45 Этапы планирования проекта

Процесс планирования и управления проектом состоит из пяти этапов, четыре из которых касаются планирования и управления Графически, этапы приведены на рисунке ниже

Этап 1 Среда проекта, влияет на проект (внутренние и внешние факторы)

Этап 2 Формулировка проекта - постановка целей, задач и выработка стратегии реализации проекта

Этап 3 Планирование проекта - система мер по реализации проекта

Этап 4 Техническое исполнение - непосредственное техническое исполнение пунктов плана проекта

Этап 5 Управление проектом - контроль за выполнением проекта в соответствии с планом

Рис44 Этапы планирования и управления проектом

Этап 1 Понимание окружения проекта

Среда проекта состоит из факторов, которые могут повлиять на проект в ходе его выполнения Среда определяет способ реализации проекта:

• На масштабы и сроки выполнения проектов могут влиять другие проекты, выполняемые организацией

• Среда проекта - главный источник неопределенности проекта

Этап 2 Формулировка проекта

На начальном этапе формулирования идеи проекта - концепции проекта - закладываются фундаменты успеха Если концепция, или стратегия избранные менеджерами неверно, последующие (даже правильные действия) окажутся неуспiшнимы Этот этап - самый привычный для отечественных руководителей, ведь стратегии формировались ранее директивно, а следовательно централизованно обеспечивались ресурсами Сегодня каждому субъекту хозяйствования надо найти, обосновать стратегию для себя, стратегию своего в выживание и развитие это процесс коллективной выработки решения, который организуется специальными методами мозгового штурма с привлечением групп специалистов разного профиля (такой опыт некоторой мере нако Пичено при разработке таких документов, как, например, программа \"Образование\") Но если формально подобные процедуры i имели место, то документы, появлялись в результате имели большей частью декларативный хар актер, не будучи инструментом динструментом дiй.

В основе формулировки идеи проекта лежат три элемента:

• Цель проекта - чего достигнет проект в свему конечном итоге

• Задачи проекта - весь спектр работ по проекту

• Стратегия - каким путем руководители проекта приведут его к цели

Цель проекта - это его результат, на достижение которого направлены усилия исполнителей Чтобы определить цели проекта, руководитель, как это ни парадоксально, должен начать с конца - определить тот конечный результат т, который должен быть полученй.

Иерархия целей Цель каждой части проекта должна быть подчинена общей цели проекта Иными словами, каждый проект может быть разделен на ряд пидпроектов, цели которых составляют иерархию подобно приведенной ниж че схемі.

Рис45 Иерархия целей проекта

Ясность цели Хорошая цель - это ясная цель, измеряемая, преимущественно количественно Для выяснения цели проект полезно разбить на три составляющие, например:

Цель - предотвратить спад производства и обеспечить плановый выпуск продукции

Конечный результат - отчет, называет причины снижения производственных показателей и предлагает меры по исправлению положения

Критерий успеха - отчет должен быть готов до 30 июня Рекомендации должны предусматривать меры, обеспечивающие производство не менее 70 тонн в год Стоимость рекомендаций не должна превышать 10000 00 доллареів.

Цель управления проектом заключается в соблюдении стоимости, времени и качества проекта. Хотя деньги - это \"гибкий\" ресурс проекта, общая его стоимость должна быть установлена ??с самого начала Ключевая задача руководителя проекта состоит в таком управлении ресурсами, чтобы расходы не превысили запланированной суммыованої суми.

Время - абсолютный жесткий ресурс Если день прошел, то его уже не вернешь Хотя определенные виды деятельности можно сделать из более короткое время, срок завершения проекта можно изменить только путем изменения йог го целоеей.

Качество означает, что результат должен соответствовать цели, то есть работать так, как задумано

В том или ином проекте могут превалировать разные показатели достижения цели, например:

1) Объем проекта - это все работы по проекту, которые должны быть выполнены Объем проекта можно определить через следующие показатели:

1 Путем определения выполняемых работ в проекте Например, \"Разработка и монтаж системы автоматического транспортировки грузов на складе\"

2 Определение сроков выполнения \"Монтаж начинается 15 января и завершается не позднее 2 марта\"

3 Описание бизнес-процессов \"Интерфейс между системой приема заказов и системой размещения товаров на складе\"

4 Определение необходимых ресурсов \"Использовать собственные ресурсы и ограничить количество рабочих численностью в пять человек\"

5 Установление ответственности подрядчика \"Исполнитель должен поставить все вспомогательные силовые и информационные системы, сделать отладки в соответствии с графиком и обеспечить первоначальную подготовку пер рсоналу \"оналу".

Спецификации проекта Задачи проекта оформляются в спецификацию проекта, в которой в письменном и графическом виде приводится информация, используемая для определения результатов и сопутствующих условий

После начала работ может возникнуть необходимость в тех или иных изменениях в проекте Изменения бывают двух видов: внутренние и внешние

Внутренние изменения: касающиеся применения спецификации Например, при строительстве химического завода было решено использовать другое хранилище, которое еще не было на момент составления спецификации

Внешние изменения: возникают в результате решения покупателя изменить спецификацию Например, при изменении международного стандарта, покупатель самолета решает заменить все навигационное оборудование

Стратегия проекта - это способ достижения целей и показателей проекта Стратегия разбивает проект на этапы Этапы разбивают проект на определенные временные промежутки Этапы могут быть очень простыми: начальный, средний и конечный

Например, в случае разработки программного обеспечения этапы могут быть следующими:

• Этап подготовки спецификаций - учет требований потребителей, составление спецификаций системы;

• Этап разработки - определение структуры системы и составление спецификаций подсистем;

• Этап реализации - разработка модулей;

• Этап тестирования модулей - каждый модуль тестуется отдельно;

• Этап поставки - передача системы покупателю

Контрольные точки - это точки, в которых измеряются показатели времени (сроки), стоимости (затраты) и качества Контрольные точки могут использоваться как границы между этапами Например, для проекта телевизионной рекламы ко онтрольнимы точками могут бытьи:

1 Согласование общей концепции с клиентом;

2 Подготовка и согласование сценария;

3 Съемка рекламного ролика;

4 Демонстрация клиенту первого варианта;

5 Окончательная съемка ролика, согласованного с клиентом