проектами со смешанным финансированием предпроектные исследования и разработка проектов могут финансироваться государством Авой, а стадия реализации, в том числе управления, - из внебюджетных источников привлеченных инвесторов.

42 Основные процессы в управлении проектами

Управление Проектами - интегрированный процесс Действия (или их отсутствие) в одном направлении обычно влияют и на другие апрямкы Такая взаимосвязь заставляет балансировать между задачами проекта - часто улучшение в одной области м может быть достигнуто только за счет ухудшения в другой Для лучшего понимания интегрированной природы управления проектами опишем его через процессы, из которых оно состоит и их взаимосвязику.

Срок процесс не применяется в Украине в том контексте, в котором он далее используется Например, АПересада предоставляет следующее определение бизнес-процесса: «Бизнес-процесс - это множество внутренних шагов ( (видов деятельности), начинаются с одного или более входов и заканчиваются созданием продукции, необходимой клиенту »(С825) Руководство по проектному менеджменту (PMBOK) Института проектно го менеджмента США в редакции 2000 года приводит следующее определение процесса: Процесс - «это серия действий, ведущих к результату» (С29) Мы здесь и далее под процессами будем понимать действия и процедуры, связан ни с реализацией функций управления Такое понимание процессов принято в международном сообществе Поскольку целью данного пособия является такое изложение основ управления проектами, учитывает украинские ос обливости и при этом соответствует принятым в мире стандартам, мы по возможности сохраняем общепринятую в мире терминологиюологію.

Процессы проекта Проект состоит из процессов Процесс - это совокупность действий, приносящая результат Процессы проекта обычно выполняются людьми и распадаются на две основные группы:

1 Процессы Управления Проектами - касающиеся организации и описания работ проекта (которые будут подробно описаны далее);

2 Процессы, ориентированные на продукт - касающиеся спецификации и производства продукта Эти процессы обусловливаются жизненным циклом проекта и зависят от области применения В проектах процессы управления проектами и процессы, ориентированные и на продукт, накладываются и взаимодействуют Например, цели проекта не могут быть определены при отсутствии понимания того, как создать продукткт.

Группы процессов Процессы управления проектами могут быть разделены на шесть основных групп, реализующих различные функции управления:

1. процессы инициации - принятие решения о начале выполнения проекта;

2) процессы планирования - определение целей и критериев успеха проекта и разработка рабочих схем их достижения;

3) процессы выполнения - координация людей и других ресурсов для выполнения плана;

4) процессы анализа - определение соответствия плана и исполнения проекта поставленным целям и критериям успеха и принятие решений о необходимости применения корректирующих действий;

5) процессы управления - определение необходимых корректирующих воздействий, их согласование, утверждение и применение;

6) процессы завершения - формализация выполнения проекта и подведение его к упорядоченному финалу Кроме того, процессы управления проектами связаны своими результатами - результат выполнения одного становится исходной информацией для другого и, наконец, есть взаимосвязи групп процессов различных фаз проекта Например, закрытие одной фазы может являться входом для инициации следующей фазы (пример: завершение фазы проектирования требует сх свержению заказчиком проектной документации, которая необходима для начала реализации) В реальном проекте фазы могут не только предшествовать друг другу, но и накладываться Повторение инициации на разных фазах проекта помогает контролировать актуальность выполнения проекта Если необходимость его осуществления отпала, очередная инициация позволяет вовремя это установить и избежать излишних затратитрат.

Группы процессов связаны между собой по их результатам - выходной результат по одному процессу является исходным иначе Взаимосвязи между группами процессов показаны на рис 1

Стрелки отражают потоки документов и документированных элементов

Взаимосвязи процессов Внутри каждой группы процессы управления проектами связаны друг с другом через свои входы и выходы

Входы - документы или документированные показатели, согласно которым процесс выполняется

Выходы - документы или документированные показатели, являющиеся результатом процесса

Методы и средства - механизмы, по которым вход преобразуется в выход